Veranstaltungen 4.0

Vernetztes Denken und Handeln hat die Veranstaltungsbranche maßgeblich verändert. Der digitale Wandel setzt den einzelnen Menschen mit seinen individuellen Bedürfnissen ins Zentrum gesellschaftlicher und ökonomischer Leistungserbringung. Besucher und Teilnehmer von Veranstaltungen werden zunehmend ihre eigenen individuellen Bedürfnisse an die jeweilige Veranstaltung artikulieren (können) und die Veranstaltungsbranche wird darauf mit einem hohen Maß an Consumer Convenience reagieren (müssen). Nur die Anbieter, die diesen Transformationsprozess in eine zukunftsfähige Innovationskultur einbinden, die den veränderten Bedürfnissen und Möglichkeiten durch neue Technologien, Arbeitssysteme und Netzwerke Rechnung tragen, werden auch in Zukunft am Markt bestehen können.

Die 12. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik (WI 2015) gilt als erste vollständig papierlos durchgeführte Tagung im deutschsprachigen Raum. Basis der erfolgreichen Umsetzung war das digitale Tagungskonzept „pAPPyrOS“, das im Rahmen eines Förderprojektes der Deutschen Bundesstiftung Umwelt entwickelt wurde. Dies beinhaltete eine vollständige Substitution von Printprodukten durch digitale Technologien über alle Prozessschritte einer Tagung hinweg.

Der Einsatz digitaler Technologien ermöglichte eine erhöhte Flexibilität bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung der WI 2015. Die erfolgreiche Umsetzung hat gezeigt, dass auch ohne Printprodukte die Teilnehmer ausreichend und umfassend informiert werden und Sponsoren im Rahmen einer papierlosen Tagung ihre Kommunikationsziele erreichen. Der passgenaue Einsatz digitaler Technologie führt schlussendlich zu einer Ersparnis von Zeit, Finanzen und materiellen Ressourcen.

Veranstaltungsapps und andere Eventtechnologien haben Veranstaltungen maßgeblich verändert und werden diese auch in Zukunft verändern. Dieser Beitrag befasst sich mit der Technologisierung von Veranstaltungen wie Kongressen und Messen und deren Auswirkung. Dabei werden verschiedene Nutzungsfälle beleuchtet und mit praxisnahen Beispielen illustriert. Besondere Beachtung finden die Themen Teilnehmerinformation, interaktive Veranstaltungen und Zukunftstechnologien, aber auch Technologiemarketing und Datenschutz. Ein besonderer Schwerpunkt wird außerdem der Schaffung von messbaren Ergebnissen zur besseren Bestimmung des Return on Investment (ROI) eingeräumt. Der Beitrag richtet sich ganz bewusst an die Mitglieder der Veranstaltungsbranche, egal ob diese noch nie Berührungspunkte mit Veranstaltungstechnologien hatten oder schon erste Erfahrungen vorliegen.

Digital Video spielt in den Bereichen der Entertainment-, Business- und Wissens-Events eine Rolle von zunehmender Bedeutung. Zum einen als deutliche Erweiterung der Bühnengestaltung durch vielfältige Videoprojektionstechniken im Entertainment-Bereich. Zum anderen als Kommunikations-, Dokumentations- und Lernmedium für Vorträge, Diskussionen oder Vorlesungen auf Kongressen, Messen und im Lernbetrieb an den Hochschulen. Zunehmend wird Video in interaktiver Form als Anleitungs-, Assistenzmedium sowie Dokumentations- und „Wissens“-Werkzeug auch im industriellen Bereich zur „Konservierung“ von handlungsorientierten, prozeduralen Fertigkeiten der Mitarbeiter eingesetzt. In diesem Beitrag wird der Fokus auf die aktuellen Entwicklungen und Anwendungspotenziale von digitalem Video sowie von Video-Streaming im Entertainment und im wissensvermittelnden Event-Bereich gelegt. Dabei werden innovative Bühnenprojektionstechniken, mobile Live-Social-Media-Übertragung, Multi-View-Techniken sowie immersive Übertragungs- und Präsentationsverfahren diskutiert. Diese neuen Bewegtbildtechnologien können unsere Wahrnehmung der darstellenden Künste, der direkten Umgebung sowie der präsentierten Inhalten deutlich erweitern.

Oft werden neue Technologien bei Veranstaltungen als Attraktion eingesetzt. Weil sich die Entwicklung von Augmented- und Virtual-Reality-Systemen in den letzten Jahren stark beschleunigt hat und sich im Zuge dessen völlig neue Anwendungsbereiche ergeben, sollen in diesem Beitrag allgemeine und konkrete Nutzungsszenarien beschrieben werden. Der Beitrag geht zuerst auf die Historie der Technik sowie allgemeine Begriffe aus der Computergrafik ein. Im weiteren Verlauf werden mögliche Anwendungsfälle umrissen und konkrete Hinweise zum Einsatz der Technik bei Veranstaltungen aufgelistet. Mit bestimmten Einschränkungen lässt sich die Technik erfolgreich bei Veranstaltungen einsetzen und kann sogar völlig neue Veranstaltungsformen ermöglichen.

