27. DigiTraIn 4.0: Ein Beratungskonzept für die Transformation in eine digitale Arbeitswelt

Übergeordnetes Ziel des Beratungsprozesses von DigiTraIn 4.0 ist, Unternehmen darin zu befähigen, ihre Arbeitswelt eigenständig und nachhaltig auf die Möglichkeiten und Herausforderungen der Digitalisierung ausrichten zu können. Das vierstufige Beratungskonzept orientiert sich an prozessualen Veränderungsmodellen des Change-Managements (z. B. [2]). Im ersten Schritt gilt es, die Entwicklungen durch die Digitalisierung und die daraus resultierende Veränderungsnotwendigkeit zu erkennen. Hieran schließt sich eine genauere Untersuchung des aktuellen Digitalisierungsgrades an, welche auf Veränderungsbedarfe in der Arbeitswelt hinweist. Im dritten Schritt werden Veränderungsmaßnahmen entwickelt, deren Implementierung im letzten Schritt vorbereitet wird.

Die anwendungsorientierten Instrumente des Projekts DigiTraIn 4.0 begleiten Unternehmen durch diese vier Phasen. Im Beratungsverständnis nimmt das Projekt die Grundidee der Prozessberatung [6] auf. Hierbei ist und bleibt der Klient (die Mitarbeitenden eines Unternehmens) der Experte im Unternehmen und entscheidet somit selbst darüber, wie er seine Arbeitswelt inhaltlich ausgestalten möchte. Der Berater dahingegen ist der Experte im Prozess zur Erarbeitung der digitalen Arbeitswelt. Er unterstützt den Klienten darin, Veränderungspotenziale und -risiken wahrzunehmen, zu verstehen und wirksame Handlungsmaßnahmen herzuleiten. Hierfür vereint das Beratungskonzept unterschiedliche Methoden, die interaktiv (z. B. in einem Workshop) bearbeitet werden können. Nachfolgend werden die vier Beratungsschritte von DigiTraIn 4.0 und die darin angewendeten Instrumente vorgestellt.

Erarbeitet wurde der Digitalisierungsatlas auf Basis einer systematischen Literaturanalyse sowie eigener empirischer Analysen. Im Rahmen dessen wurden zudem die Risiken und Chancen der digitalen Arbeitswelt analysiert [3]. Dabei wurden zehn relevante Dimensionen identifiziert, in denen Veränderungen der Arbeitswelt stattfinden, und in weitere Subdimensionen und Aspekte aufgeteilt (vgl. [7]). Diese zehn Dimensionen lassen sich auf drei Ebenen, Organisation, Interaktion und Individuum, aggregieren. Auf der organisationalen Ebene finden sich Dimensionen der Arbeitswelt, die das gesamte Unternehmen betreffen. Auf der individuellen Ebene liegt der Fokus dagegen auf Dimensionen, die (primär) den einzelnen Mitarbeitenden betreffen. Die Dimensionen auf der interaktionalen Ebene wiederum betreffen den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden eines Unternehmens. So spannt der Atlas ein vollständiges Bild der Veränderungen in der Arbeitswelt der Unternehmen auf.

Dabei sind die Ebenen und Dimensionen des Digitalisierungsatlas nicht als separate Elemente zu verstehen, sondern es bestehen vielfältige Wechselwirkungen zwischen den Ebenen und den einzelnen Dimensionen. Hier dient der konfigurationstheoretische Ansatz [5] als theoretische Grundlage, aus dessen Perspektive die unterschiedlichen Dimensionen von Unternehmen integrativ berücksichtigt sowie Wechselwirkungen explizit betrachtet werden können.

Der Digitalisierungsatlas bietet somit Entscheidern in Unternehmen Orientierungshilfen, um die digitale Transformation der Arbeitswelt zielgerichtet vorantreiben zu können. Dabei liefert er Antworten auf die grundlegende Frage „Welche Dimensionen der Arbeitswelt betrifft die Digitalisierung und welche Wechselwirkungen bestehen zwischen den Dimensionen?“ und stellt somit die Ausgangsbasis und konzeptionelle Grundlage der weiteren DigiTraIn 4.0-Instrumente dar.

