Der Druck auf das Controlling in Unternehmen ist groß: Schnell, effizient und digitalisiert sollen die Prozesse sein. Dennoch scheitern Unternehmen immer wieder an der Automatisierung. Wie sehen also ideale Prozesse aus und wo liegen die größten Hürden?
Prozesse rund um das Kundendatenmanagement werden immer komplexer, was KI-basierte Anwendungen zu lösen versprechen.
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Die Finanzabteilung in vielen Unternehmen wird durch die Digitalisierung immer stärker verändert. Neue Rollenbilder für Controller, neue Technologien und optimierte Prozesse sollen den steigenden Anforderungen gerecht werden. Immense Datenmengen machen diese Entwicklung unbedingt notwendig. Doch wie sehen effiziente Prozesse aus? Und warum gelingt es vielen Unternehmen noch nicht, ihre Abläufe zu automatisieren?
Woran Automatisierung scheitert
Mit diesen Fragen befasst sich Juliane Wutzler in ihrem Beitrag "Die vier Pfeiler effizienter Controlling-Prozesse" in der Zeitschrift "Controlling & Management Review" (Ausgabe 2 | 2021). Sie stellt fest, dass die Automatisierung noch vor allem aufgrund folgender Punkte scheitert (Seite 62):
- fehlende Digitalisierungsstrategie für den Finanzbereich,
- geringe Ressourcen im Finanzbereich sowie der Inhouse IT,
- zeitaufwendige Insellösungen einzelner Abteilungen sowie
- unzureichendes Change Management.
Auch wenn Finanzabteilungen fehlende Ressourcen beklagen oder die IT-Abteilung stark ausgelastet ist, können verschiedene Technologien genutzt werden, um Prozesse zu automatisieren. Wutzler verweist hierbei auf zwei Möglichkeiten: "Zwei hierfür geeignete Technologien sind Visual Basics for Applications (VBA) und Robotic Process Automation (RPA). Auch individuelle Prozesse, für die umfassende IT-Lösungen zu zeitaufwendig und teuer wären, können so automatisiert und effizienter gestaltet werden. Die Potenziale dieser Technologien werden jedoch häufig unterschätzt. Dabei ermöglichen RPA und VBA die Automatisierung aller regelbasierten repetitiven Prozesse, die auf strukturierten Daten basieren."
Die Autorin stellt mit folgender Abbildung wesentliche Unterschiede kurz dar (Seite 64):
Juliane Wutzler, Die vier Pfeiler effizienter Controlling-Prozesse, CMR 2/2021
Vier Pfeiler für mehr Effizienz im Controlling
Doch worauf basieren nun effiziente Controlling-Prozesse? Wutzler kommt zu dem Fazit, dass sich vier Pfeiler zusammenfassen lassen und erläutert diese in ihrem Beitrag:
- Standardisierung,
- Flexibilität,
- Transparenz und
- Replizierbarkeit.
"Diese vier Pfeiler lassen sich auf sämtliche Routineprozesse wie Reporting, Datenabgleiche oder manuelle Datenabfragen anwenden. Auch Ad-hoc-Anfragen können durch Orientierung an diesen Grundprinzipien schnell und flexibel erstellt und bei Bedarf in regelmäßige Reportings überführt werden," meint Wutzler.
Mitarbeiter schulen und sensibilisieren
Doch für effizientere Prozesse muss vor allem im Controlling das entsprechende Verständnis entwickelt werden. Immer wieder wurde in der Literatur die wichtige Rolle des Controllings bei der digitalen Transformation des Unternehmens hervorgehoben. Auch Juliane Wutzler sieht eine wichtige Rolle bei den Finanzfachkräften: "Es ist Aufgabe des Controlling-Bereichs, alle Mitarbeiter zum Thema Digitalisierung und Automatisierung zu schulen und zu sensibilisieren."
Doch wie soll das in der Praxis funktionieren? Muss nun jeder Controller Experte für Digitalisierung werden? Und wie kann diese Kompetenz entwickelt werden? Wutzler empfiehlt, dass jeweils ein Controller je Abteilung als Entwickler ausgebildet wird. Es sollte dann eine zentrale Koordination erfolgen – damit nicht erneut ungewohnt verschiedene Insellösungen entstehen. Auch das CFO Office und das Change Management sollten hier eingebunden werden. Gelingt dies, so kann die Automatisierung von Prozessen entscheidend vorangetrieben werden. Und Controller können freigewordene Kapazitäten für neue Aufgaben nutzen.