Wie steuert und dokumentiert man ein Projekt?

Damit ein Projekt effizient realisiert und gesteuert werden kann, sind — wie in den bisherigen Kapiteln gezeigt — einige wichtige Voraussetzungen zu erfüllen: es muss zunächst ein fixiertes und von den Projektmitarbeitern anerkanntes allgemeines Projektziel gebenauf dieser Grundlage müssen spezifische Teilziele fixiert werdendiese Teilziele müssen in einer vernünftigen Zuordnung bzw. Hierarchie zueinander stehendas Projekt muss strukturiert und in Teilaufgaben aufgelöst werdenes muss geklärte Kompetenzen gebenes muss eine festgelegte Aufbauorganisation vorhanden seines muss ein fester Termin- und Kostenrahmen existierenes muss ein abgestimmtes Vorgehen in der Ablauforganisation gebenalle notwendigen Informationen müssen ständig allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Nur wenn diese Voraussetzungen tatsächlich gegeben sind, können die notwendigen Steuerungsaufgaben im Rahmen des Projektcontrolling tatsächlich erfüllt werden. Dabei ist zunächst eine grundlegende Unterscheidung zwischen Kontrolle einerseits und Controlling andererseits zu treffen. Kontrolle ist stets rückwärtsgerichtet, es ist die „Durchführung eines Vergleichs zwischen geplanten und realisierten Größen sowie die Analyse der Abweichungsursachen, nicht aber die Beseitigung der festgestellten Mängel. Kontrolle ist eine Form der Überwachung, durchgeführt von direkt oder indirekt in den Realisierungsprozess einbezogenen Personen oder Personengesamtheiten“ (Gabler 1993: 1910).