Buchführung und Bilanz

Wenn ein Kaufmann sich Rechenschaft über seine Lage geben will, dann macht er vor allem Inventur. Er zählt, wiegt, mißt seine Vermögensteile einschließlich seiner Forderungen, trägt sie in Listen ein, bewertet sie und stellt ihnen die vorhandenen Schulden gegenüber.

Um die meist unübersichtliche Inventaraufstellung (das Inventar) besser darzustellen, wählt man die Form der zweiseitigen Rechnung (Konto). Das Inventar in Kontenform nennt man Bilanz. Sie sieht — auf unser Beispiel bezogen — aus:

Herr Krause, unser Kaufmann, will nicht nur wissen, wie der Stand seines Vermögens am Ende des Geschäftsjahres ist. Er will noch mehr. Er will jeden einzelnen Geschäftsvorfall, der die Zusammensetzung seines Vermögens und seines Kapitals ändert, erfassen. — Und somit kommen wir zur eigentlichen Aufgabe der Buchführung: Alle Geschäftsfälle laufend erfassen — notieren — und systematisch ordnen; und dies, wie wir sehen werden, im Hinblick auf die Bilanz.

Aus unserer schematischen Darstellung ergibt sich, daß es möglich wäre, die Geschäftsvorfälle unmittelbar in der Bilanz zum Ausdruck zu bringen, so daß man nach jedem Vorfall sofort eine neue Bilanz aufstellt, welche die entsprechenden Verschiebungen auf der Aktivseite, der Passivseite oder beiden Seiten gleichzeitig ausweist. Das ginge aber nur, wenn das Dutzend täglich kaum überschritten würde. Aber bei vielen Hunderten oder gar Tausenden von täglichen Geschäftsvorfällen ist es unmöglich, gewissermaßen im Blitztempo gleitend neue Bilanzen aufzustellen. Deshalb stellt man die Bilanz nur einmal jährlich beim Jahresabschluß auf. Um die laufenden Geschäftsvorfälle aufzeichnen zu können, wie es die Aufgabe der Buchführung ist, zerlegt man zu Beginn des Geschäftsjahres die Bilanz in einzelne Rechnungsstellen entsprechend den in ihr vorhandenen Vermögens- und Kapitalteilen. Diese Abrechnungsstellen führen den Namen Konto. Also: Für jeden Bilanzposten wird in der Buchführung ein Bestandskonto eingerichtet. Die Konten führen Rechnung über die Veränderungen der Bilanzposten. Entsprechend der Doppelseitigkeit der Bilanz wird auch das Konto doppelseitig geführt.

Das Hauptbuch symbolisiert die Würde des Buchhaltes. Nur der Fachmann findet sich in ihm zurecht; aber er kann sehr viel daraus ersehen. Wenn man den Buchhalter das Gewissen des Betriebes genannt hat, dann ist das Hauptbuch dessen Gehirn. In ihm sind alle Konten zusammengefaßt, und der erfahrene Buchhalter kann sich jederzeit aus dem Hauptbuch einen Abschluß machen, um die Lage des Unternehmens zu prüfen.

Der Fortgeschrittene wird längst erkannt haben, daß wir uns einer an sich unzulässigen Vereinfachung schuldig gemacht haben: Wir haben so getan, als ob das Konto des Eigenkapitals die Veränderungen des Kapitals (Vermehrungen durch Gewinne und Erträge, Verminderungen durch Verluste und Aufwendungen) unmittelbar aufnähme, kurz, daß es genau wie die anderen Hauptbuchkonten als (passives) Bestandskonto behandelt würde. Das stimmt aber nicht. Der Leser möge diesen vereinfachenden Trick in dem Bewußtsein entschuldigen, daß das erste Eindringen in das Wesen der Buchführung ihm dadurch erleichtert wurde. Jetzt erst ist er in der Lage, in sein Grundbild von der doppelten Buchführung eine neue Erkenntnis einzufügen. Sie besteht in folgendem:

Die regelmäßigen Entnahmen, die der Kaufmann zur Bestreitung seines Lebensunterhalts macht, sind aber keinesfalls — wir wissen das bereits — Aufwendungen des Betriebes, sondern müssen als vorweg entnommener Gewinn betrachtet werden. Deshalb haben wir sie ja auch früher bei der Inventur zur Ermittlung des wirklichen Erfolges dem ausgewiesenen Vermögenszuwachs hinzufügen müssen.

