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2009 | Buch

Geschäftsprozesse optimieren

Der Praxisleitfaden für erfolgreiche Reorganisation

verfasst von: Eva Best, Martin Weth

Verlag: Gabler

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Über dieses Buch

Fritz Nordsieck, ein vergessener Vordenker der deutschen Organisationsforschung, schrieb im Jahr 1961: „Wer sich die Gliederung der Betriebsaufgabe als eine Struktur vorstellt (. . . ), muss sich darüber im Klaren sein, dass er eine Vereinfachung, eine Abstraktion, vorgenommen hat. Er hat nämlich weggelassen die Vorstellung der T- sache, dass der Betrieb in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette ist“. Die antiquierte Sprache darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Kern des Zitats brandaktuell ist: Prozesse bilden das organisatorische Rückgrat von Unternehmen – und nicht Organisationsstrukturen. Diese Tatsache steht im krassen Widerspruch zu unserer praktischen Erkenntnis: Wir beobachten, dass Reorganisatio- projekte zunächst an den Strukturen ansetzen und sich erst danach der Optimierung der Geschäftsprozesse zuwenden. Die damit verbundene Einengung des Gestaltungsspi- raums für Prozesse wird durch das Bestreben dominiert, die Machstrukturen möglichst früh zu zementieren. Der Betrieb, in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess. Wir wollen mit der dritten Auflage die Bedeutung von Geschäftsprozessen für den Unternehmenserfolg noch deutlicher hervorheben. Zu diesem Zweck haben wir einige wichtige Inhalte ergänzt. Im neu hinzugefügten ersten Kapitel beschreiben wir eine umfassende Methode zum Geschäftsprozessmanagement mit allen strategisch relevanten Aspekten. Was auf den ersten Blick eher theoretisch anmutet, ist tatsächlich von hoher praktischer Relevanz. Wir haben beobachtet, dass bereits die Vorstellung über das, was ein Geschäftsprozess eigentlich ist, in der Praxis stark auseinander geht.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
1. Ganzheitliche Methode für die Geschäftsprozessoptimierung
Zusammenfassung
Die Optimierung von Geschäftsprozessen stellt keine Raketentechnologie dar. Vielmehr ist häufig das Gegenteil der Fall. In weiten Teilen erfüllt der Einsatz von umfassenden Checklisten und intuitiven Techniken wertvolle Dienste. Doch mit zunehmender Komplexität der Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung geht der Blick für das Ganze leicht verloren. Das ist unserer Erfahrung nach einer der Hauptgründe, warum viele Projekte scheitern oder zumindest nicht den gewünschten „großen Wurf“ erzielen. Deshalb stellen wir eine ganzheitliche Methode für die Geschäftsprozessoptimierung vor, mit der Sie den Gesamtkontext stets im Auge behalten können und so die Gefahr mindern, vor lauter Einzelaktivitäten die große Linie aus dem Auge zu verlieren.
2. Vorbereitung — Ein guter Anfang ist die Hälfte des Ganzen
Zusammenfassung
Ende 1998 wurde der italienische Flughafen Malpensa in der Nähe von Mailand eröffnet. Im Vorfeld wurde Malpensa als zukunftsweisend für andere Flughäfen gepriesen. Doch der Alltag bewies das Gegenteil: Im ersten Quartal 1999 waren 56 Prozent aller Starts in Malpensa durchschnittlich 48 Minuten verspätet. An heißen Sommertagen weichte der Teer auf den Rollbahnen so stark auf, dass einige Maschinen regelrecht stecken blieben. In einem anderen Fall mussten die Passagiere nach der Landung weitere 80 Minuten an Bord sitzen bleiben. Zuerst konnte die Bodenkontrolle dem Piloten keine endgültige Parkposition zuweisen. Nachdem diese gefunden war, dauerte es eine Weile, bis ein Bus für den Transfer zum Terminal bereitstand. Schließlich suchte man eine Treppe, über die die Passagiere das Flugzeug verlassen konnten. Als diese eintraf, stellte sich eine weitere Überraschung ein: Die Treppe war zu kurz. Und dies war kein Einzelfall.
3. Potenzialanalyse — Wer den eigenen Ausgangspunkt nicht kennt, dem nutzt die beste Landkarte nichts
Zusammenfassung
Mit der Potenzialanalyse beginnt die inhaltliche Arbeit. Im Kern geht es um die Analyse der gegenwärtigen Wettbewerbsposition des Unternehmens bzw. des betroffenen Unternehmensbereichs. Aber wozu der Aufwand für eine Analyse, wenn sowieso alles neu geschaffen werden soll? Nicht nur das. Führt die Analyse des Gegebenen nicht sogar zu einer mentalen Verinnerlichung des Status quo? Mit der Folge, dass der kreative Horizont derart eingeengt wird, dass das Redesign keine substanziellen Veränderungen bringen kann? Auf den ersten Blick klingt das plausibel. Doch die Zweifel derer, die großzügig auf eine Potenzialanalyse verzichten wollen, sind zu entkräften.
