Effekte der Nutzung eines Bürokommunikationssystems auf Arbeitsprozesse und -Strukturen

Im Rahmen eines Pilotprojekts zur Einführung eines Bürokommunikationssystems in einem grossen Schweizer Dienstleistungsunternehmen konnten die Auswirkungen der Nutzung des Systems auf Kommunikationsprozesse und die betroffenen Arbeitsprozesse und -Strukturen untersucht weiden. In einer ersten Phase war die Zielsetzung der Projektleitung vornehmlich orientiert an einer Steigerung der Effizienz von Kommunikationsprozessen in den bestehenden organisational Strukturen. Die Teilnehmer für das Kommunikationsnetz wurden zentral bestimmt mit wenig bis keinen Partizipationsmöglichkeiten für die betroffenen Organisationseinheiten. Es zeigte sich, dass das Kommunikationssystem insgesamt relativ wenig und vorrangig für einfache Anwendungen wie das Verschicken von kurzen Notizen verwendet wurde. Wichtige, die Nutzung einschränkende Faktoren waren — neben der geringen Benutzerfreundlichkeit des Systems — die bestehenden Regelungen hinsichtlich der Verteilung von Kompetenzen und der Arbeitsteilung zwischen Fachkräften und Sekretariat. Aufgrund dieser Erfahrungen wurde in der zweiten Phase des Projekts die Zielsetzung modifiziert: Effizienz und Effektivität von Arbeitsprozessen sollten gesteigert werden durch die Nutzung organisational Spielräume im Rahmen einer Anschlussstrategie, die Partizipationsmöglichkeiten für die betroffenen Organisationseinheiten beinhaltete. Mit diesem veränderten Vorgehen wie auch durch die zunehmende Erfahrung mit dem System wurde, zumindest ansatzweise, die systematische Entwicklung von situationsangepassten Anschluss- und Nutzungsvarianten erreicht. In einigen Fällen erfolgte auch eine gezielte Veränderung der gruppeninternen Arbeitsteilung und Kompetenzverteilung. Ein weiterreichender Abbau struktureller,, organisatorischer und technischer Barrieren ist in dem Unternehmen jedoch notwendig, um die durch das System eröffneten Möglichkeiten für die Unterstützung aufgabenorientierter Abläufe und Strukturen optimal zu nutzen.