An dieser Stelle wäre der Leser eigentlich in der Lage, einen kompletten Geschäftsgang zu buchen (vorgegebene Bilanz, Auflösung der Bilanz in Konten, Buchung von Geschäftsvorfällen, Abschluß der einzelnen Konten über Schluß-bilanzkonto). Die korrekte Buchung aller Grundgeschäftsgänge wird jedoch durch ein Problem verhindert, auf das schon verwiesen wurde: die Umsatzsteuer.

Wir haben auf Seite 22 gesagt, daß unsere aus methodischen Gründen vereinfachte Darstellung der Buchungen — nämlich sie unmittelbar im Hauptbuch vorzunehmen — falsch ist. Denn es ist nicht nur die Aufgabe der Buchführung, die Buchungen systematisch im Hauptbuch, d. h. nach Abrechnungsstellen (Konten), zu ordnen. Die Buchführung hat eine weitere wichtige Aufgabe: Sie muß wie ein Tagebuch den gesamten Buchungsstoff in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) notieren. Die Bücher, in denen diese laufende Aufzeichnung geschieht, heißen deshalb treffend auch Tagebücher; man nennt sie auch Primanoten, was bedeutet, daß in ihnen die „erste Notiz“ vorgenommen wird; sie heißen auch Memorial, weil sie das „Gedächtnis“ ersetzen; auch Grundbücher werden sie genannt, denn sie legen den Grund für die weitere Verarbeitung des Buchungsstoffes. Diese besteht, wie wir wissen, in der Übertragung der Grundbuchungen ins Hauptbuch bzw. auf die einzelnen Hauptbuchkonten, Der Ausdruck „Tagebuch“ wird häufig durch Journal ersetzt.

Unter Verrechnungskonten versteht man allgemein solche, die keine eigentliche Abrechnungsstelle eines Bilanzpostens sind, die aber auch nicht als Unterkonten des Kapitalkontos zu den Erfolgskonten gerechnet werden können. Sie sind lediglich Hilfskonten, deren man sich aus buchungstechnischen Gründen bedient und deren Merkmal es ist, daß sie sich immer wieder ausgleichen — worin eine Kontrolle liegen kann. Bei dezentralisierten Grundbüchern kann es z. B. vorkommen, daß folgender Vorfall verbucht werden muß:

Abhebung von der Bank 5000 DM

Es seien ein Bankausgangs buch und ein Kasseneingangsbuch vorhanden. Beide seien tabellarisch ausgestaltet, wie es auf S. 45 gezeigt ist. In welchem dieser Bücher ist der Vorfall zu buchen? Offenbar kann man es in beiden tun. Aber wenn man bedenkt, daß die Kassen-, Postgiro- und Bankbücher doch auch den Zweck haben, den jeweiligen Bestand als Saldo auszuweisen, dann muß der Kasseneingang auch im Kasseneingangsbuch verbucht werden, während der Bankausgang unbedingt im Bankausgangsbuch zu erscheinen hat. Dies widerspricht aber den Grundsätzen der doppelten Buchführung, in den Grundbüchern ohne Gegenposten zu buchen. Deshalb muß jeweils ein Gegenkonto — Verrechnungskonto — genannt werden, welches den Gegenposten aufnimmt und sich letzten Endes ausgleicht.

Es soll vorkommen, daß Buchungen falsch gemacht werden. Durchstreichen ist unzweckmäßig und bei dadurch hervorgerufener Unleserlichkeit lt. § 239 HGB unzulässig. Folglich mußte die Buchführung eine Methode entwickeln, auf andere Weise die Konten richtigzustellen.

Auf Seite 34 f. hatten wir festgestellt, daß die Erfolgskonten ihre Salden grundsätzlich an das Gewinn- und Verlustkonto abgeben. „Grundsätzlich“ bedeutet aber, daß man Ausnahmen zuläßt, also sozusagen gar keine strengen Grundsätze hat, wenn man dieses Wort in seinem moralischen Sinn nimmt. Wie sehen diese Ausnahmen aus?

Auf Seite 33 f. haben wir gesehen, wie ein Abschluß in einfachster Form vorgenommen wird. Inzwischen haben wir aber noch manches hinzugelernt und darunter auch viele Dinge, die für den Abschluß von Wichtigkeit sind.

Nachdem wir uns durch das buchhalterische Grundwissen hindurchgearbeitet haben, kommen wir zu einem Gebiet, das heute zum Abc jedes Buchhalters gehört.

