1 Bedeutung von Chatbots für den Einsatz am digitalen Büroarbeitsplatz
2 Chatbot-basierte Unterstützung am digitalen Büroarbeitsplatz
3 Überblick über das Studiendesign
Interview | Branche | Position | Einsatz |
---|---|---|---|
1 | Informations- & Kommunikationstechnik | Projektleiter | ● |
2 | Informations- & Kommunikationstechnik | Geschäftsführer | – |
3 | Fahrzeugbau | Productowner | ● |
4 | Fahrzeugbau | Fachreferent | ● |
5 | Informations- & Kommunikationstechnik | Online-Redakteur/Consultant | ● |
6 | Sonstige Dienstleistungen | Senior Manager | ○ |
7 | Finanzen & Versicherungen | Abteilungsdirektor | ● |
8 | Informations- & Kommunikationstechnik | Teamleiter/Berater | ● |
9 | Finanzen & Versicherungen | Consultant | ● |
10 | Finanzen & Versicherungen | Digital Engineer | ● |
11 | Informations- & Kommunikationstechnik | Geschäftsführer | ○ |
12 | Informations- & Kommunikationstechnik | Leitender KI-Architekt | ● |
13 | Chemie, Pharma & Rohstoffe | IT Service Manager | ○ |
Chemie, Pharma & Rohstoffe | IT Service Manager | ||
14 | Chemie, Pharma & Rohstoffe | Lead IT Architect | × |
15 | Informations- & Kommunikationstechnik | Geschäftsführer | ● |
16 | Sonstiges verarbeitendes Gewerbe | Leiter Controlling und IT | ○ |
17 | Sonstige Dienstleistungen | Major Account Exectuive CE | ● |
18 | Finanzen & Versicherungen | Direktor Enterprise Information Management | ● |
19 | Sonstige Dienstleistungen | Bereichsleitung | ● |
20 | Informations- & Kommunikationstechnik | Business Development Manager | ● |
21 | Informations- & Kommunikationstechnik | Vorstand | ● |
22 | Informations- & Kommunikationstechnik | CEO | ● |
23 | Informations- & Kommunikationstechnik | Expert Sales Manager | ● |
24 | Informations- & Kommunikationstechnik | Accountmanager | ● |
Informations- & Kommunikationstechnik | Senior Consultant | ||
25 | Sonstige Dienstleistungen | Technology Manager | ● |
26 | Informations- & Kommunikationstechnik | Bereichsleiter Workplace Services | – |
27 | Finanzen & Versicherungen | Projektmanager/Serviceentwickler | ● |
4 Einsatzbereiche
Identifizierte Einsatzgebiete | Bereitstellen von Informationen | Ausführen von regelbasierten Prozessen | Weiterleiten an vorhandene Systeme | Strukturiertes Erfassen von Daten | Einrichten von Erinnerungen | ∑ |
---|---|---|---|---|---|---|
Abteilungsbezogener Einsatzbereich | ||||||
(Interner/Externer) Support „Ein [Chatbot] ist für [unser Self-Service Portal], der jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, um Fragen rund um den Arbeitstag, nicht nur technischer Art, beantworten zu können“ „Ein anderer ist dann halt eben Kundensupport, […] wo dann telefonisch oder über eine Webseite Support geleistet wird. Auch da gibt es sehr häufig Standardvorkommen, wo wir mit diesen Vorhaben dann ansetzen, die abzudecken.“ | ● | – | – | – | – | 22 |
Personalwesen „Stellenangebote, was dann Fragen [sind]: Was ist [Firmenname]? Was bietet [Firmenname]? Welche Stellen gibt es? Wer sind die Ansprechpartner, wenn ich mich bewerben möchte?“ „Da gibt es so verschiedenen Fragen, die immer wieder an die Personalabteilung gestellt werden im Zuge des Bewerbungsprozesses und diese Fragen sollen thematisiert werden.“ | ● | ● | – | ● | – | 4 |
Ein- und Verkauf „[…] Vertriebsunterstützung oder generell wie funktionieren unsere Produkte eigentlich. Das betrifft dann jetzt nur unsere Vertriebsmitarbeiter, die nach den jeweiligen besten Argumenten suchen, um [diese] den Kunden nahe zu bringen“ „[Dann] könnte ich abends einfach meinem Chatbot schreiben. Ich bin jetzt z. B. Staubsaugervertreter, dann würde ich ihm einfach schreiben, ich habe heute vier Staubsauger verkauft.“ | ● | ● | – | ● | – | 9 |
