Erwarten Sie bitte keine „Hinführung zum Gerät“ oder ein Kapitel „Ich schalte meinen Computer ein“. Nebenbei: In meinem Handbuch stehen zum Einschalten die Goldenen Worte:
„Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um jemanden nach der exakten Vorgehensweise für die Inbetriebnahme Ihres Computers zu fragen! Notieren Sie sich die einzelnen Schritte, um sie später nachlesen zu können.“
Ich werde Sie auch nicht mit Sätzen langweilen wie: „Der Monitor ist im Prinzip ein Fernseher — ein Fernseher in Ihren Computer.“ Aber ein paar grundlegende Dinge sollten in diesem Kapitel erwähnt werden. Wenn Sie das alles schon kennen, um so besser, denn es ist für alle die geschrieben, die sich in der nächsten Zeit an ihrem Computer zu schaffen machen und sich noch nicht so gut auskennen.
Was man zum Verbessern braucht, sind Kriterien, nach denen man Texte beurteilen kann. Kriterien, die sich nicht in „das finde ich schön“ oder „das ist schlechtes Deutsch“ erschöpfen. Selbstverständlich kann dieses Buch kein Handbuch über die Sprache im Geschäftsbrief ersetzen, aber einiges von dem, was man kennen und beachten sollte, möchte ich Ihnen auf den nächsten Seiten zeigen.
Auf Disketten ist viel Platz. Disketten sind nicht teuer. Gespeicherte Texte kann man leicht finden. Drei Punkte, die wir für die tägliche Korrespondenz nutzen sollten: Wir legen für häufig gebrauchte Formulierungen ein kleines elektronisches Nachschlagewerk an — dies ist die Vorstufe zur Textbausteinverarbeitung, mit der wir uns in einem weiteren Buch ausführlich befassen werden.
Auf den ersten Blick scheint es so, als brauche man sich mit dem Leerschritt nicht zu beschäftigen, denn wo nichts ist, da ist eben nichts. Trotzdem gibt es einige Unsicherheiten beim Gebrauch dieses Nichts: Schreibt man 40prozentig oder 40-prozentig oder 40 prozentig oder 40 — prozentig?
Oft ist es sehr lästig, wenn man vor dem Schreiben erst die Formatzeile einrichten muß. Besonders beim Wechsel der Schreibschritte oder wenn man öfter verschiedene Papierformate einspannt, ist das DIN-gerechte Formatieren zeitraubend. Für die häufigsten Formate sollte man sich deshalb fest Formatzeilen speichern, die man bei Bedarf kurzerhand abruft.
Wichtig für die Festlegung der Anfangs- und Endstellen eines DIN-gerechten Briefes ist zuerst die Schriftgröße. Die DIN-Empfehlungen berücksichtigen die normalen Schriften der Schreibmaschinen (von der Proportionalschrift einmal abgesehen) Pica- und Eliteschrift. In der Regel sind die Nadeldrucker diesen Schriftgrößen angeglichen — wer einen Typenrad- oder Kugelkopfdrucker einsetzt, ist ohnehin besser dran, denn er kann selbst entscheiden, welche Schrift er nimmt. Übrigens gibt es inzwischen auch Kombi-Drucker, die Typenrad- und Nadeldrucker enthalten. Mit^A wählt man die 12er-Schrift, mit^N die 10er-Schrift, andere Abstände mit .CW und der entsprechenden Zahl.
Man sollte mit Hervorhebungen so sparsam wie möglich umgehen. Drehen Sie besser an den Sätzen, heben Sie alles Wichtige sprachlich hervor und nicht mit grafischen Tricks.
Mal zusammen, mal mit Bindestrich, dann wieder ohne, einige mit kleinem Anfangsbuchstaben — wer soll sich da noch auskennen! Einigermaßen sicher ist man sich eigentlich nur bei der Schreibweise der Straße, in der man selber wohnt. Dabei steckt hinter der ganzen Geschichte sogar ein System, das obendrein recht logisch ist.
Über die groß- und kleinschreibung in unserer sprache haben sich schon generatio-nen gestritten. Alle gruppen, die Verfechter der kleinschreibung, die traditionali-sten, die gemäßigten und die Wechselwähler haben ihre argumente. Wir wollen hier nicht in das thema einsteigen, sondern uns die regeln, wie sie derzeit noch gelten, ein wenig übersichtlicher machen.
Dieses Kapitel ist lang und schwierig. Es behandelt erschöpfend alle Kommaregeln unserer Sprache. Sie müssen es unbedingt lesen. Lernen Sie die Regeln auswendig.
Wenn man ein und denselben Brief an verschiedene Empfänger schicken will, so wird man um die „Variablen“ — also Textstücke, die von Brief zu Brief verschieden sind — nicht herumkommen. Das fängt schon bei der Anschrift an, geht weiter bei der Anrede, über Zahlen und Produktbezeichnungen bis zu persönlichen Grüßen und verschiedenen Anlagezeilen.
„Sehr geehrte Damen und Herren“ — Briefe, die mit dieser Anrede beginnen, bereiten in Serienbriefen zumindest grammatisch die geringsten Schwierigkeiten: Man braucht sich nicht um die Anschrift zu kümmern („Herrn“, „Frau“) und schert sich nicht um die Endungen bei „Sehr geehrte Frau ...“ und „Sehr geehrter Herr . . .“.
