CAFM-Handbuch

Gebäude und Grundstücke machen ca. 25–50 % des bilanzierten Anlagevermögens aus. Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar. Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens verstanden. Facility Management (FM) ist das geeignete Konzept, um diese Ressourcen über deren gesamten Lebenszyklus professionell zu managen. Ohne eine effiziente Unterstützung durch die Informationstechnik und Digitalisierung ist dies jedoch nicht mehr zu erreichen. Computer Aided Facility Management (CAFM) bietet hierfür die notwendigen Methoden, Technologien und Werkzeuge, die in diesem Handbuch nebst zahlreicher praktischer Erfahrungen ausführlich vorgestellt werden.

Erfolgreiches FM wird heute mitbestimmt durch ein „maßgefertigtes“ CAFM. Dabei stellen die konkreten FM-Aufgaben in Abhängigkeit vom Kerngeschäft und von der Größe sowie Komplexität der Facilities sehr differenzierte Anforderungen, an denen sich sowohl die FM-Organisation als auch die IT-Unterstützung mittels CAFM ausrichten muss. Potenzielle Nutzer aber auch Berater und Softwareentwickler finden umfassende Unterstützung zum Thema CAFM in dem komplexen Richtlinienwerk der GEFMA.

Es wird ein Überblick über den deutschsprachigen und teilweise den internationalen CAFM/IWMS-Markt gegeben. Dabei wird sowohl auf die historische Entwicklung als auch auf aktuelle Fakten und Tendenzen eingegangen. Als unerlässliche Informationsquellen werden der GEFMA CAFM-Trendreport sowie die Marktübersicht CAFM-Software mit ihren wichtigsten Aussagen vorgestellt.

Die möglichen Anwendungsfelder der Informationstechnologie umfassen praktisch alle Aufgaben des Facility Management. Eine detaillierte Kosten/Nutzen-Betrachtung hilft bei der Beantwortung der Frage, welche der benötigten funktionalen Schwerpunkte mit welcher Priorität und in welchem Umfang durch IT zu unterstützen sind. Die wichtigsten Anwendungsfelder, in denen der Einsatz von CAFM einen besonders hohen Nutzen verspricht, werden vorgestellt.

Es besteht heutzutage weitreichender Konsens darüber, dass die Auswahl und Einführung von IT-Systemen immer auch ein Organisationsprojekt ist. Geschäftsprozesse stehen dabei für die organisatorische Gestaltung eines effizienten IT-Einsatzes im Mittelpunkt. Hier wird zunächst das grundlegende Verständnis der Prozessorientierung behandelt. Dabei werden zentrale Leitgedanken von Geschäftsprozessen herausgearbeitet, um Geschäftsprozesse selbstständig identifizieren und strukturieren zu können. Auf der Basis von BPMN wird anhand des Fallbeispiels der Flächenbereitstellung im strategischen Gebäudeflächenmanagement die konkrete Anwendung sowohl aus organisatorischer als auch IT-Sicht dargestellt.

In jüngster Zeit hat eine Trendwende in der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen eingesetzt. Haben sich potenzielle Anwender vor mehreren Jahren noch die Frage gestellt, ob sich CAFM überhaupt lohnt, so gehen seriöse Untersuchungen heute davon aus, dass CAFM sich grundlegend für Unternehmen lohnt und die Fragestellung hat sich dahingehend geändert, wie schnell sich der Einsatz lohnt und unter welchen Rahmenbedingungen eine wirtschaftlich erfolgreiche Implementierung darstellbar ist. Es wird ein ROI-Treiber-Modell vorgestellt, anhand dessen sich die FM-Aufgabenstellungen identifizieren lassen, die zu einem hohen ROI führen. Außerdem wird ein Berechnungsmodell vorgestellt, mit dessen Hilfe sich die Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes bereits im Vorfeld der Systemeinführung ermitteln lässt.