Wartung und Instandhaltung „[…] bei irgendeiner Maschinenwartung, wo er dann Checklisten Abhaken muss und das dann gleich verbunden wird mit dem Einkauf von Ersatzteilen […] also Backintegration und […] der Chatbot kann denjenigen dann halt leiten und sagen ‚Jetzt gehen Sie mal auf das, machen da die Schraube los, machen das, machen jenes‘.“ | ● | ● | – | – | – | 2 |
Abteilungsübergreifender Einsatzbereich | ||||||
(Mitarbeiter) Self-Service „[…] auch interne Bestellungen können so abgewickelt werden oder Dinge wie Terminvereinbarungen und Terminkoordination für Gruppen.“ „Jeder […], hat ein IT Service Desk, wo ich ein Token für einen Remotezugriff oder eine Essenskarte beantragen kann, etc. […] Also nicht nur die Frage, wo finde ich den Urlaubsantrag, sondern auch solche Prozesse dann automatisiert abzudecken oder unter Umständen eben mehrere Personen dran zu beteiligen.“ | ● | ● | ● | ● | ● | 21 |
Aus- und Weiterbildung „[…] in den Bot quasi den idealtypischen Gesprächsverlauf hinterlegen und dann seine [Nutzer] davorsetzen und sagen, trainiert jetzt den Gesprächsverlauf, wie er ablaufen soll, wenn ihr am Telefon seid, indem ihr mit dem Bot quasi sprecht. Also der im Bot implementierte idealtypische Gesprächsverlauf als Trainingspartner für den Nutzer.“ „Du hast die Möglichkeit, dass […] Schulungen, auch erstmal Onboarding-Programme oder Weiterbildung vielleicht über solch einen virtuellen Assistenten laufen können.“ | ● | ● | – | – | – | 9 |
Wissens- und Informationsmanagement „Ein Chatbot ist erstmal, dass ich Informationen Abfrage aus verschiedenen Quellensystemen. […] was jetzt halt eine Idee ist, dass man dem Bot viele unterschiedliche Datenquellen zu Verfügung stellt und er gewisse Metriken aus den Datenfeldern visualisiert.“ „[…] weil sich das von einem reinen Wissensautomaten zu einem dynamischen Wissensspeicher weiterentwickelt, der dann auch besser gepflegt ist als klassische Wissensmanagementsysteme.“ | ● | – | – | ● | – | 12 |
4.1 Abteilungsbezogener Einsatz
4.2 Abteilungsübergreifender Einsatz
5 Wirkungen
Identifizierte Wirkungen | ∑ |
---|---|
1. Stufe | |
Einheitliche Plattform zu Systemen und Datenquellen „Aber ich glaube, dass die Kanalunabhängigkeit noch einen größeren Einfluss hat, dass man eben nicht mehr zehn oder zwanzig verschiedene Apps hat, sondern dass man […] einfach sagen könnte ‚Chatbot, ich muss […] ein Ticket öffnen.‘ und dann weiß der Chatbot, welche Daten in das Ticketsystem reingehören und kann diese eben abfragen bzw. aus der Aussage […] extrahieren.“ | 16 |
Automatisieren von Aufgaben und/oder Prozessen „[…] Aufgaben, die repetitiv sind, die sich wiederholen, […] die viel Zeit benötigen normalerweise und die aber durch so einen Bot schneller gelöst werden können, da sind Chatbots sehr gut dabei.“ | 15 |
24/7 Verfügbarkeit „Es soll eine Erreichbarkeit 24 h 7 Tage die Woche gewährleistet werden für den Kunden.“ | 11 |
2. Stufe | |
Modernisieren und Digitalisieren der Arbeitsumgebungen „[…] Adaption auf die neuen Kommunikationsgewohnheiten der viel genannten Digital Natives […] Alle Mitarbeiter sagen, […] dass sie lieber ein interaktives Format, wie einen Chatbot über verschiedene Messenger nutzen würden, als tatsächlich einen Telefonkontakt, sozusagen einfach die Kanalpräferenz.“ | 14 |
Reduzieren der Komplexität in der Arbeit und Systemlandschaft „Aber, es gibt eben diese ganzen komplexen Systeme […], dass man über solche Interfaces, die den Anwender in gewohnter Weise kommunizieren lässt und die es ein stückweit egal werden lassen, ob es sich um einen Menschen oder um eine Maschine handelt. Solche [Chatbots] ermöglichen [es] mit dieser Komplexität […] klar kommen.“ | 3 |
