Wissenschaftliches Publizieren mit Word für Windows

In Ihrem Tätigkeitsbereich Wissenschqftliches Arbeiten schreiben Sie unterschiedliche Arten wissenschqftlicher Arbeiten. Das Spektrum reicht dabei vom einseitigen Protokoll bis zur Dissertation mit mehreren Hundert Seiten. In jedem Fall müssen inhaltliche und formale Ansprüche an eine wissenschaftliche Arbeit erfüllt sein.

Nach der Immatrikulation fängt es an, und mit der letzten Prüfung ist es zu Ende — das Erstellen wissenschaftliche Arbeiten. Je nach Fachrichtung, Studienabschnitt und Verwendungsabsicht handelt es sich um sehr unterschiedliche Studienarbeiten, die Sie zu erstellen haben: von den kompakten Laborberichten über die kürzeren Pro- und längeren Hauptseminararbeiten bis zur umfangreichen Diplom- oder Staatsexamensarbeit.1

In gewisser Hinsicht sind die im vorigen Kapitel beschriebenen Studienarbeiten eine rein interne Angelegenheit. Diplomarbeiten und Dissertationen bewegen sich im Grenzgebiet, zunächst diesseits, dann jenseits der Grenze. Und dann gibt es noch Briefe und ähnliche Schreiben, mit denen Sie die Grenze ganz klar überschreiten.

„Ich muss effizient meine Arbeit schreiben! Was bietet mir Word dabei an Nützlichem?“

Mit Arbeit sind an dieser Stelle zwei Dinge gemeint: sowohl das Ziel als auch der Weg. Beides müssen Sie organisieren, damit Sie — um einen Fachbegriff aus der Technik zu verwenden — einen hohen Wirkungsgrad erreichen. Es soll also eine inhaltlich und formal sehr gute Arbeit (Manuskript) mit möglichst wenig Arbeit (Zeitaufwand) entstehen.

Die folgenden Hinweise sind nicht spezifisch für die Arbeit mit Word; sie hatten auch bereits in der Zeit vor Word ihre Berechtigung, als Manuskripte noch im Sinne des Wortes handschriftlich erstellt wurden. Die Hinweise scheinen mir deshalb notwendig, weil Word wie auch andere Textverarbeitungen — bei allen phantastischnützlichen Funktionsmerkmalen — manchmal auch die Eigenschaft haben, zur falschen Zeit zum unangemessenen Einsatz falscher Funktionen zu verleiten.

Nach der inhaltlichen Organisation Ihrer Arbeit (Themenklärung1, inhaltliche und zeitliche Planung, Materialsichtung und -auswahl) ist der nächste Schritt die schreibtechnische Organisation.

Mit eines der schlimmsten Dinge, die Ihnen passieren können, ist die Zerstörung der Datei(en) Ihrer aktuellen Arbeit. Ursachen gibt es genau so viele wie gute Ratschläge aus dem Umfeld. Sollte es also tatsächlich einmal zu diesem worst case kommen, ist zwar die Frage nach dem Warum und Weshalb das letzte, was Sie weiterbringt. Aber vielleicht kann die erkannte Ursache — und das soll jetzt überhaupt nicht sarkastisch klingen1 — Ihre Sensibilität wecken, in Zukunft alles besser zu machen.

In Ihren Manuskripten verwenden Sie zwei unterschiedliche, aber nicht voneinander zu trennende Sprachsorten: die Fachsprache und die Allgemeinsprache.

Der Inhalt eines Manuskripts lässt sich anhand zweier unterschiedlicher Textsorten erschließen: □ Die Gliederung eines Manuskripts zeigt anhand des Inhaltsverzeichnisses — ohne dass man den Inhalt der Arbeit schon im einzelnen kennt — bereits wesentliche Überlegungen des Verfassers: Sie repräsentiert die Struktur seiner Gedanken.□ Der „normale“ Text, also alles das, was nicht als Überschrift fungiert, gibt dann detaillierte Informationen.