Es werden alle wichtigen Aspekte zu Soft- und Hardware erläutert, die für die CAFM-Einführung und den CAFM-Betrieb zu berücksichtigen sind. Schwerpunkt bildet das notwendige IT-Know-how, welches ein Facility Manager bzw. ein mit der Einführung und dem Betrieb eines CAFM-Systems Betrauter besitzen muss. Hierzu zählen Kenntnisse zu Computer-Netzwerken, Datenbanken, Softwarearchitekturen und -services, Schnittstellen zum Datenaustausch, grafische Datenverarbeitung und CAD, Augmented Reality, mobile Technologien, IT-Betriebskonzepte und Aspekte der Datensicherheit und -sicherung.

Sowohl unter den Anwendern als auch unter den Lieferanten von IT-Lösungen im Facility Management werden die Begriffe CAFM-Software und CAFM-System häufig synonym verwendet. Hier eine klare Begriffsbestimmung gegeben. Die inhaltlichen Komponenten einer CAFM-Software werden mit Bezug auf die geltenden Richtlinien dargestellt. Die technischen Möglichkeiten der Nutzung und Strukturierung von CAFM-Architekturen werden aufgezeigt.

Ohne Daten kein (CA)FM! FM benötigt verlässliche Informationen, um erfolgreich betrieben werden zu können. Informationsmanagement im FM dient der Bereitstellung von Informationen mit korrektem Inhalt, in ausreichendem Umfang, in der erforderlichen Form und Detailliertheit, zum richtigen Zeitpunkt und am benötigten Ort. Deshalb stehen Methoden der FM-Datenerfassung und des FM-Datenmanagements im Mittelpunkt der Betrachtung.Eine Klassifizierung der Daten nach verschiedenen Gesichtspunkten ist dabei unumgänglich. Damit kann dann eine Datenerfassung und -aufbereitung sowie der Import in das Zielsystem erfolgen. Die Qualität und Aktualität der Daten ist dabei oberstes Ziel.

Warum werden heute viele IT-Systeme nicht so effektiv eingesetzt, wie es zu erwarten wäre? Das liegt mitunter an der unzulänglichen Einbindung in die komplexe IT-Unternehmenslandschaft. Eine effiziente Integration mehrerer IT-Systeme vermeidet Medien- und Systembrüche und ermöglicht eine umfassende IT-Unterstützung komplexer Geschäftsprozesse. Dies bewirkt einen nachweisbaren wirtschaftlichen Nutzen. Neuartige Optimierungsmöglichkeiten bei gleichzeitiger Kostenreduzierung resultieren perspektivisch in komplexen CAFM-Lösungen, die Integrationsplattformen mit der Funktionalität von Workflow-Management-Systemen vereinen.Hier werden die Möglichkeiten des Austausches von alphanumerischen und grafischen Daten sowie der Einbindung von Dokumenten in IT-basierte FM-Lösungen aufgezeigt. Praxisbeispiele erläutern den Einsatz dieser Schnittstellen im Alltag.

Building Information Modeling (BIM) ist eine Methode im Bauwesen, die die Erzeugung und Verwaltung digitaler Gebäudemodelle und der dazugehörigen funktionalen Eigenschaften umfasst. Den größten Mehrwert liefert BIM allerdings erst, wenn es lebenszyklusübergreifend von der ersten Planungsidee bis in den Gebäudebetrieb gelebt wird. Dadurch ist ein reibungsloser und verlustfreier Informationsübergang vom Bauen in den Betrieb möglich. Durch eine bidirektionale Anbindung des BIM-Modells an ein CAFM-System ist CAFM integraler Bestandteil der Allgemeinen System- und Datenumgebung (CDE) und somit integraler Bestandteil von BIM. Planen, Bauen und Betreiben verschmelzen datentechnisch zu einem digitalen Gebäudezwilling, welcher die eine zentrale und belastbare Datenquelle (single source of truth) repräsentiert.