Verbessern und Standardisieren von Abläufen und Prozessen „[…] Transparenz in den Prozessen und eine gewisse Standardisierung, weil wenn einmal auf eine bestimmte Art und Weise ein Fall gelöst wurde und der nächste User ruft an und […] hat das gleiche Problem dann kann man sicher sein, dass wieder der gleiche Lösungsweg beschritten wird.“ | 9 |
Anpassen der Systeme an den Nutzer „Es wird zwar immer wieder versprochen, dass die Technologie sich uns anpasst, aber das ist ja noch immer nicht der Fall und das versprechen Chatbots zu tun, weil sie sich dem Nutzer anpassen und ihm die Information und die Anwendungsfälle zur Verfügung stellen, die er braucht […]“ | 12 |
Unterstützen und Entlasten der Mitarbeiter in der täglichen Arbeit „[…] dieses Thema Conversational UI, wo der [Chatbot] die Führung des Nutzers übernehmen kann und ihn gezielt nach Informationen fragen und durch einen Baum von Lösungsmöglichkeiten navigieren kann.“ „Da würde ich eine solche Technologie eher in dem Bereich sehen, dass dort entlastet wird, um Kapazitäten frei zu schaffen für Neues.“ | 22 |
Reduzieren von Zeitaufwänden „Wir sehen das Thema Geschwindigkeit in der Beantwortung, wo eben manche einfachen Anliegen auch lange liegen bleiben können, wenn ein großvolumiges Anfragevolumen da ist, wird man hier schneller bedient.“ | 20 |
3. Stufe | |
Stärken von Innovationskraft und Image „Aber die auslösenden Elemente sind momentan tatsächlich auf der vertrieblichen Seite die Themen Kundenbindung, moderne innovative Kommunikationskanäle, Customer Journey, dort irgendwo positiv zu punkten.“ | 4 |
Verbessern der Arbeitsqualität „Auf der anderen Seite, […] rückt der Mensch als solches immer mehr in den Fokus, das heißt dort ein möglichst angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und da gehört für mich, […] da gehört sowas zukünftig dazu.“ | 12 |
Steigern von Produktivität und Effizienz „[…] natürlich ein Chatbot auch ein echter Effizienzfaktor, wenn der in der Lage ist, dass Vorgänge schon vorab selbstständig zu erledigen bevor da ein echter Mitarbeiter dran muss und sich darum kümmert, […]“ | 13 |
Reduzieren von Kosten „Natürlich ist der Nutzen auf der einen Seite Kosteneinsparung, egal, ob wir das im Kundenservice einsetzen, […] oder intern […], indem die Leute sich selber […] bzw. durch den Chatbot die Informationen beschaffen können.“ | 19 |
Verbessern der Servicequalität „[…] ein Chatbot ist permanent erreichbar unabhängig von normalen Arbeitszeiten. Damit erhöht sich die Servicequalität.“ | 2 |
6 Handlungsempfehlungen
6.1 Technische Handlungsempfehlungen
Kategorie | Handlungsempfehlungen |
---|---|
Datenbasis | Aufbau NLP-fähiger Datenbestände Abbilden von Beziehungswissen innerhalb der Daten(-banken) Kontinuierliche Pflege und Training der Wissensbasis |
„Das hat Auswirkungen auf das Anlernen eines Chatbots, die fortlaufende Datenpflege, was unglaublich umfassend wird je größer dieser Chatbot.“ „Dort geht es darum Daten zur Verfügung zu stellen und Daten vor allen Dingen standardisiert zur Verfügung zu stellen und das wäre so die technologische Herausforderung […].“ „Zu den ersten Herausforderungen gehört das Thema Trainingsaufwand. Also es ist so, dass eine Chatbotkomponente wenn man sie frisch in Betrieb nimmt, selbst mit vernünftiger Aufbereitung von zum Beispiel FAQ Wissen, immer noch zahlreiche Wendungen unserer Kommunikation nicht versteht. Das heißt, es gibt einen großen vorab Aufwand und einen großen während dessen Aufwand.“ | |
Funktionalität | Unterstützen von Mehrsprachigkeit in der Interaktion Weiterleiten an reale Mitarbeiter bei Wissenslücken |