  • ⊙ Zunächst schafft die Potenzialanalyse die Informationsgrundlage für die folgenden Projektschritte. Theoretisch kann das Redesign auch ohne Potenzialanalyse durchgeführt werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass ohne Transparenz über den aktuellen Status wichtige Detailinformationen fehlen, was spätestens bei der Umsetzung der neuen Prozesse zu erheblichen Schwierigkeiten führt.
  • ⊙ Zudem erfüllt die Potenzialanalyse eine politische Dimension. Wir kennen kein Projekt, in dem die Redesign-Maßnahmen von allen gleichermaßen wohlwollend begrüßt wurden. Ganz gleich in welchem Unternehmen. Mit Sicherheit werden einige Interessengruppen versuchen, das Vorhaben zum Erliegen zu bringen. Wer dann nicht belegen kann, dass die geplanten Veränderungen tatsächlich erforderlich sind, wird spätestens bei der Umsetzung scheitern.
4. Redesign — Gratwanderung zwischen Kreativität und Faustregeln
Zusammenfassung
Das Redesign wäre einfach, wenn Sie Ihre aktuellen Prozesse in ein Computerprogramm eingeben könnten und es nach einer kurzen Rechenpause den optimalen Prozess auswerfen würde. Das funktioniert nur, wenn die Prozessoptimierung einer klar definierten Logik folgt. Aber das hieße, Kreativität, müsste nach Faustregeln ablaufen — was ein Widerspruch in sich ist. Kreativität und Regeln schließen sich in letzter Konsequenz gegenseitig aus. Die Arbeit im Redesign stellt eine Gratwanderung zwischen beiden Polen dar, was im Projektalltag zu einem Dilemma führt: Einerseits ist kreatives Denken unabdingbar, um wahrhaft neue Lösungen zu schaffen. Andererseits darf das Vorgehen nicht chaotisch sein und die daraus resultierenden Prozesse müssen praktikabel sein. Beides schränkt die Kreativität wieder ein.
5. Umsetzung — Die neuen Prozesse in der Organisation zum Laufen bringen
Zusammenfassung
Jetzt wird es also ernst. In der Umsetzung werden die neu entworfenen Prozesse mit Leben gefüllt. Dass Reorganisationsprojekte gerade in dieser Phase häufig scheitern, ist kein Geheimnis. Jeder erfahrene Projektmanager rechnet mit Widerstand und Unwegsamkeiten bei der Umsetzung. Beides lässt sich nicht ohne weiteres aus dem Weg räumen. Welche unsichtbare Hand ist am Werk, wenn ein Projekt — trotz ausgezeichneter Sacharbeit — einfach nicht gelingen will?
6. Nachbereitung — Erfolg messen und Wissen konservieren
Zusammenfassung
Angenommen, Sie haben soeben ein großes Projekt mit einem stattlichen Budget von circa 100 Millionen Euro abgeschlossen. Würden Sie jetzt nicht gerne wissen wollen, wie erfolgreich das Vorhaben war? Die Antwort liegt eigentlich auf der Hand. Dennoch hat unsere Frage keinesfalls nur rhetorischen Charakter, wie die Bundesagentur für Arbeit mit ihrem „Virtuellen Arbeitsmarkt“ (VAM) belegte. Der Bundesrechnungshof bemängelt in seinem Prüfbericht, dass nicht nachvollziehbar sei, ob und wann die von der Bundesagentur geplanten Einsparungen von 1,1 Milliarden Euro realisiert werden könnten. Ferner sei nicht erkennbar, ob der 100 Millionen Euro teure VAM überhaupt zu einer Entlastung am Arbeitsmarkt beitragen könne. So wie in diesem Beispiel stellen wir in vielen Projekten fest, dass eine systematische Erfolgs- und Leistungsmessung in aller Regel unterbleibt. Ganz zu Schweigen von der Etablierung einer kontinuierlichen Messung, beispielsweise durch ein modernes Management Informations-System (MIS), das ein zeitnahes Bild von der Leistungsfähigkeit der Prozesse garantiert.
7. Schlusswort
Zusammenfassung
Wir haben in diesem Buch eine praktische Vorgehensweise zur Reorganisation von Geschäftsprozessen vorgestellt und diese mit zahlreichen Beispielen untermauert. Konzepte mit klangvollen Namen, die das Thema „Prozessoptimierung“ ins Blickfeld rücken, gibt es viele. Im Wechselbad der Management-Moden schwammen beispielsweise business Process Reengineering, Total Quality Management (TQM) oder Lean Management. Mitte der neunziger Jahre erreichte die Six Sigma-Welle Deutschland, eine Methodik, die schon seit den achtziger Jahren in amerikanischen Unternehmen praktiziert wurde.
Backmatter
Metadaten
Titel
Geschäftsprozesse optimieren
verfasst von
Eva Best
Martin Weth
Copyright-Jahr
2009
Verlag
Gabler
Electronic ISBN
978-3-8349-9410-3
Print ISBN
978-3-8349-1384-5
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-8349-9410-3

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