Online-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen

Es war der Wunsch des Programmkomitées, daß ich über einige neuere Entwicklungen auf dem Gebiete der Kostenrechnung — und hier muß nach heutiger Auffassung auch der Gegenpart: die Leistungs- und Erlösrechnung eingeschlossen werden — berichte. Ich hatte zunächst einige Bedenken, diesen ehrenvollen Auftrag anzunehmen, weil ich im gegenwärtigen Zeitpunkt noch so gut wie gar nichts zur Anwendung von Online-Systemen in der Kostenrechnung bieten kann. Ich habe mich aber schließlich doch davon überzeugen lassen, daß unsere Überlegungen, die sich noch im Vorfeld zu Ihrem Rahmenthema befinden, für Sie von Interesse sein könnten.

Das Spektrum der Einsatzmöglichkeiten von Online-Systemen im Finanz-und Rechnungswesen ist — wie die Beiträge des vorliegenden Tagungsbandes zeigen — äußerst vielfältig und nicht auf einen Blick zu überschauen. Wer sich schnell einen Überblick verschaffen will, sucht daher zuerst nach prinzipiellen Merkmalen zur Beschreibung des Einsatzes solcher Systeme.

Das Rechnungswesen hat zunächst eine mehr dokumentarische Bedeutung, in dem es als vergangenheitsorientierte Istrechnung dem ABSCHLUSS, der ABRECHNUNG, der RECHTFERTIGUNG und der DOKUMENTATION dient. Darüber hinaus werden heute jedoch im Sinn e einer zukunftsorientierten Vorschaurechnung für die PLANUNG, STEUERUNG und ÜBERWACHUNG des gesamten betrieblichen Geschehens gerade vom Rechnungswesen in immer stärkerem Maße bessere und schnellere quantitative Informationen erwartet, auf deren Basis bessere, rational begründete Entscheidungen gefällt werden können.

On-line-Finanzbuchhaltungssysteme finden als Standardprogramme für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend Verbreitung (1). Es erschien uns deshalb interessant, empirische Untersuchungen bei Anwendern von Finanzbuchhaltungssystemen durchzuführen, um dabei den Entscheidungsprozeß zur Systemauswahl,die Einführungsphase,die Betriebsphase,den benutzten Funktionsumfang,die Benutzung der Dialogkomponenten,die Benutzung der Stapelverarbeitungskomponentennäher kennenzulernen.

Von Jahr zu Jahr preisgünstiger — bei ständig steigender Leistung. Es gibt nicht viele Investitionsgüter, die — betrachtet man den Zeitraum der vergangenen zwanzig Jahre — mit diesem Slogan für sich werben können. Computer aber gehören gewiß zu ihnen — für sie hat diese Aussage nach wie vor Gültigkeit.

Schon in der Vergangenheit wurde versucht, durch den Einsatz verschiedener Techniken und Hilfsmittel die Arbeit des Buchhalters zu rationalisieren. Beispiele dafür sind die Durchschreibebuchführung, der Einsatz von Buchungsautomaten oder eine konventionelle EDV-Buchhaltung mit Stapeleingabe.

Die Expansion unserer Wirtschaftswelt fordert immer mehr vervielfältigte Leistungen auf der Basis immer knapper werdender Verhältnisse.

Die rasante technische Entwicklung der jüngsten Vergangenheit führte zur Herausbildung einer spezifischen DV-Leistungsklasse mit typischen Aufgabenstellungen und Problemen. Es handelt sich um dialogorientierte dezentrale Systeme für den Einsatz in Klein- und Mittelbetrieben sowie dezentralen Org.-Einheiten, die zuvor durch die “mittlere Datentechnik”, vornehmlich in Form der Magnetkontencomputer, bedient wurden. Die Systeme sind gekennzeichnet durch MagnetplattenspeicherBildschirmanschlüsseMehrbenutzerbetrieb

Buchhaltungs- und Betriebsabrechnungssysteme werden auf dem Markt mit einem extrem ho hen Vervielfältigungsfaktor eingesetzt. Die Mehrzahl dieser Systeme ist in Klein- und Mittelbetrieben zu finden. Von den einfachen manuellen Lösungen bis hin zur integrierten Datenverarbeitung gibt es die verschiedensten Einsatzmöglichkeiten. Für die gezielte Anwendung sind sowohl objektive als auch subjektive Entscheidungskriterien von Bedeutung.

Das betriebliche Geschehen eines Unternehmens, der Nachweis über Einnahmen und Ausgaben, läßt sich aus den Zahlen der Buchhaltung ablesen. Dabei spielt die Unternehmensgröße eine untergeordnete Rolle. Vielmehr arbeiten die Kreditoren-, die Debitoren- und die Sachkontenbuchhaltung nach dem gleichen Verfahren der doppelten Aufzeichnung von Buchung und Gegenbuchung. Das vorliegende Programmpaket FiBBS ist von Mitarbeitern mit jahrelanger praktischer Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung und Kostenrechnung entwickelt worden. Speziell dem Sachbearbeiter in der entsprechenden Abteilung soll ein Arbeitsmittel in die Hand gegeben werden, das ihn von lästiger Routinearbeit befreit und ihm trotzdem genügend Raum für individuelle Entscheidungen ermöglicht.