Für eine Vielzahl von Unternehmen kann die Cloud-Technologie auch im FM neue Möglichkeiten schaffen. Für Unternehmen mit einer weniger stark aufgestellten IT bieten Cloud-Lösungen Möglichkeiten, flexibel auf Änderungen im operativen Geschäft reagieren zu können.Im Facility Management können entweder Teile oder sogar das gesamte CAFM-System als Cloud-Lösung (Service, SaaS) für die Nutzung bereitstehen. Durch das Grundprinzip von Cloud Computing steht dabei der Service (angebotener Dienst) einer Vielzahl von Nutzern (unterschiedlicher Unternehmen) in gleicher Art und Weise zur Verfügung (d. h. alle nutzen denselben Service). Cloud Computing setzt eine gewisse Standardisierung in der Nutzung der Services und damit der cloud-basierten CAFM-Lösung voraus. Auch wird das bislang noch oft fehlende Vertrauen in Cloud-Lösungen hinsichtlich ihrer Sicherheit erörtert.

Es werden die Prinzipien der Internet of Things (IoT) -Technologie erläutert. Es werden IoT-Anwenungsbereiche im Immobilien- und Facility Management vorgestellt. Die Komponenten dieser Infrastruktur werden erläutert und deren Eigenschaften und Einsatzgebiete beschrieben. Beispiele fassen die Inhalte aus Anwendungssicht zusammen.

Das Facility Management der letzten Jahre wurde massiv durch den Einsatz neuer Technologien geprägt. Einzelne Gebäude liefern heute in einer Stunde mehr Daten als noch vor wenigen Jahren der gesamte Immobilienbestand über mehrere Monate.Durch den Einsatz intelligenter Systeme zur Steuerung von Immobilien lassen sich neue Einblicke in den Betrieb der Immobilien gewinnen. Die Masse an Daten (Big Data) bietet dem Facility Management vielschichtige Möglichkeiten der Datenanalyse (Analytics).

Am Beispiel IT-gestützter Methoden und Technologien zur Flächenoptimierung wird deutlich, dass CAFM-Systeme Quelle der wichtigsten Daten für verschiedenste Fachapplikationen und Planungstools sein können. Mit den „wenigen“ Daten zum strukturierten Flächenbedarf einer Organisation und dem mit den Gebäuden gegebenen Flächenangebot, wird in Beispielen gezeigt, welches Potenzial zusätzlich zu allen Nutzenbetrachtungen der CAFM-Anwendung, gehoben werden kann. Neue, innovative Planungsmethoden und -tools ermöglichen eine signifikante Senkung von Flächen- und Gebäudekosten durch eine optimierte, bedarfsgerechte Flächennutzung. Konkrete Belegungsplanungen liefern objektivierte und transparente Ergebnisse für strategische Entscheidungen im Flächenmanagement sowie eine nachhaltige bedarfsgerechte Flächenbereitstellung. Hier werden neuartige Methoden der IT-gestützten Modellierung und intelligente Algorithmen zur Belegungsoptimierung gemeinsam mit erfolgreichen Praxisbeispielen vorgestellt.

Eines der wirkungsvollsten Medien zur Verbreitung der FM-Ideen und zur Gestaltung des FM-Marktes im deutschsprachigen Raum sind die Richtlinien der GEFMA. Mit diesem weltweit einzigartigen Richtlinienwerk publiziert der Verband seine wissenschaftlichen und praktischen Erkenntnisse und Erfahrungen. Ziel der GEFMA-Richtlinien ist eine praxisnahe Hilfestellung für FM-Anwender, -Berater, -Dienstleister, -Studierende, -Lehrende, CAFM-Entwickler und alle anderen am Thema FM Interessierten. Hier wird ein Überblick über sämtliche vom GEFMA-Arbeitskreis CAFM erarbeiteten Richtlinien GEFMA 400 ff zur Informationstechnik und Digitalisierung im FM mit Schwerpunkt CAFM gegeben.

Die erfolgreiche Einführung eines CAFM-Systems ist weit mehr, als die reine Beschaffung einer CAFM-Software. Es ist ein äußerst komplexer Prozess, der in der Regel die gesamte Organisation des jeweiligen Unternehmens berührt und als komplexes Projekt vom Konzept bis zur Implementierung zu organisieren und konsequent zu führen ist. Erläutert werden eine Stufenplan zur CAFM-Implementierung und dessen schrittweise Umsetzung. Vorgestellt werden Einführungsstrategien mit dem analytischen Ansatz (Big Bang) und dem pragmatischen Ansatz (Rapid Prototyping). Schließlich werden Tipps zur Auswahl und Einführung von CAFM gegeben, um ein möglichst reibungsloses und erfolgreiches CAFM-Projekt durchführen zu können.