Sobald Sie die Materialien, die Sie für Ihre Arbeit gesichtet und ausgewählt haben, können Sie die Literaturliste erstellen. Mit dem „Erstellen“ ist hier die Erfassung in Word gemeint; das soll aber nicht heißen, dass dadurch die Erfassung in einer Kartei — siehe unten — überflüssig ist.

Mit dem Integrieren von Quellen ist das Einfügen von Materialien in Ihre Arbeit gemeint. Das kann beispielsweise eine statistische Tabelle sein, ein Diagramm aus einem technischen Datenblatt oder eine chemische Strukturformel; ein Foto des Versuchsaufbaus für eine experimentelle Arbeit oder das Foto einer Punkteabfrage eines Seminars. Es geht also um physische Integration, nicht um das Zitieren von Quellen.1

Mit Word sind Sie bei der Bearbeitung Ihres Manuskripts mehr oder weniger autark — mehr, wenn Sie eine textorientierte Arbeit verfassen und weniger, wenn Sie für Ihr Arbeitsgebiet spezielle Software benötigen, etwa um chemische Strukturformeln zu erstellen.1 Außer solch spezieller Software stehen Ihnen aber vielleicht aber auch die anderen Programme des Office-Pakets zur Verfügung. Sie können sie in Zusammenhang mit Ihrer Arbeit zu verschiedenen Zwecken einsetzen: □ Mit PowerPoint können Sie Vorträge visuell untermauern und dabei die Vortragsstruktur aus der Word-Gliederung übernehmen.2□ Mit der Tabellenkalkulation Excel können Sie Zahlenreihen auswerten und die Ergebnisse in Ihr Manuskript einfügen.□ Mit der Datenbank Access können Sie Literaturlisten verwalten und Informationen in Word übernehmen.3

Ganz einfach: drucken und weitergeben. Beim „Weitergeben“ haben Sie zwei grundsätzliche Möglichkeiten: □ Sie geben die Arbeit als gedrucktes Exemplar weiter. Dazu müssen Sie sie zuerst ausdrucken und in irgendeiner Form binden. Was Sie dazu tun müssen, ist weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.□ Sie geben die Arbeit — ausschließlich oder zusätzlich — in elektronischer Form weiter. Das kann als Datei auf einer Diskette oder als Dokument im Internet sein. Diese beiden Möglichkeiten sind in Teil C (Elektronisches Publizieren) ausführlich dargestellt.1

In der Vorgängerversion dieses Buches habe ich, Anfang 1995, noch vermutet, dass „in mehr oder weniger naher Zukunft (...) Studenten vielleicht vor ihrem PC sitzen [werden] und ihr Manuskript direkt in den Bildschirm diktieren“1. Die Zukunft war in diesem Fall eher nah als fern, weniger technisch gesehen als finanziell.2

Wenn Sie die Kapitelüberschrift zweimal lesen — mit und ohne S —, dann haben Sie auch gleich die beiden Aspekte, um die es bei diesem Thema in Zusammenhang mit dem Internet geht: □ Wissenschaftliches Arbeiten (mit S) meint den rezeptiven Aspekt Ihrer Arbeit im Internet; als Frage ausgedrückt: „Wie können Sie das Internet zur Literaturrecherche nutzen?“□ Wissenschaftliche Arbeiten (ohne S) meint den produktiven Aspekt Ihrer Arbeit im Internet; ebenfalls als Frage ausgedrückt: „Wie kommt Ihre Arbeit ins Internet und ist damit für andere recherchierbar?“

Abbildungsverzeichnisse enthalten die Beschriftungen der Abbildungen1 in der Reihenfolge ihres Auftretens im Manuskript sowie die zugehörigen Seitenangaben (Bild 17.1). Mit einem solchen thematischen Verzeichnis geben Sie dem Leser eine Übersicht über die Informationen dieser Manuskriptbestandteile. Auch für andere Manuskriptbestandteile wie etwa Tabellen oder Diagramme können Sie Verzeichnisse mit dieser Übersichtsfunktion erstellen. Sie brauchen dazu nur die folgenden Informationen über Abbildungen in analoger Weise auf Tabellen anzuwenden.

