In Kürze

Auszug

Mit einer Digitalisierung von Prozessen und einer Automatisierung von Rechnungseingängen kann der Mittelstand insgesamt jährlich 225 Milliarden Euro einsparen. Dies ermittelte das Beratungsunternehmen für Financial Supply Management Bonpago. Die Einschätzung basiert auf Gesprächen und Analysen von Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitern. Bonpago zufolge lässt sich bei diesen Unternehmen mehrheitlich ein dezentraler Rechnungseingang — vor allem beim Eingang von Rechnungen via Papier und PDF — feststellen. Diese werden teilweise erst spät gescannt und in Papierform archiviert beziehungsweise zu Teilen wieder ausgedruckt. Auch Freigabeprozesse erfolgen vielfach noch auf Papier, und Daten werden manuell erfasst. Dadurch entstehen neben einer mangelnden Transparenz für die Liquiditätsplanung sowie zur aktiven Steuerung von Skonti Kosten für Doppelarbeiten. Nachfragen innerhalb des Prozesses schlagen der Analyse zufolge mit bis zu zehn Euro pro Rechnung zu Buche. Diese Kosten entstünden unter anderem im Posteingang, in der Buchhaltung, bei der fachlichen Freigabe und bei Rückfragen zum Zahlungsstatus der Rechnung. Dagegen stünden im ersten Jahr häufig Investitionskosten für einen elektronischen Rechnungseingang, die elektronische Weiterverarbeitung und die Archivierung. Diese Kosten beliefen sich je nach Rechnungsvolumen auf rund 125.000 Euro im ersten Jahr. Laut Bonpago lohnt sich ab einem Rechnungseingang von über 100 pro Monat eine Umstellung auf einen digitalen Prozess. Die Kosten wurden zu Teilen gegengerechnet, sodass man davon ausgehen kann, dass durch die Investitionskosten im ersten Jahr die Einsparpotenziale noch nicht voll zum Tragen kommen. …