Organisatorische Implementierung von computergestützten Personalinformationssystemen

Die Einführung von computergestützten Informationssystemen für den Personalbereich¹⁾ hat in den letzten 3 bis 4 Jahren lebhafte Diskussionen ausgelöst. Im Mittelpunkt stehen hierbei kontroverse Auffassungen zwischen Unternehmensleitung und Ärbeitnehmervertretung über Nutzungsformen und Gefahren des Einsatzes von Personalinformationssystemen.

Aufgrund der unterschiedlichen Bedeutungen des Begriffs Implementierung (abgeleitet aus dem Lateinischen (implere = anfüllen, vollmachen) erscheint es notwendig, die wichtigsten Begriffsinhalte kurz gegenüberzustellen.

Der im Rahmen dieser Arbeit zugrundegelegte Begriff der Organisatorischen Implementierung ist umfassender a1s die einzelnen, in Kap. A 2. diskutierten Definitionen. Unter Organisatorischer Implementierung so11 die bewuBte, zielgerichtete Abstimmung zwischen den technologisch-funktiona1en Komponenten einerseits und den organisatorisch-sozialen Komponenten der Systemgestaltung andererseits verstanden werden.

Die Untersuchung des Implementierungsgeschehens beschränkt sich auf die Gestaltung von computergestützten Informationssystemen für den Funktionsbereich „personalwesenll. Unter “Systemgestaltung“ werden hierbei alle Aktivitäten verstanden, die zwischen der Definition anwendungsspezifischer Anforderungen an das zukünftige Informationssystem und dem Beginn des Systembetriebs anfallen. ¹⁾ Wegen der kontroversen Auffassungen über den Inhalt und die Verwendung des Begriffs IIComputergestütztes PersonalinformationssystemH werden nachfolgend einige charakteristische Merkmale und Definitionsversuche zusammengestellt. ²⁾

Bei den bisherigen Analysen des Implementierungsgeschehens standen oftmals die Beziehungen zwischen EDV- bzw. Qperations-Research-Spezialist und Fachabteilungsmanager im Vordergrund.¹⁾ Diese Betrachtungsweise erscheint für die vorliegende Arbeit in mehrfacher Hinsicht ergänzungsbedürftig.

Vorausetzung für die empirisch-explorative Analyse des Abstimmungsprozesses zwischen den einzelnen Komponenten der Systemgestaltung ist die Entwicklung eines vorläufigen gedanklichen Bezugsrahmens. Ein Bezugrahmen enthält „… eine Reihe theoretischer Begriffe, von denen angenommen wird, daß sie einmal Bestandteil von Modellen bzw. Theorien sein könnten. Darüber hinaus umfaßt ein theoretischer Bezugsrahmen einige freilich sehr allgemeine Gesetzeshypothesen, die jedoch zumeist nur tendenzielle Zusammenhänge andeuten.“ ¹⁾ Der Bezugsrahmen hat innerhalb des empirischen Forschungsprozesses eine wichtige Selektionsfunktion: Aus der Gesamtzahl aller möglichen Variablen greift er eine endliche Zahl heraus und ermöglicht dadurch eine Konzentration auf die wich-tigsten Problemstellungen.²⁾ Auch im Rahmen dieser Arbeit ist es erforderlich, aus dem Spektrum aller denkbaren Fragestellungen die wichtigsten herauszugreifen, begrifflich zu operationalisieren und in eine plausible Beziehung zueinander zu bringen.

Die systematische Analyse von Implementierungsproblemen im Rahmen der Gestaltung computergestützter Personal informationssysteme beschränkt sich auf individuell empfundene Schwachstellen, Befürchtungen, Unzufriedenheiten von Betroffenen und Benutzern. Ausgangspunkt bilden die vorwiegend von den Gewerkschaften bzw. von Betriebsräten geäußerten kritischen Stellungnahmen zu den Gefahren und negativen Folgen computergestützter Personal informationssysteme.