Abkürzungen kommen mehr oder weniger oft in Manuskripten vor. Dabei bereiten Abkürzungen wie „usw.“ und die anderen im DUDEN genannten sicher keine Verständnisprobleme, weil sie Bestandteil des allgemeinen Sprachschatzes sind. Und niemand käme auf die Idee, anstelle der Abkürzung „usw.“ jedesmal die Bedeutung im Wortlaut zu schreiben.

Der Anhang darf nicht der Abfalleimer oder der Verlegenheitsplatz für Kapitel einer Arbeit sein. Hier ist nicht nachträglich das einzufügen, was im Hauptteil nicht mehr behandelt werden konnte. Es gibt jedoch die für eine Arbeit notwendigen Teile, die berechtigterweise in den Anhang aufzunehmen sind.

Anmerkungen lassen sich unter den beiden folgenden Aspekten betrachten: □ Die Funktion als ergänzende Information zum Haupttext betrifft Fragen zur inhaltlichen Ankoppelung an den Haupttext und zum Umfang der Anmerkung.□ Die Anordnung innerhalb des Manuskripts als Fußoder Endnote betrifft formal-technische Punkte, die sich mit bestimmten Word-Funktionen realisieren lassen.

Bei der Darstellung chemischer Formeln1 im Manuskript kann es die folgenden drei Varianten in beliebigen Kombinationen gehen: □ Summenformeln□ Reaktionsgleichungen□ Strukturformeln

Angenommen, Ihr Thema ist die Absatzentwicklung ausgewählter Obstsorten am Beispiel von Bananen, Äpfeln und Birnen. Für das erste Quartal liegen Ihnen Daten vor, die Sie grafisch verdeutlichen wollen. Das Ergebnis könnten aussehen wie in Bild 22.1: □ Mit dem ersten Diagramm können Sie zeigen, dass im Januar die Bananen Spitzenreiter waren und die Birnen das kleinste Stück am ganzen Kuchen.□ Das mittlere Diagramm veranschaulicht die Absatzentwicklung der einzelnen Obstsorten während des ganzen Quartals.□ Säulendiagramm□ Wenn Sie aber gleichzeitig zeigen wollen, wovon jeden Monat am meisten abgesetzt und welche Obstsorte jeweils der monatliche Renner war, dann ist das untere Diagramm das geeignete.

Die Einleitung gehört zum Hauptteil der Arbeit, ist also integraler Bestandteil. Das hat sowohl für den Inhalt als auch für die formale Gestaltung Auswirkungen.

Wenn Sie bestimmte Aspekte in Ihrer Arbeit behandeln wollen, die für den Gesamtzusammenhang zwar wichtig sind, aber den „roten Faden“ bei der Lektüre möglicherweise abreißen lassen, dann müssen Sie sie außerhalb des jeweiligen Kapitels darstellen. Grundsätzlich könnte das in Form einer Anmerkung geschehen.1 Würde eine solche Beschreibung den Rahmen einer Anmerkung sprengen, dann tun Sie das in Form eines sogenannten Exkurses.

Formelverzeichnisse enthalten die Beschriftung der Formeln bzw. Gleichungen in der Reihenfolge ihres Auftretens im Manuskript sowie die zugehörigen Seitenzahlen.1 Es entspricht damit — abgesehen von seinem Inhalt — in Funktion und Struktur einem Abbildungsverzeichnis.2

Formelzeichen sind eigentlich „nur“ eine Sonderform von Abkürzungen. Deshalb gelten hier grundsätzlich die gleichen Überlegungen wie bei Abkürzungsverzeichnissen1; das betrifft sowohl die Plazierung im Manuskript als auch die Paginierung des Verzeichnisses und seine Gestaltung.