Die Aufzeichnungen im Rechnungswesen haben nicht nur historische und steuerliche Bedeutung. Vielmehr sollen — ausgelöst durch die enorme DV-technologische Weiterentwicklung — alle technischen Möglichkeiten genutzt werden, um weiterreichende Aufgaben zu lösen, Management-Entscheidungen vorzubereiten, analytische Ergebnisse in Form von Kennzahlen zu liefern, Kontrollaufgaben zu ermöglichen und fundierte Planzahlen für einen aussagefähigen PLANIST-Vergleich einzugeben.

Der Jahresabschluß mit seinen Bestandteilen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bleibt trotz der möglichen Bewertungsspielräume und der Vergangenheitsorientierung ein wichtiges Instrument, um die Lage und Entwicklung von Unternehmen zu beurteilen. Es liegt daher nahe und ist auch ein Bedürfnis der Unternehmenspraxis, die Zukunft eines Unternehmens anhand von Planabschlüssen darzustellen. Die Planabschlüsse, die in der Unternehmenspraxis oft einfach als Planbilanzen bezeichnet werden, sind das Ergebnis einer mehr oder weniger gut ausgebauten Unternehmensgesamtplanung. Zur Unterstützung der Unternehmensgesamtplanung werden in immer stärkerem Umfang Unternehmensmodelle eingesetzt, wobei ein Computereinsatz praktisch unumgänglich ist.

FIESTA — Finanz-, Ergebnis- und Steuerplanungsmodell in APIS1) — ist ein Dialogmodell zur integrierten Fünfjahresplanung von Ergebnis, Finanzen und Gewerbesteuer in Einjahresschritten. Entwickelt wurde das Modell in einer Kooperation des BIFOA und der DATEV e.G., Nürnberg. FIESTA liegt heute in zwei Versionen vor, einmal als Prototyp, der in der Planungssprache BUSTER im Time-sharing-Netz der DATEMA GmbH, Frankfurt realisiert wurde, und einmal in einer überarbeiteten Version der DATEV e.G. Diese Version wurde der Öffentlichkeit erstmals auf der Hannover Messe 1979 unter der Bezeichnung PLAN vorgestellt und steht ab November 79 den in der DATEV zusammengeschlossenen Steuerberatern zur Verfügung, die ein dialogfähiges Terminal besitzen.

Softwaresysteme zur Finanzbuchhaltung beginnen sich als Standardprogramme auf dem Markt durchzusetzen: Diese Tendenz wird aus den in Abb. 1 dargestellten Zahlen deutlich1).

Jedes Rechenzentrum ist bemüht, als Dienstleistungsbetrieb seinen Kunden ein hohes Maß an Komfort zu bieten. Das bedeutet auch — dem allgemeinen Trend folgend — Einsatz von Online-Bildschirm-Buchhaltungssystemen. Doch ist das, was für eine EDV-Abteilung eines Unternehmens richtig ist, auch für ein selbständiges Rechenzentrum mit mehreren oder vielen Kunden gültig?

Mit der Einführung von EDV-Systemen in den betrieblichen Alltag sind meist Hoffnungen oder Ängste bezüglich der Auswirkungen dieser Informationssysteme auf die Arbeitsplätze der betrieblichen Mitarbeiter verbunden. Die Hoffnungen beziehen sich meist darauf, daß durch die Einführung Arbeitsplätze geschaffen werden, die höhere Anforderungen an die Benutzer stellen. Man hofft, daß die vorhandenen Arbeitsplätze mit geringer Qualifikation abgelöst werden von solchen, die ein breiteres Grundlagenwissen erfordern. Als Leitbild gilt hier häufig die selbständige Benutzung der EDV-Anlage durch den Sachbearbeiter mit Hilfe eines Terminals am Arbeitsplatz. Die Ängste beziehen sich häufig darauf, daß Arbeitsplätze geschaffen werden, die monoton sind und damit geringe Anforderungen an die Benutzer stellen. Als Leitbild dient hier meist ein Saal mit Locherinnen oder Datentypistinnen, wobei die Arbeitsbedingungen bezüglich menschengerechter Arbeitsgestaltung zu wünschen übriglassen.

Im Jahre 1965 war ich Buchhaltungsleiter in einem Industriebetrieb der Textilbranche mit 2.000 Arbeitsplätzen. Die Buchhaltung wie auch das übrige Rechnungswesen wurde teils manuell, teils über Buchungsmaschinen abgewickelt. Soweit in dieser Organisation Verbesserungen des Arbeitsablaufes möglich waren, hatte ich diese in den zwei Jahren meiner Firmenzugehörigkeit bereits erfolgreich durchgeführt.