No Mails and Meetings, please!

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Zu viele E-Mails und Meetings belasten Manager wie Belegschaft in Konzernen. Die interne Unternehmenskommunikation bindet dabei so viele Ressourcen, dass dadurch hohe Kosten entstehen.

Alle Mitarbeiter über Entwicklungen und Projekte im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, gehört inzwischen zu einer der größten Herausforderungen. Doch wie so oft gilt auch hier der Leitspruch, „Gut gemeint, ist noch lange nicht gut gemacht“. Denn Besprechungen fressen inzwischen rund 15 Prozent der jährlichen Arbeitszeit bei der gesamten Belegschaft, hat die Managementberatung Bain & Company in der Studie „Managing Your Scarcest Resource“ herausgefunden. 17 Konzerne standen dafür rund um das Thema Zeitmanagement Rede und Antwort.

Insbesondere für das Top-Management sind Besprechungen ein enormer Zeitfresser. Werden alle vorbereitenden Besprechungen mit den Teams, Folgemeetings und Managementsitzungen berücksichtigt, summiert sich die Arbeitslast durch Meetings auf insgesamt 300.000 Stunden. Zu einem wirtschaftlichen Faktor werden die zahlreichen Besprechungen aber vor allem durch das Fehlverhalten der Mitarbeiter. Verspätungen und Parallelbeschäftigungen (E-Mail-Versand während der Besprechung) der Konferenzteilnehmer sorgen bei einer Mitarbeitergröße von 10.000 für einen wirtschaftlichen Verlust in Höhe von 60 Millionen US-Dollar, hat Bain & Company berechnet.

Komplexe Prozesse verkomplizieren Kommunikation

Auch beim Thema E-Mail-Kommunikation sieht es nicht viel besser aus. Führungskräfte erhalten der Untersuchung zufolge durchschnittlich 30.000 E-Mails pro Jahr. Den Grund für die Mail- und Meetingflut suchen die Berater von Bain & Company in den komplexen Prozessen, die nur mit einem großen Kommunikationsaufkommen bewältigt werden können, sowie der Unternehmenskultur. Bei letzteren habe sich das Bewusstsein, dass Zeit genauso eine wertvolle Ressource wie Kapital sei, noch nicht durchgesetzt. Doch wie können Unternehmen effiziente Kommunikationsprozesse installieren?

"Interne Kommunikation braucht Freiraum, aber auch klare Spielregeln", meint Controlling & Management-Autor Wolfgang Griepentrog. Er formuliert unter dem Titel "Weichenstellung für eine starke interne Kommunikation" fünf Tipps für einen guten internen Dialog.

1. Unternehmen brauchen ein ganzheitliches Kommunikationsverständnis, das externe und interne Aspekte berücksichtigt.
2. Ein geregeltes Zusammenspiel aller Akteure und Bereiche ist notwendig. Dabei sind Führungskräfte die internen Werbebotschafter.
3. Ohne genaue Planung und die richtige Infrastruktur geht nichts. Dazu gehört, auf effiziente Ablaufprozesse zu achten.
4. Themen und Stil interner Kommunikationsmaßnahmen müssen wohl überlegt werden. Schwierige Unternehmensthemen erfordern unter Umständen interne Kommunikationskampagnen.
5. Authentizität und Unterstützung durch das Top-Management. Denn nur ein persönliche und leidenschaftlicher Dialog zwischen Führung und Mitarbeitern kann motivieren.

Komplexe Organisationskommunikation richtig managen

Gleichzeitig hilft die so genannte CCO-Perspektive („Communicative Constitution of Organizations“), die komplexen Kommunikationsprozesse in einer Organisation in den Griff zu bekommen, schreiben Dennis Schoeneborn und Stefan Wehmeier im Buchkapitel "Kommunikative Konstitution von Organisationen". Die CCO-Schule betont den Springer-Autoren zufolge die Flüchtigkeit der Organisationskommunikation, etwa am Beispiel von Meetings. Ohne schriftliches Protokoll oder Video-Aufzeichnung erinnern sich die Teilnehmer nur rudimentär an die Konversation und Ergebnisse (Seite 417). Dem CCO-Ansatz zufolge sind es vor allem Texte, die zum Überdauern des Organisationgeschehens beitragen und diese stabilisieren. Ein guter Kanal für die schriftliche Dokumentation von Unternehmensvorgängen und den Austauch ist das Social Intranet. "Konzepte und Lösungen für das soziale Intranet" entwirft Springer-Autor Wolfgang Prinz. Er empfiehlt eine Komplettlösung, die viele Komponenten der internen Kommunikation vereint, um die E-Mail- und Meeting-Flut einzudämmen:

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