Bei der Auswahl und Einführung einer zum Unternehmen oder zur Organisation „passenden“ CAFM-Software gibt es nach wie vor bei vielen mit dieser Aufgabe Beauftragten erhebliche Unsicherheiten. Dies betrifft sowohl die Zielsetzung und die Prioritäten als auch die konkrete Vorgehensweise.Hier wird insbesondere für die Gestaltung des Ausschreibungs- und Auswahlprozesses eine Unterstützung geboten. Die hier beschriebene Ausschreibung in standardisierter Form ist Anregung und Vorlage für das eigene Vorhaben.

Ein CAFM-System wird i. d. R. nur so gut aufgebaut sein, wie es das Facility Management einer Organisation ist. CAFM-Consulting mit strategischem Blick widmet sich genau dieser Wechselwirkung.Die Daten als Teil eines CAFM-Systems sind dessen wertvollste Komponente. CAFM-Consulting mit den Schwerpunkten Datenerfassung, -migration und -pflege ist hier unerlässlich.CAFM-Consulting verlangt hohe Qualifikation und umfassende Praxiserfahrung sowohl im IT- als auch im FM-Bereich. Die bloße Installation von CAFM-Software kann den Erfolg nicht sicherstellen. Der CAFM-Einsatz muss als wichtiger Bestandteil und Erfolgsfaktor eines ganzheitlichen Immobilien- und Facility Managements verstanden werden. Gutes Consulting zeichnet sich stets durch die Erbringung eines konkreten und nachweisbaren Nutzens in einem definierten Zeitraum aus.

Die Anforderungen von FM-Dienstleistern an CAFM-Systeme unterscheiden sich in vielen Aspekten von den Anforderungen der Immobilienbesitzer. Dabei sind es unterschiedliche Einflussfaktoren, welche letztlich das Aussehen, den Umfang sowie die Arbeitsweise innerhalb eines CAFM-Systems beeinflussen. Einflussfaktoren wie z. B. die Vertragsdauer, unterschiedliche vertragliche Konstellationen aber auch unterschiedliche Kundensegmente sorgen für einen stetigen Wandel in diesem Bereich.

Aktuelle CAFM-Trends wie BIM, CAFM in der Cloud, Big Data oder IoT werden vorgestellt. Es wird aber auch der Nachholbedarf im Bereich CAFM hingewiesen. Der aktuelle Stand in Forschung und Lehre wird beschrieben und es wird ein Blick in die Zukunft geworfen, um zu erkennen, welchen Anforderungen CAFM gerecht werden muss und wie ein Facility Manager künftig möglicherweise arbeiten wird.

Der GEFMA-Arbeitskreis CAFM hat in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von CAFM-Fallbeispielen nach einer einheitlichen Methodik untersucht und verglichen. Ziel dieser Studie war und ist es, anhand erfolgreicher Best Practice CAFM-Projekte einen Überblick über ausgewählte Anwendungsbereiche und die dort gesammelten Erfahrungen bei der CAFM-Einführung und -nutzung zu geben.

BASF steht für Chemie, die verbindet – für eine nachhaltige Zukunft. Das Portfolio reicht von Chemikalien und Kunststoffen, über Spezialitäten wie Pflanzenschutzmittel bis hin zu Öl und Gas. Mit hochwertigen Produkten und intelligenten Lösungen trägt die BASF dazu bei, Antworten auf globale Herausforderungen wie Klimaschutz, Energieeffizienz, Ernährung und Mobilität zu finden. Hier wird das CAFM-Projekt der BASF am Standort Ludwigshafen vorgestellt.