Sie kennen vermutlich den Spruch mit dem Bild und den tausend Worten. Ob ein Bild tatsächlich mehr als tausend Worte sagt, darüber kann man ja tatsächlich geteilter Meinung sein. Bilder können aber unbestritten Sachverhalte verdeutlichen. Sie werden diese Tatsache möglicherweise in Ihrem Manuskript nutzen, indem Sie Funktionsschemata oder ähnlich bezeichnete Elemente verwenden. Word bietet dazu die besten Voraussetzungen.

Fußnoten sind in formaler Hinsicht Texte am unteren Seitenrand außerhalb des Haupttextes. Inhaltlich betrachtet sind Fußnoten notwendige Ergänzungen zum Haupttext. Endnoten erfüllen die gleiche Funktion, werden aber am Ende des Manuskripts piaziert — in der Regel eine in wissenschaftlichen Arbeiten nicht optimale Plazierung. Deshalb werden in diesem Kapitel ausschließlich Fußnoten behandelt.

„Es gibt keine wissenschaftliche Arbeit, die nicht durch die eine oder andere Graphik noch zu verbessern wäre.“1

Der Hauptteil ist neben der Gliederung die zweite Stelle in Ihrem Manuskript, an der Sie den zu untersuchenden Gegenstand beschreiben. Das mag auf den ersten Blick seltsam oder unverständlich erscheinen. Aber die Aussage ist aus folgenden Gründen zutreffend.

Das Inhaltsverzeichnis ist der Wegweiser schlechthin durch das Manuskript.1 Die Struktur eines Inhaltsverzeichnisses hängt unmittelbar mit der Gliederung des Manuskripts zusammen.2 Sie wird durch das Inhaltsverzeichnis dokumentiert, indem alle Überschriften der Gliederung im Inhaltsverzeichnis mit einem Seitenverweis eingetragen werden (Bild 31.1).

Kopf- und Fußzeilen lassen sich unter formalen und unter funktionalen Aspekten betrachten: □ Formal betrachtet sind Kopf- und Fußzeilen die Bereiche des oberen bzw. unteren Seitenrandes. Die Größe des Kopf- und des Fußzeilenbereichs lässt sich durch die Festlegung des oberen und unteren Seitenrandes als Merkmal des Seitenlayouts bestimmen.□ Funktional betrachtet sind Kopf- und Fußzeilen Textoder Grafikelemente, die sich auf allen oder nur auf einzelnen Seiten eines Manuskripts wiederholen. In diesem Buch enthalten die Kopfzeilen die Informationen zu den einzelnen Kapiteln und die Seitennummern.

Das Literaturverzeichnis ist eine alphabetisch sortierte, gegebenenfalls nach bestimmten Kriterien unterteilte Auflistung der bei der Erstellung des Manuskripts tatsächlich und auch ersichtlich benutzten Literatur. Bild 33.1 zeigt ein einfaches Literaturverzeichnis.

