Das Jahr 1982 wurde von einem der großen deutschen Konzerne zum „Jahr der Bestände“ bestimmt. In Tagesseminaren wurde in diesem Geschäftsjahr den Mitarbeitern des Unternehmens die Bedeutung der Bestände für die Kostenrechnung und für die Liquidität erläutert und die Möglichkeiten zur Beeinflussung der Bestandshöhe aufgezeigt.
Der Konjunkturverlauf schlägt sich im Unternehmen nicht nur in der Entwicklung der Umsatzzahlen nieder. Die Konzentration auf die Bewältigung eines ständig steigenden Auftragseinganges in Zeiten günstiger konjunktureller Bedingungen führt in der Regel neben der hohen Auslastung in der Fertigung zu Problemen im Vertrieb. Wachsende Rückstände bei der Belieferung des eigenen Kundenkreises, Terminüberschreitungen bei der Belieferung durch die Lieferanten, und schließlich auch Reibungsverluste beim Materialfluß durch das Unternehmen sind der Ausdruck eines hohen Auftragseinganges. Die Priorität hat in solchen Situationen der „Umsatz“ und der Wunsch, den eigenen Marktanteil zu halten und ihn möglichst auszubauen. Zu wenig Zeit bleibt dann zur Beobachtung der Schwachstellen im Unternehmen.
Für die verschiedenen Verantwortungsbereiche im Unternehmen haben die Vorräte unterschiedliche Bedeutung und werden dementsprechend unterschiedlich bewertet. Der Verantwortliche für die Finanzen sieht die Problematik bei einem Anwachsen der Vorräte in der Tatsache, daß zusätzliche flüssige Mittel beschafft werden müssen, deren zeitliche Bindung nur sehr schwer vorherzusehen ist.
In einer Besprechung der Geschäftsleitung der Firma Geräte-Bau GmbH mit den Bereichsleitern des Vertriebs, der Entwicklung, der Fertigung und der Verwaltung wird unter anderem die Bestandsentwicklung diskutiert. Genaue Zahlen über die Entwicklung im Laufe des Geschäftsjahres stehen allerdings nicht zur Verfügung. Aufbauend auf der letzten Inventur zum Geschäftsjahresende werden die Zugänge des Materials, der Teile und der Wertzuwachs von Lohn und Gemeinkosten in der Buchhaltung erfaßt und die fakturierten Rechnungen abgezogen. Die Entwicklung der unfertigen Erzeugnisse in der Werkstatt wird nicht ermittelt. Auch nicht der Zugang an Fertigerzeugnissen.
Die unterschiedliche Bewertung der Vorräte aus der Sicht der verschiedenen Funktionsbereiche im Unternehmen macht eine objektive Beurteilung der absoluten Höhe der Bestände schwierig. Auch die in der letzten Zeit aufgekommenen Schlagworte bezüglich einer „bestandslosen Fabrik“ helfen bei der Beurteilung in einer konkreten Situation nicht weiter.
Die grundsätzliche Erkenntnis, daß die Höhe der Vorräte ein wesentliches Problem hinsichtlich der Kostenstruktur und der Finanzierung darstellt und daß daher eine Optimierung der Bestandshaltung sinnvoll ist, reicht nicht aus. Die Optimierung erfordert konkrete Maßnahmen in allen Bereichen. Dazu sind Kenntnisse über die Möglichkeiten und Voraussetzungen zur Bestandsbeeinflussung erforderlich und das Bewußtsein, daß eine laufende Beobachtung der Bestandsentwicklung die Grundlage dieser Beeinflussung darstellt.
Das Bestände-Controlling als Teilbereich der allgemeinen Controllertätigkeit im Unternehmen baut auf den gleichen Komponenten (8, S. 48 ff.) auf und benötigt daher die Planung, die Analyse und die Berichterstattung als Teilfunktionen zur Erfüllung seiner Aufgabe. Die Planung gibt die Ziele vor, zu deren Festlegung und zu deren Überwachung mit den Ist-Zahlen es der Analyse bedarf. Die Berichterstattung als dritte Funktion hat die erreichten Ergebnisse darzustellen und die Zielerfüllung oder Zielverfehlung aufzuzeigen. Entscheidend ist nicht die hierarchische Zuordnung des Controllers, sondern seine Fähigkeit, die Teilfunktionen Planung, Analyse und Berichterstattung zur Aufgabenerfüllung richtig einzusetzen.
Auf den Einfluß des Einkaufs bei der Bestandsbildung wurde in dem Protokoll zu der Geschäfsleitungssitzung der Geräte-Bau GmbH an mehreren Stellen hingewiesen. Angesprochen wurden die Preiserhöhungen der Lieferanten, die Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Engpaßteilen, die fehlende Termintreue der Lieferanten, die Aufgabe falscher Bestellungen durch den Einkauf und die Einkaufslosgrößen.
Über den Einfluß der Fertigungssteuerung und der Fertigungsdurchführung auf die Vorräte gibt es eine Reihe von Veröffentlichungen. Angeregt wurde die in den letzten Jahren zunehmende Zahl der Arbeiten durch die höheren Kapitalkosten im Zusammenhang mit den veränderten Zinssätzen und dem zunehmenden Anteil an Fremdfinanzierung im Unternehmen, durch die zunehmende Bedeutung des Mate-rialanteiles im Fertigungsprozeß und schließlich durch die Auseinandersetzung mit der grundsätzlich anderen Einstellung japanischer Fertigungsmanager zu den Fragen der optimalen Bestandshaltung.
In der Kette des Materialflusses hat der Vertrieb vorwiegend den Teil bei der Beeinflussung der Vorräte zu vertreten, der sich auf die Fertigerzeugnisse bezieht. Diese Einflüsse des Vertriebs resultieren
aus der strategischen und der operativen Vertriebsplanung,
aus der Vertriebsdisposition,
aus dem Informationsfluß zu den übrigen Bereichen und
aus der Abwicklung im Vertriebsbereich mit den Schwerpunkten im Vertriebslager und im Versand.
Kennzahlen zur Bestandssituation und zur Bestandsentwicklung und Checklisten zur Bestandsanalyse sind Instrumente des Bestandscontrollers bei seiner Aufgabenstellung, einen Beitrag zur Optimierung der Vorräte zu leisten.
Die Einordnung des Bestände-Controllers in das Unternehmen, seine organisatorische Einbindung und seine Zuordnung in die Unternehmenshierarchie ist abhängig von der Größe und der Organisationsstruktur des Unternehmens selbst.
Die Firma Sonnen-Kosmetik GmbH hat in den zurückliegenden Jahren durch die Einführung neuer Präparate zum Schutz vor Sonneneinstrahlungen ein hohes Umsatzwachstum erzielt.
