Wie aus Ideen Präsentationen werden

Zum Einstieg schauen wir uns kurz in PowerPoint um. Beim ersten Starten von PowerPoint 2010 sollte das Programmfenster sehr ähnlich unserer Abbildung 1.1 sein. Wir geben hier nur einen ersten Überblick des PowerPoint-Fensters; auf Details gehen wir später ein.

Oft erfordert es die Gestaltung eines Schaubildes, dass man Text, Zeichenobjekte und Grafiken frei auf der Folie anordnet. Sei es, dass Sie ein Flussdiagramm aus Pfeilen und Textblöcken zeichnen möchten, eine Matrix benötigen oder ganz einfach eine Aufzählung von Textpunkten frei anordnen möchten – in jedem dieser Fälle brauchen Sie Werkzeuge zur Erstellung und Anordnung von Textfeldern, Zeichenobjekten und Grafiken. Diese Werkzeuge stellen wir in Kapitel 2 vor. Dazu gehen wir stets von einer ganz leeren Folie aus, die lediglich mit der obligatorischen Titelzeile versehen ist. Fügen Sie eine solche Folie über Start / Neue Folie / Nur Titel (vgl. Abbildung 1.3) in die Präsentation ein.

Standardmäßig hat eine PowerPoint-Folie einen weißen Hintergrund, und in den meisten Fällen ist das für Business-Präsentationen auch die beste Wahl. Wenn Sie für eine Folie dennoch einen anderen Hintergrund einrichten möchten, sollte dieser sehr dezent sein. Wählen Sie in der Menüleiste unter Entwurf die Option Hintergrundformate / Hintergrundformat formatieren. In der Dialogbox Hintergrund formatieren wählen Sie dann die Kategorie Füllung (Abbildung 3.1). Beachten Sie dabei folgende Hinweise:

Bei der Vorführung der fertigen Präsentation wird per Tastendruck (den wir in Kapitel 6 noch genauer kennenlernen werden) die nächste Folie aufgerufen. Normalerweise erscheint sie prompt und unauffällig, während die vorhergehende Folie ebenso prompt und unauffällig verschwindet. Wenn Sie möchten, können Sie diesen Folienwechsel aber auch etwas spektakulärer gestalten. PowerPoint bietet hierzu eine ganze Reihe sogenannter Folienübergänge an, die den Folienwechsel mit einem visuellen Effekt begleiten. So kann sich beispielsweise die neue Folie über die vorhergehende schieben oder die neue Folie kann förmlich aufgedeckt werden. Folienübergänge sind in Business-Präsentationen nicht erforderlich, allerdings auch nicht unüblich. Es ist allein eine Frage Ihres persönlichen Geschmacks, ob Sie Folienübergänge einsetzen möchten. Sofern Sie mit Folienübergängen arbeiten möchten, rufen Sie aus der Menüleiste Übergänge auf (Abbildung 4.1). Im Bereich Übergang zu dieser Folie wählen Sie einen Effekt aus, der beim Aufruf der aktuellen Folie eingesetzt werden soll. Die Wirkung des gewählten Effekts testen Sie mit einem Klick auf Vorschau. Wählen Sie möglichst dezente Effekte (z. B. Wischen) und vermeiden Sie großflächige, spektakuläre Effekte, denn sie strengen den Betrachter auf Dauer sehr an und machen einen unruhigen, unprofessionellen Eindruck.

Eigentlich erstellt man PowerPoint-Präsentationen zur papierlosen Verwendung, also zur Projektion mittels Beamer oder zur Vorführung am Monitor. Trotzdem gibt es einige gute Gründe, Präsentationen auszudrucken:

Zum Vorführen einer Präsentation, sei es am Bildschirm des Laptops oder mithilfe des Beamers auf einer Leinwand

In der Planungsphase einer Präsentation ist eine Vielzahl konzeptioneller Fragen zu bedenken: Wie erreiche ich meine Zuhörer am besten, wie gliedere ich meinen Vortrag, welcher Stil bietet sich an und so fort. Ein gutes Hilfsmittel ist der 3S-Ansatz – Strategie, Struktur, Stil. Er gibt einen strukturierten Rahmen vor, um die kommunikativen Aspekte der Präsentation systematisch zu durchdenken. Die Elemente des 3S-Ansatzes werden wir in den folgenden Abschnitten detailliert behandeln:

Zum zweiten Mal leiten wir ein Kapitel mit „Philosophie“ ein, und wieder folgt ein kleines Glaubensbekenntnis. Diesmal geht es um die Fragen, wozu das Schaubild dient, was auf einem Schaubild stehen sollte und welches Design (Farben, Schriftgrößen, Einsatz von Bildern) zu wählen ist. Je nach Kontext und persönlichen Präferenzen des Vortragenden gibt es dafür unterschiedlichste Antworten. Und wie so oft bei konkurrierenden Philosophien lässt sich wohl auch hier kein absolutes Richtig und Falsch ausmachen. Sehr wohl lassen sich aber Ansätze finden, die sich für bestimmte Situationen als gut und nützlich erwiesen haben. Wir stellen Ihnen in diesem Kapitel Gestaltungsprinzipien vor, welche sich in Business-Präsentationen bewährt und weithin als ungeschriebener Standard etabliert haben. Diese Gestaltungsprinzipien haben zwei bestechende Vorteile: Erstens führen sie zu sehr klaren, gut verständlichen Schaubildern, die von Betrachtern unterschiedlichster Hintergründe intuitiv verstanden werden. Und zweitens muss man kein Designer sein, um die Gestaltungsprinzipien umsetzen zu können. Sie lassen sich systematisch erlernen und mit einfachen Mitteln in PowerPoint anwenden. Folgende Überzeugungen leiten unser Schaubilddesign:

Die Registerkarten im Menüband kann man an den persönlichen Bedarf anpassen, indem man Befehle oder Befehlsgruppen hinzufügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Befehl oder eine Befehlsgruppe im Menüband, so erscheint das Kontextmenü (Abbildung 11.1) und erlaubt die folgenden Einstellungen:

Eine Entwurfsvorlage (auch Template genannt) umfasst Standardeinstellungen für das Design einer Präsentation, unter anderem die Schriftgrößen, Schriftarten, Hintergrundfarben, Hintergrundbilder und anderes mehr. In ↑1.3.3 haben wir bereits einige der Präsentationsvorlagen kennengelernt, welche PowerPoint serienmäßig mitbringt. Da diese vorgegebenen Entwurfsvorlagen oftmals unseren Ansprüchen an die Gestaltung von Business-Präsentationen nicht vollständig genügen, ist die Erstellung und Verwendung eigener Entwurfsvorlagen unbedingt empfehlenswert. Solche benutzerdefinierten Entwurfsvorlagen haben drei wesentliche Vorteile:

In ↑10.3 haben wir Diagrammtypen zur Darstellung von Daten gezeigt. Wir zeigen im Folgenden, wie man die jeweiligen Diagramme in PowerPoint umsetzt. Beachten Sie dazu die Querverweise in Abbildung 13.1.