In bestimmten Fällen (z. B. Betriebsbuchführung im Industriebetrieb) will man gewisse Kontengruppen aussondern, sei es, um sie geheimzuhalten, sei es, um sie organisatorisch besser verwalten zu können. Die gesamte Buchführung — Grundbücher und Hauptbuch — zerfallen dann in zwei (oder mehr) vollkommen getrennte Buchführungen. Diese dürfen aber nicht zusammenhanglos nebeneinander bestehen, sondern müssen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien organisch miteinander verbunden sein. Nicht notwendig wäre dies für Vorfälle, die sich nur in dem einen Kreis oder dem anderen Kreis abspielen. Wenn aber die Vorfälle beide an sich getrennte Buchungskreise betreffen, muß man einen Kunstgriff anwenden, um den geforderten organischen Zusammenhang herzustellen.

Unter Nebenbüchern versteht man solche, die die Aufgabe haben, Hauptbuchkonten zu erläutern. Man nennt sie auch Skontren. Da in der systematischen doppelten Buchführung die Vorfälle nur mit ihrem Wert erfaßt und dargestellt werden, ist es die besondere Aufgabe aller Nebenbücher und Nebenbuchführungen, den Gesichtspunkt der Menge (Stückzahl, Gewicht, Länge, Volumen) herauszustellen. Dadurch wird die beste Erläuterung der wertmäßigen Aktiv-und Passivbestände gegeben.

Es handelt sich — um Mißverständnissen vorzubeugen — um die Feststellung des monatlichen Reingewinns. Zu diesem Zweck ist es nötig, daß der Übertrag des Umsatzes von den Konten der Klasse 3 auf die der Klasse 8 mindestens an jedem Monatsende vorgenommen wird. Wird jedes Geschäft einzeln abgerechnet, um so besser; dann kann der Übertrag sofort gemacht werden.

Die Buchführung wird mit der Vereinfachung und fortschreitenden Leistungsfähigkeit der Technik in immer stärkerem Maße durch die elektronische Datenverarbeitung (EDV) bewältigt.

Die Buchführung und Bilanzierung ist in den folgenden Gesetzen, Verordnungen und sonstigen rechtlichen Bestimmungen geregelt:

Nur durch das Studium der in den Archiven aufbewahrten alten Handelsbücher läßt sich Bestimmtes über die Geschichte der Buchführung feststellen. So stammen die ältesten uns bekannten deutschen Handelsbücher aus dem 14. Jahrhundert. Sie enthalten zunächst in lateinischer, dann in deutscher Sprache vorwiegend Aufzeichnungen über die Entstehung von Kreditgeschäften (Schuld- und Forderungsverhältnisse).

Aus folgenden Angaben ist ein Inventar aufzustellen, der Erfolg zu ermitteln und die Bilanz aufzustellen:

Bereits bei Gründung eines Unternehmens muß der Kaufmann eine Bilanz aufstellen, d. h. seine in das Geschäft eingebrachten Vermögenswerte (Waren, Geld, Einrichtung) und etwaigen Forderungen seinen Schulden (an Lieferanten oder Darlehensgeber) gegenüberstellen. Dies geschieht für einen bestimmten Stichtag in der Form des Kontos, z. B.:

Zu den Vorarbeiten jeder Bilanzaufstellung gehört die Aufstellung eines Inventars; das Inventar ist eine genaue Aufstellung und Aufzählung aller Vermögenswerte und Forderungen und aller Verbindlichkeiten. Diese Arbeit wird mit „Inventur machen“bezeichnet; ihr Ergebnis ist das Inventar. Die vorhandenen Bestände müssen gezählt, gewogen, gemessen und in Geldwerten ausgedrückt werden. Dies geht am leichtesten beim Kassenbestand und bei den Bankguthaben, die an Hand der Kontoauszüge abgestimmt werden können. Alle Ausstattungsgegenstände dagegen müssen geschätzt und bewertet werden; die Schulden und Forderungen müssen aus den Aufzeichnungen zusammengestellt werden.

Um die einzelnen Geschäftsvorfälle und die Veränderungen der Bestände übersichtlich zu erfassen und darzustellen, werden die verschiedenen Bilanzposten auf die entsprechenden Konten der doppelten Buchführung verteilt. Es besteht also ein enger Zusammenhang zwischen Buchhaltung und Bilanz. Dieser stützt sich auf zwei Säulen: die Buchhaltung, welche die methodische Vorarbeit leistet, und das Inventar, welches den sachlichen Inhalt des Abschlusses vorbereitet

Die GuV-Rechnung ergänzt das Augenblicksbild, das die Bilanz gibt, durch Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge und soll sowohl die Quellen der Gewinne als auch die Aufwendungen zeigen, welche jene aufzehren.