„Mit zentralem Outputmanagement den Wildwuchs bekämpfen“

Banken und Sparkassen stellen sich nicht nur die Frage, wie sie Unterlagen für Kunden möglichst kostengünstig produzieren, weiß Harald Grumser von dem auf mehrkanalfähiges Dokumenten- und Outputmanagement spezialisierten Unternehmen Compart.

Springer für Professionals: Oft wurde in der Vergangenheit die mangelnde Vernetzung der Kanäle bemängelt. Filialen agierten wie eine Bank in der Bank, entwarfen etwa individuelle Briefe an Kunden, die nicht dokumentiert wurden. Gibt es diesen Wildwuchs noch und wie können Kreditinstitute ihn eindämmen?

Harald Grumser: Dieser Wildwuchs besteht nach wie vor. Es gibt zu viele einzelne Anwendungen. Wenn der Berater vom Rechenzentrum keine vernünftige Software erhält, setze er eben ein Word-Dokument auf und druckt es dezentral aus. Es gibt aber Lösungen für dieses Problem. So können alle Dokumente, die lokal ausgedruckt werden, eine Schleuse passieren, die für die Archivierung sorgt und qualitätssichernd wirkt. Wenn der Kunde mit einem Schreiben zu einem Sachbearbeiter kommt, das dem Mitarbeiter nicht bekannt und das auch nicht in der Akte enthalten ist, ist das nicht nur peinlich, sondern auch zunehmend ein Compliance-Thema. Gerade das sind Argumente für ein zentrales Outputmanagement-System. Wenn alle Dokumente durch dieselbe hohle Gasse gehen, können Banken sicher sein, dass die Informationen in der Kundenakte landen, richtig zugestellt werden und der Nachweis der Zustellung erbracht ist.

Wann lohnt sich für Banken das Outsourcing des Outputmanagements?

Bei den Sparkassen und Genossenschaftsbanken liegt das Outputmanagement schon stark in der Hand der Verbandsrechenzentren. Nichtsdestotrotz werden innerhalb der einzelnen Bank noch Prozesse bearbeitet, in denen sich das Auslagern über den Verbandsdienstleister hinaus lohnt. Ein Beispiel ist die Produktion vollfarbiger Kampagnen. Farbdruck ist nur dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn Banken große Stückzahlen produzieren, also Skaleneffekte nutzen. Denn beim Farbdruck in großem Volumen bewegen sich die Kosten mittlerweile schon in der Nähe des Schwarz-Weiß-Drucks. Neben der Kostenreduktion stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob das Drucken eine Kompetenz ist, die sie unbedingt im Haus behalten müssen oder ob sie sich nicht lieber auf das Kerngeschäft konzentrieren wollen.

Wenn Banken das Outputmanagement als integriertes Thema vor dem Hintergrund ihrer gesamten IT-Infrastruktur sehen, wenn es also auch die Bedienung der elektronischen Kanäle beinhaltet, ist das Outsourcen natürlich schwieriger.

Können Finanzdienstleister denn ihr Outputmanagement noch guten Gewissens auslagern angesichts der Datenausspäh- und Hacking-Skandale?

Ich glaube, dass die Vorkehrungen, die ein seriöser, zertifizierter Dienstleister vornimmt, teilweise besser sind als die IT-Maßnahmen in den Unternehmen selbst. Ein Datenskandal bei einer Bank wäre zwar peinlich, würde aber nicht das Ende des Instituts bedeuten. Für einen Dienstleister wäre ein Datenskandal ruinös.

Was machen Dienstleister anders als die Banken selbst?

Unsere Kunden auditieren uns beispielsweise hin und wieder. Der Druck zur Professionalität ist viel höher, wenn zehn oder sogar 50 Kunden das Unternehmen bewerten. Diesen Druck kann ein interner Datensicherheitsbeauftragter nicht aufbauen.

Worauf sollten Banken bei der Wahl ihres Dienstleisters noch achten?

Ein größerer Dienstleister hat durch seine Größe bereits bewiesen, dass er in der Lage ist, das Geschäft zu betreiben, und ist daher ein sicherer Anbieter. Kleine Dienstleister zeichnen sich durch eine höhere Flexibilität aus. Banken sollten sorgfältig sein, sich das Unternehmen genau ansehen und andere Kunden befragen. In Deutschland gibt es aber nicht viele unseriöse Dienstleister.