Die LMU München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500jährigen Tradition. Mit ihrem breiten und ausdifferenzierten Fächerspektrum verfügt die LMU über ein großes Potenzial für innovative Grundlagenforschung und eine qualitativ hochwertige Lehre. Sie verfügt über einen umfangreichen Gebäudebestand (ca. 776.000 m² ohne Klinikum) mit vielfältigen Nutzungen, die inklusive ihrer technischen Anlagen einen erheblichen Wert darstellen. Gerade für den Betrieb der LMU München ist es von großer Bedeutung, dass eine kontinuierliche und flexible Nutzung der Räumlichkeiten möglich ist und eine hohe Betriebssicherheit in Verbindung mit geringen Ausfallzeiten gewährleistet werden kann. Hier wird die Einführung und Nutzung eines CAFM-Systems an der LMU München vorgestellt.

Die 1925 in Berlin gegründete Unternehmensgruppe Gegenbauer zählt zu den führenden FM-Dienstleistern Deutschlands. Hier wird die Einführung einer CAFM-Software bei der Unternehmensgruppe Gegenbauer beschrieben. Dabei wird speziell auf die Vorgehensweise im Hinblick auf die Einführung bei einem Facility-Service-Dienstleister eingegangen. Ein Zeitplan sowie die Einzelschritte im Einführungsprojekt geben die Komplexität eines solchen Projekts wieder. Letztendlich werden die Schwerpunkte bei der Einführung eines CAFM Systems bei einem Facility-Service-Anbieter näher beleuchtet.

Die GOLDBECK-Gruppe konzipiert, baut und betreut Gewerbeobjekte mit dem Schwerpunkt Industrie- und Logistikhallen, Bürogebäude und Parkhäuser. Darüber hinaus realisiert sie Schulen und Sporthallen, Hotels, Seniorenimmobilien, Kindertagesstätten und Solaranlagen. Das Leistungsspektrum umfasst zudem Bauen im Bestand.Das CAFM-Einführungsprojekt bei den GOLDBECK Servicegesellschaften wird beschrieben. Beleuchtet werden der Einführungsprozess, die Einbindung weiterer Systeme sowie der letztlich erzielte Nutzen.

Die RGM Gruppe, als Facility Management- und Immobiliendienstleister, bietet ihren Kunden einen Mehrwert durch prozessorientierte Facility- und Property-Management-Dienstleistungen. RGM bietet Dienstleistungen für ein nachhaltiges und integriertes Gebäudemanagement aus einer Hand – effizient und professionell.Die RGM Gruppe hat ihre IT-Landschaft innerhalb eines Jahres vollständig überarbeitet und ein neues CAFM-System eingeführt. In dieser Zeit wurden u. a. Prozesse analysiert und optimiert, Bestandsdaten migriert und neu erfasst sowie interne Mitarbeiter für die Durchführung von Schulungen ausgebildet. Das Fallbeispiel gibt zusätzlich einen Einblick in die gewählte Projektstruktur und weist erfolgskritische Maßnahmen und Entscheidungen aus.

Als forschungsintensive und sich ihrer gesellschaftlichen Verpflichtung bewusste öffentliche Universität bereitet die Wirtschaftsuniversität (WU) Wien ihre Studierenden auf die verantwortungsvollen Aufgaben in Wirtschaft und Gesellschaft vor. An der WU erwerben junge Menschen wissenschaftlich fundierte Kompetenzen, um zur Bewältigung ökonomischer, sozialer, juristischer und ökologischer Herausforderungen beizutragen.Die WU Wien hat im Rahmen des Neubaus und der Inbetriebnahme des neuen Campus die Prozesse im Facility Management neu strukturiert und eine CAFM-Software eingeführt, um einen effektiven und effizienten Betrieb sicherzustellen. Hier werden die Ziele, das Vorgehen und die Ergebnisse dieser CAFM-Einführung beschrieben.

Der Denver International Airport, oft als DIA bezeichnet, ist ein Flughafen in Denver, Colorado, USA. Mit 135,7 km² ist es der größte Flughafen in den Vereinigten Staaten bezogen auf die gesamte Landfläche.Gezeigt wird Aufbau und Nutzung einer Integrationsplattform, die BIM, CAFM, GIS sowie weitere IT-Systeme verbindet und die damit verbundenen Serviceprozesse wie Abnahme und Instandhaltung technischer Anlagen umfassend unterstützt.

