Lässt sich die Idee des agilen Managements auf die öffentliche Verwaltung übertragen?

Ausgehend von der IT-Branche – konkret der Softwareentwicklung – erobert das Konzept des agilen Managements seit einigen Jahren unterschiedliche Bereiche und Branchen. Wie bei so vielen Managementkonzepten, die ihren Ursprung in der Privatwirtschaft haben, stellt sich der öffentliche Sektor nun die Fragen, ob, wie und bis zu welchem Grad sich die Idee der Agilität in der Verwaltung nutzbar machen lässt und wo mögliche Grenzen des Konzepts erreicht werden.

Der lateinische Begriff "agilis" lässt sich mit behände, schnell, gewandt und beweglich übersetzen. Agilität ist demnach ein Managementstil einer Organisation – dazu zählen Unternehmen und Behörden gleichermaßen – der sich im Kern durch ein proaktives, antizipatives und initiatives Handeln der beteiligten Verwaltungsmitarbeiter auszeichnet. Die Agilität einer Verwaltung hilft, gravierende Veränderungen und die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern.

Die Prinzipien der Agilität

Die Zeiten, in denen das Aufgabenspektrum und der Aufgabenumfang der Verwaltung durch eine hohe Vorhersehbarkeit und Planbarkeit geprägt waren und in die klare Zuständigkeit bestimmter Fachbereiche fielen, gehören der Vergangenheit an. Steigende Planungsunsicherheit, neuartige Frage- und Themenstellungen, sachgebietsübergreifende Projekte, die nicht mehr in die etablierten Verwaltungsstrukturen passen, und Zielvorstellungen, die sich erst im Zeitverlauf der Bearbeitung hinreichend konkretisieren lassen, prägen stattdessen das Tagesgeschäft. Agile Arbeitsweisen, die in solchen Situationen ihren Vorteil ausspielen können, beruhen auf wenigen, aber grundlegenden Prinzipien:

• Die beteiligten Mitarbeiter haben Vorrang vor starren Struktur- und Prozessregelungen.
• Ein nützliches und funktionierendes Ergebnis ist wichtiger als eine umfassende Ergebnisdokumentation.
• Der zügige Beginn mit der Arbeit an einer Aufgabe hat Vorrang vor einer ausgefeilten Planung.
• Die frühzeitige Einbindung der Bezugs-, Interessen- und Anspruchsgruppen ist wichtiger als der Verzicht auf regelmäßiges Feedback von innen und außen.
• Die frühzeitige Reaktion auf Veränderungen der Anforderungen, Wünsche und Meinungen hat Vorrang vor dem Festhalten an starren Vorgaben oder überholten Plänen.

Die Antwort auf die Frage, an welcher Stelle und in welcher Dosis sich agile Arbeitsweisen bestmöglich einsetzen lassen, muss unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und Besonderheiten der jeweiligen Verwaltung erfolgen. Im Unterschied zu privatwirtschaftlichen Unternehmen, die mitunter komplett nach dem agilen Prinzip arbeiten, sollte der Umstieg auf agile Arbeitsmethoden in öffentlichen Verwaltungen in kleinen Schritten und mit Unterstützung kompetenter Partner, sogenannter agiler Coaches, erfolgen.

Dieser Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 4/2018.