Der Digitalisierungsindex hat zum Ziel, den digitalen Reifegrad einer Arbeitswelt zu erfassen. Er unterstützt Unternehmen dabei, sich in der Digitalisierung zu verorten und relevante Veränderungsbedarfe zu identifizieren. Der Digitalisierungsindex formt somit eine belastbare Basis für die Entwicklung konkreter Veränderungsmaßnahmen im Digitalisierungskompass.

Das Instrument besteht aus einem quantitativen Fragebogen, der die organisationalen, interaktionalen und individuellen Dimensionen des Digitalisierungsatlas misst. Der Index wurde in einer Lang- und Kurzversion entwickelt.

Der Digitalisierungsindex stellte sich als ein geeignetes Instrument dar, um die im Digitalisierungsatlas entwickelten Dimensionen, Subdimensionen und Aspekte zu indizieren bzw. messbar zu machen. Abb. 27.1 zeigt anhand fiktiver Zahlen für die Dimension „Digitale Infrastruktur“ auf der organisationalen Ebene die Mittelwerte für die einzelnen Subdimensionen und Aspekte auf. Die dargestellten Mittelwerte können Werte von 1 bis 5 annehmen, wobei 1 auf einen sehr geringen und 5 einen äußerst hohen Digitalisierungsgrad hinweist.

Bei dem untersuchten Unternehmen aus der Gesundheitsbranche offenbarten die Index-Werte ein gemischtes Bild. So war insgesamt ein überdurchschnittlich hoher Digitalisierungsgrad zu verzeichnen, jedoch zeigten einige Indizes der Aspekte auf deutlichen Entwicklungsbedarf hin. Hierzu gehörte beispielsweise der Aspekt der physischen Gesundheit von Mitarbeitenden. Ebenso wurde festgestellt, dass Mitarbeitende die digitale Reife des Unternehmens auf organisationaler Ebene besser bewerteten als die Führungskräfte. Auf individueller Ebene war es genau umgekehrt: Hier bewerten die Führungskräfte die digitale Reife höher als die Mitarbeitenden.

Der Kurzindex wurde branchenübergreifend bei 23 überwiegend kleinen und mittleren Unternehmen durchgeführt. Diese Umfrage zeigte, dass der Großteil dieser Unternehmen die Arbeitswelt bereits mittelmäßig bis sehr digital ausrichtet. Die Gesamtbetrachtung der Reifegrade zeigte, dass die digitale Infrastruktur, Strukturen, Prozesse, Kultur, Zusammenarbeit und Kommunikation, Führung und Gesundheit in diesen Unternehmen bereits mittelmäßig bis stark digital ausgerichtet waren. Die größten Entwicklungspotenziale wiesen diese Unternehmen in den Dimensionen Motivation, Arbeitsaufgaben und -rollen, Kompetenzen, Strategie und Koordination der Arbeit auf, welche zum damaligen Zeitpunkt wenig bis mittelmäßig digital ausgerichtet waren.

Über die Kenntnis des Status quo hinaus, ist es für Entscheider von hoher Bedeutung, eine Vorstellung des angestrebten Zielzustands der unternehmensspezifischen digitalen Arbeitswelt zu haben. Daher unterstützt der Digitalisierungskompass Unternehmen dabei, ihre Zielgrößen der digitalen Transformation der Arbeitswelt festzulegen. Das Instrument stellt ein auf wissenschaftlicher und empirischer Basis konzipiertes Workshopformat dar. Es ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die in ihrem Unternehmen Digitalisierungsmaßnahmen der Arbeitswelt strategisch planen und umsetzen wollen. Das Workshopformat beinhaltet verschiedene Module, die je nach Bedarf von den Unternehmen bearbeitet werden können. Die wichtigsten Themenfelder des Workshops sind:

Als Teilnehmende des Workshops sollten diejenigen Personen einbezogen werden, deren Perspektiven für die Erarbeitung von Zielgrößen der digitalen Transformation der Arbeitswelt entscheidend sind (z. B. Führungskräfte, Mitarbeitende, Betriebsrat).

Zur Anwendung des Workshopformats benötigen die Unternehmen einen Moderator, der die einzelnen Module methodisch anleitet. Der Moderator kann sowohl extern als auch intern aus dem Unternehmen sein und sollte bereits erfahren darin sein, Workshops durchzuführen und zu gestalten. Der Moderator sollte den „Baukasten“ des Digitalisierungskompasses bei Bedarf methodisch und inhaltlich auf das jeweilige Unternehmen anpassen.