„[…] die Schwierigkeit darzustellen, wie schwer es ist, ein wirkliches dynamisches, natürliches Gespräch hinzukriegen. Und das gilt nicht nur für normale Gespräche, sondern auch für alle Prozesse, die man abbilden kann. Also du kannst nur einen bestimmten Bereich von Dynamik wirklich in einem Chatbot abbilden.“ „[…] Komplexität könnte um die Sprache herum existieren. Wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind, sind Ihre Chatbots viel, viel komplexer, weil Sie Dinge in vielen verschiedenen Sprachen vorhalten müssen.“ | |
Systemlandschaft | Daten- und Prozessintegration mit der Systemlandschaft Oberflächenintegration in die vorhandenen Systeme |
„Wir benutzten bestehende Schnittstellen, aber immer müssen die Schnittstellen auch neu gemacht werden und die müssen eben auch gepflegt werden. Also, das ist dann schon auch, wenn man tief in die Unternehmenssysteme reingeht, dann ist das auch schon ganze Menge Anpassungsaufwand innerhalb der Unternehmens IT.“ „Du hattest angesprochen über bestehende Chatprogramme vielleicht was zu machen, […] dass wir hier mit unserem Skype oder Jabber direkt mit dem Chatbot dann auch kommunizieren können, das sehe ich noch nicht.“ |
6.2 Organisatorische Handlungsempfehlungen
Kategorie | Handlungsempfehlungen |
---|---|
Einbeziehen der Benutzer | Benutzerschulungen für die neue Interaktionsmethode Change- & Erwartungsmanagement unter den zukünftigen Nutzern |
„Eine weitere Limitation ist, die Hemmschwelle den Chatbot tatsächlich auch zu benutzen. Wenn ich in meine typischen Arbeitsraster verfallen bin und ich weiß ganz genau, was ich benutzen muss, wie das funktioniert, dann brauche ich normalerweise keine Chatbots. […] Deswegen sind […] Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind, eher skeptisch gegenüber Chatbots.“ „Ich benutze [Google Assistent] fast gar nicht, […] weil ich immer viel zu viel nachdenken muss, wie ich eine Frage formulieren kann, damit er die versteht. Also ich kann nicht einfach [mit dem reden …]. Solange ich das nicht kann, […] kann ich es auch gleich wieder über das alte IT System machen oder jemanden anrufen.“ | |
Geplantes Vorgehen | Finden & Abgrenzen von sinnvollen Anwendungsfällen Definition und Reorganisation der abzubildenden Prozesse Ressourcen zusichern & Aufbau von verantwortlichen Abteilungen |
„Die kritischste Herausforderung ist für mich tatsächlich der Use Case. […] und der Use Case ist immer davon abhängig ob die Daten und die Systeme vorhanden sind, die ich brauche um den Use Case abzubilden. […] es gibt einfach Use Cases, die kann ich über ein grafisches Interface deutlich schneller abbilden […] Es wird aber Use Cases geben, wo ich gehemmt bin, durch […] eine normale UI […]“ „Das haben wir auch schon probiert, […] vielleicht können wir über den schlecht designten Prozess, den wir derzeit haben, Automatisierung abbilden, sodass wir da schneller werden. Ne, funktioniert nicht“ „Das Management unterstützt uns eigentlich durch die Bereitstellung der Budgets und die Formulierung des Wunsches, dass man das haben will. Zieht sich dann aber auch schon eher zurück.“ | |
Datenschutz und -sicherheit | Sicherstellen der DSGVO Auswahl eines Anbieters vs. Entwickeln eigener Chatbots |
„Also wenn wir nach Deutschland schauen, ist das allererste, was mir einfällt, Datenschutzprobleme. Das Thema Datenschutz ist extrem wichtig bei diesem Themengebiet, zumindest um dieses Thema in Deutschland zu etablieren.“ „[…] nächste Herausforderung wer ist verantwortlich für das Wissen was wir dort drinnen habe? Geben wir das einem externen Dienstleister müssten wir dem all unser Wissen geben. Wollen wir dem unser Wissen geben über [Firmenname]? Wer ist verantwortlich, dass dieses Wissen gepflegt wird? Wer ist verantwortlich, dass das was da drin ist auch immer noch aktuell bleibt?“ |