e-Procurement

Frontmatter

1. e-Procurement Background Informationen

Zusammenfassung

e-Procurement ist derzeit eines jener Themen, mit welchem sich viele Unternehmen in der EU und in der Schweiz auseinandersetzen. In den vergangenen Jahren hat eine Großzahl der Unternehmen ihre Absatzwege mit ihren Handelspartnern voll integriert, und nun ist es an der Zeit, die Beschaffungßeite der Unternehmen zu automatisieren und deren Effizienz zu steigern. Obwohl dieses Buch auf die kritischen Faktoren bei der Implementierung von e-Procurement Projekten fokussiert ist, soll dennoch auf Grund der Neuheit der Materie nicht auf eine kurze Einführung in die e-Procurement Thematik verzichtet werden. Dies ist insbesondere eßentiell, da es sich bei e-Procurement um eine vergleichsweise neue Möglichkeit der betrieblichen Leistungßteigerung handelt.

Alexander-Philip Nekolar

2. Prozeß(Kosten) bei e-Procurement Systemen

Zusammenfassung

Bei der Untersuchung von Prozessen im Zuge einer Beschaffungslösung ist das Bild in den Unternehmen immer wieder ähnlich. Die bestehenden Abläufe sind althergebracht und wurden seit ewigen Zeiten nicht mehr verändert und maximal innerhalb einzelner Abteilungen optimiert. Jeder Bereich führt höchstens Optimierungen in seinem eigenen Wirkungskreis durch, aber die Vielzahl der Unternehmen packt das Übel nicht an der Wurzel. Man muss den e-Procurement Prozess als Gesamtlösung sehen und auch die Prozess innerhalb des gesamten Unternehmens ohne Rücksicht auf Abteilungsgrenzen und seit jeher geschaffener Hierarchien angehen.

Alexander-Philip Nekolar

3. Change Management

Zusammenfassung

e-Procurement Projekte sind nicht nur reine IT Projekte, bei welchen es darum geht, eine Lösung rasch zu implementieren und eine Integration in die vorhandenen Back End Systeme durchzuführen, sondern vielmehr ist ein Umdenken von der bisherigen Arbeitsweise bei allen Mitarbeitern eines Unternehmens gefragt.

Alexander-Philip Nekolar

4. Desktop Purchasing Systeme

Zusammenfassung

Der Markt für e-Procurement Systeme hat wie die gesamte e-Business Branche soeben eine Konsolidierungsphase durchgemacht, welche noch nicht abgeschlossen ist. Kleinere, aber auch größere Softwareschmieden sind von der Bildfläche verschwunden. Dieser Umstand hat zu einer Stabilisierung des Marktes geführt. Dies ist eine gute Nachricht für jene Unternehmen, welche gerade auf der Suche nach einer passenden e-Procurement Lösung sind. Diese können sich relativ sicher sein, dass nur die erfolgreicheren Unternehmen, welche ausgereifte Produkte und eine größere Anzahl von Implementierungen aufweisen konnten, sich durchgesetzt haben. Heute gibt es eine überschaubare Anzahl von international agierenden Softwareunternehmen, welche ihre e-Procurement Systeme auch im deutschsprachigen Raum anbieten.

Alexander-Philip Nekolar

5. Integration in vorhandene „Back End“ Systeme

Zusammenfassung

Die EDV Landschaften von Unternehmen stellen heute keineswegs „Grüne Wiesen“ dar. Die Integration in bestehende Systeme (SAP, Datenbanken, Insellösungen etc.) ist wegen dem erforderlichen Datenaustausch mit Financial-, Controlling- und Lagerhaltungs-Modulen daher ein KO Kriterium für e-Procurement Systeme und einer der kritischsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung. Laut einer Studie des BMÖ (2002)⁴⁷ wird für 90 Prozent der e-Procurement Systeme bei deren Konzeptionierung und anschließender Implementierung eine Schnittstelle ins ERP-System vorgesehen. Diese Zahl unterstreicht die Wichtigkeit, alle Aspekte einer erfolgreichen Integration bereits im Vorfeld abzuklären.

Alexander-Philip Nekolar

6. Content Management (Katalogverwaltung)

Zusammenfassung

Nun möchte ich auf das Herz einer jeden e-Procurement Lösung eingehen — die Katalogengine bzw. die zur Verfügung gestellten Informationen (Lieferantenkataloge). Der Aufwand, welcher für die Pflege und Wartung eines Lieferantenkataloges notwendig ist, wird von den meisten Unternehmen und Einkaufsabteilungen stark unterschätzt. Diese arbeits- und zeitintensive Tätigkeit bzw. die mögliche Alternativen, möchte ich in der folgenden Arbeit näher beleuchten.

Alexander-Philip Nekolar

7. Content Management Strategien

Zusammenfassung

Unternehmen haben zumindest 5 Möglichkeiten, um ihre Desktop Purchasing Systeme (näheres zu DPS in Kapitel 3) mit entsprechendem Inhalt bzw. Content zu versorgen⁶⁶.

