Workflow-Management-Systeme

Auszug

Die effektive Gestaltung von Unternehmensabläufen, insbesondere von zentralen und geschäftskritischen Prozessen, ist in vielen Fällen entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit einer Firma. Speziell unnötig aufwändige Verwaltungsprozesse können sich zu einem Kostenfaktor entwickeln und Produkte verteuern. Um dem immer stärker werdenden Wettbewerbsdruck gerecht zu werden, konzentrieren sich daher zahlreiche Unternehmen auf die Optimierung und Verschlankung ihrer Geschäftsprozesse. Dabei kommen zur technologischen Unterstützung des Geschäftsprozessmanagements häufig Workflow-Management-Systeme (WfMS) zum Einsatz, die die Vereinfachung und Automatisierung komplexer Vorgänge zum Ziel haben. Mithilfe dieser auch als „Vorgangsbearbeitungssysteme“ bezeichneten Softwaresysteme soll eine durchgängige Prozessoptimierung entlang aller Wertschöpfungsketten im Unternehmen erreicht werden, indem einzelne Aufgaben und Applikationen eines Prozesses vollständig integriert werden. Die Steuerung des Workflows entsprechend vorgegebener Arbeitsabläufe eignet sich vor allem für stark strukturierte Prozesse, die immer wieder in gleicher oder ähnlicher Form auftreten und an denen viele Mitarbeiter beteiligt sind. In diesen Fällen kann der Einsatz von WfMS den Automatisierungsgrad und die Qualität der Unternehmensprozesse deutlich erhöhen sowie Durchlaufzeiten verringern. Zudem können WfMS die Prozesstransparenz verbessern und damit die Informationsverfügbarkeit steigern, was wiederum die Bildung neuer Kennzahlen ermöglichen kann. Ebenso ist auch die Administration und Überwachung dieser Kennzahlen mit WfMS möglich. Workflow-Management-Systeme können die den Prozessen oder bestimmten Organisationseinheiten zugeordneten Personen über anstehende Aufgaben im Geschäftsprozess informieren und zusätzliche relevante Informationen zur Verfügung stellen. …