Nokia ist ein finnisches multinationales Kommunikations- und Informationstechnologie-Unternehmen mit Sitz in Espoo, Finnland. Nach der Integration der ehemaligen Nokia Siemens Networks, der Ausgliederung des Nokia Devices & Services Geschäfts und dem Erwerb von Alcatel-Lucent ist Nokia heute fokussiert auf Netzausrüstung und drahtlose Technologien.Dieses Fallbeispiel bezieht sich auf ein CAFM-Transformationsprojekt, das von Alcatel-Lucent 2014 gestartet und auch nach der Übernahme des Unternehmens durch Nokia erfolgreich fortgeführt wurde.

Das Electrical and Mechanical Services Department (EMSD) untersteht der Regierung der Sonderverwaltungszone Hongkong. Zunächst gewährleistet EMSD die elektrische und mechanische (E&M) Sicherheit für die Öffentlichkeit. Außerdem bietet EMSD professionelle E&M-Ingenieurdienstleistungen für mehr als 100 Ministerien und öffentliche Einrichtungen. Dazu gehören u. a. der Betrieb und die Instandhaltung von E&M-Systemen (Versorgungstechnik), das Projektmanagement, die Beschaffung und Instandhaltung von Fahrzeugen.EMSD ist es gelungen ein integriertes IT-System zu entwickeln, das BIM-, FM- und Asset-Management-Funktionalitäten nahtlos vereint. In diesem Beispiel wurde das CAFM-System als Middleware eingesetzt. Für die Datenerfassung und die Objektortung wurden weitere Technologien, wie RFID, Videoüberwachung, Augmented Reality, Real-Time-Location-Systeme und Gebäudeautomationssysteme einbezogen.Das entstandene System bietet Betriebs- und Instandhaltungsfunktionen für die Erfassung, den Abruf und den Austausch von Informationen in Echtzeit. Anhand ausgewählter Beispiele konnten im Pilotprojekt erhebliche Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen aufgezeigt werden.

Die Xavier University ist eine 1831 gegründete jesuitisch-katholische Universität in Cincinnati, Ohio, USA. Die drei Colleges der Xavier University bieten 85 Undergraduate- und 11 Graduate Major-Programme für mehr als 7.000 Studenten. Innerhalb von fünf Jahren hat sich die Universität um vier Gebäude und das gesamte Gebäudeportfolio damit um 25 % erweitert. Die Neubauten wurden konsequent mit BIM geplant. Von Beginn an erfolgte eine Integration von BIM und CAFM/IWMS. Es werden das Vorgehen und die Effekte dieses Projektes erläutert.

Die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt Suva ist die größte Unfallversicherung der Schweiz. Bei der Schweizer Rehaklinik Bellikon, die zum Immobilienportfolio der Suva gehört, wurde ein CAFM-System eingeführt und zeitgleich ein umfassendes Bauprojekt umgesetzt. Damit der Klinikbetrieb während des Um- und Neubaus gewährleistet werden konnte, waren ein ausgereiftes Datenmanagement sowie die Nutzung von Synergien durch den Einsatz des CAFM-Systems unerlässlich. In den drei Phasen des CAFM-Projekts wurden dafür die Einführung des CAFM-Systems geplant und durchgeführt, das planungs- und baubegleitende Datenmanagement sowie ein Mangelmanagement umgesetzt.

Die Checkliste ist als Hilfsmittel zur Planung eines Projektes „Einführung eines CAFM-Systems“ gedacht. Gleichzeitig dient sie der laufenden Kontrolle des Projektfortschritts sowie der Übersicht zu eigenen Aufwendungen und Kosten. In der Checkliste werden die wichtigsten Aktivitäten in einer Tabelle zusammengefasst und der Anschaulichkeit halber beispielhaft ausgefüllt. Bei der Einschätzung der Aufwendungen und Zeiträume wurde von einem fiktiven Fallbeispiel ausgegangen.