Die Grafik zeigt, für welche Bereiche Facility-Service-Dienstleister Smartphones und Tablet-PCs vor allem einsetzen.
Lünendonk GmbH
IT-Systeme und Mobilität nehmen auch im Gebäudemanagement eine immer entscheidendere Rolle ein. Die Vorteile des Technikeinsatzes sind vor allem effizientere Prozesse.
Flexibilität, Schnelligkeit und Transparent sind der Hauptnutzen, den Facility-Service-Dienstleister im Einsatz von CAFM-Software und mobilen IT-Geräten bei der Unterstützung ihres Gebäudemanagements sehen. Tätigkeitsnachweise würden durch die IT-gestützten Technologien ohne großen bürokratischen Aufwand zeitnah zur Verfügung stehen. Und mit dem Einsatz standardisierter Datenformate seien Effizienzsteigerungen möglich.
Dies sind Ergebnisse der neuen Lünendonk-Studie „Führende Facility-Service-Unternehmen in Deutschland“. Nach der setzen bereits mehr als zwei Drittel der Facility-Service-Dienstleister auf IT-Einsatz und Mobilität. Für die Mehrzahl generiere sich so ein hoher Mehrwert – für Kunden und Anbieter gleichermaßen.
CAFM-Software ist weit verbreitet
So nutzen heute bereits 71 Prozent der analysierten Facility-Service-Dienstleister CAFM-Software, um ihren Dokumentationspflichten nachzukommen, erbrachte Tätigkeiten nachzuweisen und Immobilien teilweise mobil zu verwalten. Weitere 13 Prozent beabsichtigen, in naher Zukunft ihr Service-Geschäft durch Software zu unterstützen.
CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) ist laut dem CAFM-Handbuch von Michael May „auf die Aufgabenstellungen des Facility Management ausgerichtet. Diese umfasst ein Datenmodell sowie eine Abbildung von Prozessabläufen und darüber hinaus verschiedene Berechnungsalgorithmen und Auswertungen“.
Laut einer GEFMA-Trendstudie (German Facility Management Association) spricht für den breiten Einsatz und die Verbreitung der Software aber auch noch ein anderer Aspekt: Dem finanziellen Aufwand stehen effizientere Prozesse und zusätzliche Möglichkeiten gegenüber.
Nach der GEFMA-Studie nutzen Unternehmen „CAFM-Produkte vor allem im Flächen- und Instandhaltungsmanagement, meist im Zusammenspiel mit zusätzlicher Unternehmenssoftware wie Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Systemen. Mehr als ein Drittel der Anwender will den Einsatz von CAFM ausweiten, vor allem auf das Instandhaltungsmanagement und das Energiecontrolling“.
Die Wahl der passenden Software ist nicht leicht
„Den Markt teilen sich zahlreiche Anbieter auf, ein Überblick fällt schwer“, sagt Thomas Ball, Consultant bei Lünendonk und Autor der aktuellen Studie. Noch habe sich kein System durchsetzen können. „Die wichtigsten Einsatzgebiete sind Finanzbuchhaltung und Controlling“, erklärt Ball weiter.
Mobile Endgeräte erleichtern die Dokumentation
Rund 69 Prozent der von Lünendonk befragten Anbieter statten ihre Service-Mitarbeiter inzwischen mit mobilen Geräten aus. Sie greifen dabei überwiegend auf Android- und iOS-basierte Smartphones und Tablet-Computer zurück. Laptops und speziell für den Service-Einsatz konzipierte Endgeräte spielen inzwischen kaum mehr eine Rolle. Sie haben sich als weniger flexibel und zu teuer in der Beschaffung erwiesen.
Die Facility-Service-Anbieter sehen die entscheidende Rolle im Einsatz der mobilen Geräte insbesondere beim lückenlosen Nachweis ihrer erbrachten Leistungen – insbesondere bei dokumentationspflichtigen Tätigkeiten.
Auch beim Material- und Zeiteinsatz würden sich Vorteile ergeben. Die automatische Erfassung reduziere händische Dokumentationen am Ende der Schicht und spare so Ressourcen und Zeit. Zugleich stünden den Dienstleistern und Auftraggebern so umfassende Daten zur Verfügung, auf deren Basis Prozesse optimiert werden könnten. Dies führe im Ende zu niedrigeren Kosten für die Kunden.