• Unternehmensinternes Selbstmanagement des Contents
• Management des Contents durch die Lieferanten
• Outsourcing an einen Content Management Service Provider
• Teilnahme an einem vertikalen Marktplatz
• Outsourcing an einen Full Service Internet Marktplatzanbieter

Alexander-Philip Nekolar

8. Durchführung und Planung von e-P.-Projekten

Zusammenfassung

In diesem Kapitel möchte ich auf die wesentlichen Aspekte bei der Durchführung von e-Procurement Projekten eingehen. Es empfiehlt sich, bewährte Projektmanagement Methoden bei der Umsetzung von solchen Projekten anzuwenden. Dieses Kapitel wurde in Anlehnung an die PM Baseline von Univ. Prof. Dkfm. Dr. Roland Gareis71 erstellt. Mit Hilfe der Beschreibungen in diesem Kapitel soll der Aufwand für die Planung von e-Procurement Projekten minimiert, sowie ein beispielhafter Aufbau eines entsprechenden Projekthandbuches gezeigt werden.

Alexander-Philip Nekolar

9. B2B Standards im e-Procurement Umfeld

Zusammenfassung

Durch die massive Unterstützung von Forschungsaktivitäten durch die öffentliche Hand (vor allem in den USA) wurden viele international auch noch heute gültige Standards geschaffen. Ein ebenso großer Vorteil für die Entstehung von Standards war das anfänglich sehr schwache Interesse der Computerindustrie für Software. In den Anfängen war Software nur ein unbedeutender Teil des Hardwaregeschäftes und wurde maximal dazu verwendet, die Hardwareabsätze anzukurbeln. In diese Zeit fielen auch sehr viele bedeutende Entwicklungen, ohne welche wir heutzutage nicht mehr bei unserer täglichen Arbeit auskämen. Ein maßgebliches Institut für Forschungsfragen ist bis heute das ARC (Augmentation Research Center), welches zum Beilspiel für folgende Entwicklungen verantwortlich ist⁷⁵:

• • verteiltes E-Mail und Mailinglisten (5 bzw. 7 Jahre vor ARPAnet);
• • Maus als Eingabegerät, 16 Jahre vor der Einführung durch Apple;
• • Entwicklung einer„Fensterumgebung“, 20 Jahre vor Microsoft;
• • Konzipierung einer Hyperlink-Dokumentenstruktur, 25 Jahre vor dem WWW

Alexander-Philip Nekolar

10. Integrationsstufen von e-Procurement Lösungen

Zusammenfassung

B2B Integration impliziert eine oder mehrere Applikationen, welche in einem gemeinsamen Rahmen zusammenwirken müssen. Dieser Integrationsrahmen sorgt für die gemeinsame Plattform, um Verbindungen zu erzeugen, gemeinsame Daten zu speichern, Meldungen von einem Punkt zum anderen zu senden, Sicherheit, Autorisierung und andere gemeinsame Funktionen zu gewährleisten. Durch die Beobachtung von B2B Integrations-Implementierungen können wir Schemata beobachten, welche gut durch eines der folgenden drei Modelle beschrieben werden können:

• Applikationsintegration
• Datenintegration und
• Prozessintegration

Alexander-Philip Nekolar

11. Weitere wesentliche Technologien

Zusammenfassung

Neben den bereits in vorangegangenen Kapiteln diskutierten Standards und standardisierten Protokollen möchte ich in diesem Kapitel auf weitere wesentliche Technologien bzw. Standards eingehen, welche für eine erfolgreiche Umsetzung eines e-Procurement Projektes zwar nicht unbedingt notwendig sind, aber viele Aspekte vereinfachen. Diese Technologien geben mehr Rechtssicherheit und ersparen den Abschluss von zusätzlichen Verträgen, um etwaige auftretende Rechtsunsicherheiten zu umgehen. Andere Technologien erhöhen die Sicherheit bei der Übertragung von für das Unternehmen (und den Einkaufsbereich) kritischen Informationen.

Alexander-Philip Nekolar

12. Technologien für die automatisierte Zahlungsabwicklung

Zusammenfassung

Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Implementierung von e-Procurement Systemen ist eine vollkommen automatisch ablaufende Zahlungsabwicklung. Es genügt nicht alleine, die Beschaffungsprozesse zu optimieren — auch alle nachfolgenden Prozesse sollten so weit wie möglich automatisiert ablaufen, um eine schlanke Abwicklung zu gewährleisten.

Alexander-Philip Nekolar

13. Paradigmenwechsel im Einkauf

Zusammenfassung

Die Rolle des Einkaufs bzw. die des Einkäufers hat sich seit dem verbreiteten Einsatz von e-Procurement Systemen gewandelt. Die Anforderungen an Einkäufer in Großunternehmen haben sich verlagert und sind nun nicht nur IT-lastiger geworden, sondern der Einkauf hat sich zu einer der wichtigsten Querschnittsfunktionen eines Unternehmens entwickelt.

Alexander-Philip Nekolar

14. Gegenseitige Abhängigkeiten der Hauptfaktoren

Zusammenfassung

Für die erfolgreiche Implementierung von e-Procurement Systemen müssen die Hauptfaktoren ganzheitlich betrachtet werden. Ein Herausreissen einzelner Aspekte aus dem Gesamtprojekt erleichtert zwar die diversen Problemstellungen, mit welchen man pro einzelnem Hauptpunkt zu kämpfen hat, ohne das Gesamtprojekt jedoch im Auge zu behalten, wird ein nachhaltiger Erfolg nicht möglich sein. Wichtig ist, die gegenseitige Abhängigkeit der einzelnen Erfolgsfaktoren stets zu beachten. Einen Gesamteinblick über die gegenseitigen Abhängigkeiten liefert die nachfolgende Graphik.

Alexander-Philip Nekolar

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