Die Menge der pro Arbeitnehmer gespeicherten Daten hat sich im Gegensatz zur früheren, manuellen Personalakten- und Kartei Verwaltung erheblich erweitert. Verantwortlich hierfür sind der gestiegene externe Informationsbedarf sowie die zunehmende Bedeutung der Personal arbeit im Unternehmen. Umfangreiche Datensammlungen über die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter sowie über Arbeitsplatzanforderungen werden als Grundvoraussetzung zur Er-Füllung dispositiver Funktionen im Personalbereich angesehen. ¹⁾ Die Planung der (internen) Personalbedarfsdeckung kann z.B. nur auf der Basis einer umfassenden Beschreibung des aktuellen Qualifikationsniveaus sowie eines durch Ausbildungsmaßnahmen aktivierbaren Leistungspotentials erfolgen. Die interne Umsetzung hat zumeist Yersetzungsketten zur Folge; dabei sind individuelle Aufstiegswünsche sowie Umsetzungsrestriktionen von besonderer Bedeutung und müssen als Information zur Verfügung stehen.

In den letzten Jahren sind zahlreiche Veröffentlichungen entstanden, die sich mit benutzerspezifischen Fragestellungen auseinandergesetzt haben. Die einzelnen Beiträge lassen sich thematischen Schwerpunkten zuordnen, die ohne Zweifel auch im Rahmen der CPIS-Gestaltung relevant sind. Eine empirische Analyse der Benutzerproblematik in bezug auf CPIS erfolgte bisher in keinem der vorliegenden Fälle. Es gibt auch keine Anhaltspunkte dafür, daß die Benutzung eines CPIS -im Vergleich zu anderen betrieblichen Teilinformationssystemen — „etwas Besonderes“ ist.

Die Fest1egung von Gesta1tungszie1en ist a1s Grundvoraussetzung für sämt1iche Gesta1tungsaktivitäten anzusehen. Gesta1tungszie1e dienen a1s Ausgangspunkt für die Identifizierung und Bewertung von Gesta1tungsa1ternativen.

Die Gestaltung computergestützter betrieblicher Informationssysteme erfolgt heute üblicherweise nach einem phasenmäßig aufgebauten Organisationsmodell, dem sogenannten Phasenkonzept. In der Literatur wurden mehrere derartige Konzepte veröffentlicht.¹⁾ In der ersten Phase stehen Aktivitäten wie Problemdefinition, Zielformulierung sowie Analyse des Ist-Zustandes im Mittelpunkt, die letzte Phase endet häufig mit Umstellung vom alten auf das neue Informations-system. Die neueren Phasenkonzepte stellen für jede einzelne der drei bis acht Phasen detaillierte Teilaktivitäten zusammen und ermöglichen hierdurch dem Anwender ein planmäßiges, kostengünstiges, mit weniger Fehlem behaftetes Vorgehen. In der Abbildung 14 wird ein derartiges Phasenkonzept mit den jeweiligen Teilaktivitäten darstellt.

Der empirische Teil dieser Untersuchung hat explorativen Charakter. Unter Exploration wird die zielgerichtete Suche nach relevanten Größen und Beziehungen verstanden.¹⁾ Die im Rahmen einer explorativen Studie verwendeten Hypothesen werden nicht konsequent aus bewährten Theorien abgeleitet; sie beruhen häufig auf neuesten, bislang ungeprüften wissenschaftlichen Erkenntnissen oder beinhalten die intuitive Fortentwicklung bestehender Denkansätze. Die explorativ gewonnenen Forschungsergebnisse können demnach lediglich vorläufigen Charakter haben.²⁾

