Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat mit einem Pilotprojekt die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) begonnen. Damit möchte die BA nicht nur die Verwaltung schlanker gestalten und Kosten einsparen, sondern auch den Weg zum schnelleren Austausch von Dokumenten, Daten und Informationen zwischen den Dienststellen und ihren Kunden sichern.
Die Aktenmengen allein im Bereich SGBIII (Arbeitslosenversicherung) können einen riesigen Papierberg bilden: etwa 22,2 Mio. Kundenakten liegen in den Arbeitsagenturen, täglich werden Ihnen etwa 260.000 neue Dokumente zugefügt. Bei den Familienkassen sind es 13,2 Mio. Akten mit etwa 140.000 neuen Dokumenten täglich. Ein Teil dieser Papiermengen sollen nun digitalisiert und damit virtuell zugänglich gemacht werden
Der neue technische Prozess besteht aus zwei wesentlichen Teilen. Zuerst erfolgt die Digitalisierung des BA-Schriftgutes (DiBAS). Das heißt, die Akten werden in ein elektronisches Dokument eingelesen. Dabei wird die eingehende Tagespost mit BA-eigenen Referenzdaten verglichen und dem richtigen Kunden zugeordnet.
In einem zweiten Schritt werden die virtuellen Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt. Das DMS stellt die Dokumente und Akten in elektronischer Form zur Verfügung und ordnet die Schriftstücke den zuständigen Mitarbeiterinnen z. B. in den Arbeitsagenturen zu. In einem Langzeitarchiv werden Dokumente gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert.
Das Projekt zur eAkte startet zunächst in Agenturen, Familienkassen und Servicecentern in Sachsen-Anhalt und Thüringen und ist auf sechs Monate angelegt. Danach erstellt das Projektteam einen Erfahrungsbericht. Auf dieser Basis entscheiden Verwaltungsrat und Vorstand der BA über den bundesweiten Einsatz der eAkte.