Wenn Sie in Ihrem Manuskript Formeln verwenden, haben Sie zwei Möglichkeiten der Erstellung: □ Einfache Formeln, die nur die mathematischen Operationszeichen der Grundrechenarten enthalten, können Sie direkt über die Tastatur eingeben. In mehr oder weniger begrenztem Umfang können Sie auch noch griechische Buchstaben und mit Hilfe der Tastenkombinationen AltGr + 2 und AltGr + 3 die Exponenten 2 und 3 eingeben. Andere Exponenten können Sie mit dem Zeichenformat Hochgestellt realisieren.Um Zeichen hochgestellt zu formatieren, markieren Sie sie und wählen dann Format/Zeichen, Registerkarte Zeichen, Option Hochgestellt Das Beispiel zeigt, dass die Darstellungsmöglichkeiten begrenzt sindnicht so sehr wegen der Variablen oder Konstanten, sondern wegen der Operatoren; wenn Sie etwa die letzte Potenz des Beispiels als Wurzelausdruck darstellen wollen, geht das durch Eingabe über die Tastatur schon nicht mehr.□ Komplexe Formeln, die beispielsweise Wurzeln oder Integralzeichen, Brüche oder Matrizen enthalten — um nur wenige Beispiele zu nennen —, müssen Sie mit dem Formeleditor erstellen. Mit diesem Zusatzprogramm, das im Lieferumfang von Word enthalten ist, können Sie mit einigem Zeitaufwand, aber doch relativ einfach Formeln wie in Bild 34.1 erstellen.

Ein Namensverzeichnis ist — ähnlich wie ein Stichwortverzeichnis — eine alphabetisch Liste von Namen, die auf bestimmte Stellen in einer Arbeit verweisen. Dabei handelt es sich um Namen von Institutionen, Organisationen, Orten, Personen und Unternehmen. Namen von Autoren und Herausgebern sind nur dann in das Namensverzeichnis zu übernehmen, wenn sie innerhalb des Textes — also nicht in einer Fußnote — genannt werden.1

Wissenschaftliche Arbeiten können neben dem „normalen“ Text auch Abbildungen, Tabellen oder andere Informationsträger enthalten, die ebenfalls zur Darstellung und Erläuterung des untersuchten Gegenstandes dienen. Damit diese Bestandteile innerhalb des Manuskripts eindeutig identifiziert werden können, etwa in Querverweisen1, müssen sie beschriftet und gleichzeitig nummeriert werden. Diese vollständige Beschriftung hat aber noch einen weiteren Vorteil: Sie können sie zur Erstellung von Verzeichnissen verwenden2.

Ein Organigramm ist ein „Stammbaumschema, das den Aufbau einer [wirtschaftlichen] Organisation erkennen läßt u. über die Zuweisung bestimmter Aufgabenbereiche an bestimmte Personen Auskunft gibt“.1

Das Quellenverzeichnis ist eine alphabetisch sortierte Auflistung der verwendeten Quellen. Vom Verzeichnis der Sekundärliteratur (Literaturverzeichnis) unterscheidet es sich lediglich durch die Art der aufgelisteten Materialien.1 Wie das Literaturverzeichnis kann auch das Quellenverzeichnis nach bestimmten Kriterien unterteilt sein.

Querverweise weisen die Leser Ihrer Arbeit an bestimmten Stelle des Manuskripts darauf hin, dass sie an anderen Stellen weitere Informationen finden können. Ihre Aufgabe als Autor besteht darin, an den „bestimmten Stellen“ den Hinweis zu erstellen und dafür zu sorgen, dass die Leser ohne Umwege und sicher zu den „anderen Stellen“ finden.

Linien und Rahmen lassen sich als grafische Elemente einsetzen, um Manuskriptteile hervorzuheben oder von anderen Teilen abzugrenzen. Diese Elemente können Sie für einzelne Absätze oder für ganze Seiten verwenden. Dabei stehen eine Vielzahl von Gestaltungsmerkmalen wie Linienbreiten, Farben, Schattierungen und anderen Effekten zur Verfügung.

Das Rechtsprechungsverzeichnis enthält Urteile und Beschlüsse der Rechtsprechung.1 Innerhalb des Manuskripts werden diese als Belege in Fußnoten aufgeführt.2 Anders als die übrige zitierte Literatur werden Rechtsprechungsquellen aber innerhalb des Manuskripts vollständig zitiert, also in Form eines Vollbelegs.3

Mit der Seitennumerierung können Sie Ihr Manuskript mit Seitenzahlen versehen, d.h. paginieren. Nach dem Aktivieren der Funktion übernimmt Word die Verwaltung der Seitenzahlen.