Nachfolgend werden die Einzelergebnisse der Studie präsentiert und kommentiert. In einem ersten Schritt wird eine deskriptive Analyse der zwanzig untersuchten Gestaltungsprozesse vorgenommen. Ziele einer deskriptiven Untersuchung sind neben der Beschreibung des Objektbereiches der Versuch, Annahmen zu präzisieren oder auch schon einfache Aussagen über einen Teil einer Verteilung prüfen.¹⁾ Die Ergebnisse deskriptiver Analysen lassen sich in Tabellen zusammenstellen, die die Verteilung der Meßeinheiten auf die Merkmalswerte einer Meßskala darstellen.¹⁾ Zur besseren Vergleichbarkeit der Ergebnisse wird die Prozentuierung angewandt. Die deskriptive Analyse prüft Hypothesen, die sich auf die Zuweisung von Merkmalswerten zu den Eigenschaften eines Objektes beziehen, z.B. die Häufigkeit verschiedener Arten der Beteiligung an der Systemgestaltung.²⁾ Da uns bei den meisten Fragen die Meinungsunterschiede der vier an der Systemgestaltung beteiligten Gruppen besonders interessieren, werden — soweit möglich — in den Tabellen die Antworten der einzelnen Probandengruppen gesondert ausgewiesen. Hierdurch entstehen bivariate (zweidimensionale) Tabellen, deren Verteilung sowohl durch Assoziationsmaße zusammenfassend beschrieben als auch Signifikanztests unterzogen werden können.³⁾ Die Anwendbarkeit derartiger Maßzahlen und Tests wird weitgehend vom Meßniveau der Ausgangsdaten bestimmt. Da einige Fragen als offene Fragen ohne fest vorgegebenes Antwortschema gestellt wurden, erwies sich in diesen Fällen die Nominalskalierung, d.h. die Einordnung der frei formulierten Antworten in Klassen oder Kategorien als einzig sinnvoller Weg. Ein nominales Skalenniveau wurde — nach den Erfahrungen der Pretests — jedoch auch für die meisten im Fragebogen vorgegebenen Antwortalternativen gewählt. Insbesondere die befragten Betriebsräte und Personal Sachbearbeiter hatten im Pretest Bedenken und Unmut gegenüber Antwortvorgaben mit ordinalem oder gar intervall-skaliertem Meßniveau geäußert. Der erforderliche Genauigkeitsgrad für derartige Antworten konnte häufig nicht reproduziert werden, so daß die Antworten schnell in den Bereich der Schätzung und Vermutung gelangten. In der Hauptuntersuchung wurden daher die Antwortvorgaben, die lediglich mit Ja /Nein zu beantworten waren, im Sinne der explorativen Vorgehensweise als Stichworte für weitergehende Erläuterungen durch die Probanden genutzt. Für die Datenauswertung ergaben sich hieraus erhebliche Einschränkungen in bezug auf die Anwendung statistischer Verfahren. Die Feststellung der Stärke des Zusammenhangs zwischen zwei Variablen konzentrierte sich auf Assoziationsmaße, die auf dem Chi-Quadrat-Test beruhen.⁴⁾

Aufbauend auf der deskriptiven Analyse des vorangegangenen Kapitels sollen nunmehr bivariate Zusammenhänge zwischen Variablen untersucht werden. Zu diesem Zweck wurden zweidimensionale Kreuztabellierungen durchgeführt.

Die Untersuchung der 20 CPIS-Gestaltungsprozesse hat einen sehr differenzierten Einblick in Probleme und Lösungsmöglichkeiten der organisatorischen Implementierung ermöglicht. Zum Abschluß sollen diese Ergebnisse nicht noch einmal aufgeführt werden, sondern es sind — aufbauend auf den Untersuchungsergebnissen — Gestaltungsmöglichkeiten für zukünftige Systementwicklungen im Personalbereich aufzuzeigen. Außerdem soll der Stellenwert eines empirisch-explorativen Untersuchungsansatzes, wie er hier verfolgt wurde, für weitere Forschungsarbeiten aufgezeigt werden. Die praktischen und theoretischen Konsequenzen sollen thesenförmig zusammengestellt werden.