Der Digitalisierungskompass beansprucht in einer einfachen Ausführung einen halben bis ganzen Tag, abhängig davon, welche Module an einem Tag durchgeführt werden. Die einzelnen Elemente lassen sich aber zeitlich auch auseinanderziehen – je nach Diskussions- und Klärungsbedarf in den spezifischen Firmen.

Somit ermöglicht es der Digitalisierungskompass Unternehmen, wesentliche Ansatzpunkte systematisch zu identifizieren und zu priorisieren, ohne dabei das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren. Auf Basis dessen können Unternehmen im folgenden Schritt mit der „Transformationsagenda“ in die Transformationsphase übergehen.

Mithilfe der Transformationsagenda können Unternehmen konkrete Handlungsmaßnahmen für die im Digitalisierungskompass entwickelten Ziele planen. Um dies zu erreichen, unterstützt ein generisches Modell zunächst dabei, eine Change-Taktik zu entwickeln. Anschließend werden unternehmensspezifische Maßnahmen konkret in einen Handlungsplan überführt.

Um eine angemessene Change-Taktik zu entwickeln, arbeitet in einem ersten Schritt der/die Berater/in gemeinsam mit dem zu beratenden Unternehmen ein generisches Modell durch. Hierzu wurde im Projekt DigiTraIn 4.0 eine mehrdimensionale Matrix entwickelt, welche relevante Aspekte einer Change-Taktik umfasst. Für die Erarbeitung dieser Matrix wurden bisherige theoretische, konzeptionelle und empirische Studien recherchiert und analysiert. Mithilfe des generischen Modells der Transformationsagenda werden die Anwender durch vier Ebenen geführt:

Im Vorfeld einer Transformation sollten Unternehmen die genannten Aspekte der Ebenen reflektieren und eine geeignete Ausprägung für das Unternehmen und Veränderungsvorhaben wählen. Die Change-Taktik setzt sich somit aus der individuellen Kombination der Ausprägungen zusammen und dient als Ausgangspunkt dafür, im nächsten Schritt Maßnahmen zu planen und durchzuführen.

Als zweiter Bestandteil der Transformationsagenda erarbeiten und planen die Unternehmen basierend auf den im Kompass identifizierten Zielen und Handlungsnotwendigkeiten anhand einer strukturierten Maßnahmentabelle ihre Handlungsschritte für die einzelnen Dimensionen. Hierbei werden sowohl der Zeitpunkt als auch die Dauer der in den jeweiligen Dimensionen stattfindenden Maßnahmen reflektiert und festgelegt. Weiterhin werden die Maßnahmen dadurch aufeinander abgestimmt und ihre Abhängigkeiten berücksichtigt.

Als Orientierungshilfe dienen den Teilnehmenden drei beispielhafte Transformationspfade für die digitale Arbeitswelt. Diese wurden durch das Projekt DigiTraIn 4.0 auf Basis einer Literaturrecherche und durch ein Experiment ermittelt. Inhaltlich wurden dazu drei Wandelanlässe ausgewählt, und zwar ein Wandelpfad für die Implementierung neuer Technologien, ein Wandelpfad zur Einführung flexiblen Arbeitens und ein Wandelpfad zur Ausrichtung auf eine Digitalstrategie im Unternehmen. Verschiedene Experten und Expertinnen haben zu diesen Wandelanlässen Lösungsprozesse entwickelt. Die Erkenntnisse aus dem Experiment wurden in zwei Fokusgruppen mit Führungskräften, Mitarbeitervertretungen sowie Change-Experten gespiegelt. Abschließend wurden die drei Wandelpfade beschrieben. In der Transformationsagenda gliedern sich die Transformationspfade in die wichtigsten Erkenntnisse zum jeweiligen Transformationspfad sowie die detaillierte Maßnahmen-Tabelle für die Dimensionen. Die Transformationspfade geben den Unternehmen somit anhand konkreter Beispiele Hilfestellung für die Entwicklung einer detaillierten Maßnahmenplanung für das eigene Transformationsvorhaben.

Mithilfe der unternehmensspezifischen Change-Taktik und der individuellen Maßnahmenplanung können Unternehmen nun durch die Transformationsagenda ihr Veränderungsvorhaben auf strukturierte Art und Weise umsetzen. Die Transformationsagenda rundet somit die Instrumente zur Unterstützung der digitalen Transformation der Arbeitswelt ab.