Ein Stichwortverzeichnis oder Register ist eine alphabetisch Liste von Wörtern, die auf bestimmte Stellen in einer Arbeit verweisen. Es ist damit einer der Wegweiser durch ein Manuskript.1 Ein Stichwortverzeichnis wird nur für zu veröffentlichende Arbeiten erstellt.

Informationen, die tabellarisch anzuordnen sind, lassen sich mit Word auf zwei unterschiedliche Arten in das Manuskript einfügen: durch die Tabulatorfunktion1 oder durch die Tabellenfunktion2. Die Tabellenfunktion ist immer dann (zeit-)gewinnbringend einzusetzen, wenn die Verwendung von Tabulatoren einen nicht zu vertretenden Aufwand bedeuten würde, um das Ergebnis zu erhalten, oder wenn das gewünschte Ergebnis so überhaupt nicht zu realisieren wäre.

Die Titelseite eines Manuskripts ist die erste Seite und vermittelt dadurch auch den ersten Eindruck der Arbeit, die Sie abgeben (Bild 45.1). Deshalb auch gleich der erste wichtige Hinweis: Nehmen Sie sich Zeit für die Gestaltung der Titelseite.

Überschriften werden in einem Manuskript an zwei verschiedenen Stellen verwendet, einmal als Originaltext innerhalb der Kapitel und einmal als Kopie der Originalfassung im Inhaltsverzeichnis. Die Unterscheidung Original/Kopie erklärt die Art der Entstehung in Word: Überschriften werden beim Schreiben der einzelnen Kapitel eingegeben und dann von dieser Stelle aus durch eine besondere Programmfunktion beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses in dieses Verzeichnis kopiert. Das bedeutet aber auch, dass alle Fehler aus der Originalüberschrift in das Inhaltsverzeichnis kopiert werden. Korrigieren Sie also die Überschriften noch vor dem Erstellen des Inhaltsverzeichnisses.1

Arbeiten, die wie Diplom- und andere Abschlussarbeiten Bestandteil einer Prüfung sind und damit den Bedingungen von Prüfungsordnungen unterliegen, müssen Ihre Versicherung enthalten, dass Sie die Arbeit selbst verfasst haben. Je nach Studienrichtung bzw. Fachbereich finden sich für diese Erklärungen die verschiedensten Bezeichnungen: Erklärung, Versicherung, Eidesstattliche Erklärung sind typische Bezeichnungen.1

Die wörtliche oder auch nur inhaltlich übereinstimmende Wiedergabe von Teilen aus anderen Werken wird durch sogenannte Belege gekennzeichnet. Die durch die Regeln des wissenschaftlichen Arbeitens vorgegebenen formalen Bedingungen lassen sich durch verschiedene Funktionen in Word umsetzen, so dass Sie sich beim Einfügen von Zitaten und Belegen auf die inhaltliche Seite konzentrieren können, ohne dass Sie sich auch noch in besonderer Weise um die technische kümmern müssten.

Wenn Sie eine Zusammenfassung schreiben, dann gehört sie wie die Einleitung zum Hauptteil der Arbeit. Ob eine Zusammenfassung am Schluss des Hauptteils notwendig ist oder nicht, darüber gehen die Meinungen auseinander. Möglicherweise begegnen Ihnen sogar innerhalb derselben Hochschule in verschiedenen Fachbereichen/Instituten unterschiedliche Anforderungen. Während hier die Zusammenfassung als überflüssige Wiederholung abgelehnt wird, muss sie dort als notwendiger Bestandteil in das Manuskript eingefügt werden. Klären Sie die Frage deshalb mit dem Betreuer Ihrer Arbeit.

Das Literaturverzeichnis enthält neben der „papierenen“ auch „elektronische“ Literatur, die in Form von HTML—Dokumenten nur im Internet verfügbar ist.