Das Eventformat Hackathon hat in den letzten Jahren große Aufmerksamkeit jenseits der Hacker-Community auf sich gezogen. Der Fokus auf die effektive Problemlösung und auf konkrete Resultate zeichnet dieses Eventformat vor anderen aus. Das „Erfolgsprinzip Hackathon“ hat den Bereich der Software-Entwicklung verlassen und wird für Hardware- und Open-Data-Projekte, aber auch globale soziale Herausforderungen zunehmend fruchtbar gemacht. Mit Start-up-Weekends und Corporate Hackathons ist der Ansatz außerdem auch in der Wirtschaft angekommen. Der Hackathon avancierte zum Brutkasten für Unternehmensideen und er wird eingesetzt um Prozesse der Innovation und des Kulturwandels zu beschleunigen. Der Beitrag erklärt Idee und Struktur dieses innovativen Formats und gibt einen Ausblick, wohin dieses sich durch die Digitalisierung fortentwickeln könnte.

Am 11. und 12. Juni 2016 fand am Potsdamer Griebnitzsee auf dem Campus des Hasso-Plattner-Instituts (HPI) der erste institutseigene, durch Studenten organisierte Hackathon statt. 1337 min, etwa 22 h, machten Veranstalter und Teilnehmende aus Berlin, Brandenburg und dem Rest der Welt in der „HPI School of Design Thinking“ dem Eventcharakter der Veranstaltung alle Ehre. Warum genau 1337 min? Kenner der Materie ahnen es, denn die Zahlenkombination 1337 steht für Leetspeak, eine Art „Geheimcode“ der Hackerszene.

Seit nunmehr fast einem Jahrzehnt sprechen Mitglieder der Veranstaltungsbranche nur ungern von virtuellen Events. Meist winken sie bei dem Thema selbstsicher ab. Selbst wenn von hybriden Veranstaltungen die Rede ist, sinkt die Aufmerksamkeitskurve. Erst wenn das Thema „zunehmende Digitalisierung in der Eventbranche“ heißt, werden sie hellhörig. Doch die Zeit der digitalen Events und Messen wartet nicht darauf, bis sich Branchenvertreter dem Thema annehmen. Andere Akteure nutzen erfolgreich die digitalen Eventformate und ständig werden es mehr. In den vergangenen Jahren haben sich erste Formate erfolgreich etablieren können. Wie laufen digitale Events und Messen ab, welche Rolle spielt Facebook dabei und welche Chancen bieten die neuen Formen der Eventbranche? Einen Überblick, eine Erklärung zur Motivation der Veranstalter, technisch verständliche Grundlagen und ein Praxisbeispiel liefert dieser Beitrag.

Die Bildungsplattform openHPI (https://​open.​hpi.​de/​, zugegriffen am 03.01.2017) hat bislang in insgesamt 26 Kursen über 300.000 Teilnehmer weltweit erreicht. Die Abschlussquote schwankt zwischen 12 und 33 % und ist damit für den E-Learning-Bereich vergleichsweise hoch. Die Auswertung der anonymisierten Kurs- und Lernerdaten ermöglicht es den Forschern des HPI, Rückschlüsse auf die Lernerwartungen, Lernerfahrungen (User Experience) und das Lernverhalten zu ziehen und die Plattform beständig zu verbessern. In diesem Beitrag soll auf die Bedeutung von MOOCs in der heutigen, durch die digitale Transformation gekennzeichneten Zeit eingegangen werden. Danach wird ein Überblick über die Plattform openHPI gegeben und es werden einzelne Ergebnisse aus den Kursanalysen und der Lernerfahrung herausgegriffen, die verdeutlichen, in welche Richtung die Weiterentwicklung der Plattform geht. Am Ende wird die White-Label-Plattform https://​mooc.​house präsentiert, die das HPI für Unternehmen, Verbände, Vereine und Institutionen bereithält, die ihren eigenen MOOC anbieten möchten. Für Unternehmen gewinnen MOOCs zunehmendes Interesse. So ist SAP mit seinem MOOC-Angebot auf openSAP sehr erfolgreich. Übrigens nutzt SAP diese Lösung bereits seit 2013, um seinen Mitarbeitern, Kunden und der interessierten Öffentlichkeit auf openSAP ein breites Kursprogramm zu offerieren und ist damit Vorreiter unter den Enterprise-MOOC-Plattformen.

Nicht nur Fachleute fragen sich, warum Entscheidungsträger im 21. Jahrhundert und im dritten Lebensjahrzehnt des Internets nach wie vor Veranstaltungen wie Fachmessen, Kongresse, Konferenzen und dergleichen mehr aufsuchen, um sich zu informieren. Die Organisatoren sehen sich daher herausgefordert, nach Wegen zu suchen, auch im Zeitalter ubiquitärer Kommunikation und Information Informationssuchende zu motivieren, sich vergleichsweise aufwendig auf ihren Veranstaltungen zu informieren. Daher wird im Folgenden zunächst das derzeitige Informationsverhalten von Entscheidungsträgern betrachtet. Dabei wird eine Reihe von Besonderheiten deutlich, zu denen zum Beispiel gehört, dass das Internet zwar die mit Abstand führende Informationsquelle für Entscheider ist, dass aber gerade die besser informierten unter ihnen eine ausgeprägte Präferenz für Veranstaltungen und persönliche Kommunikation haben. Welche Wertschätzung diese Informationsmöglichkeit genießt, zeigt sich auch daran, dass selbst solche Entscheidungsträger, die Veranstaltungen gar nicht selbst besuchen, auf Informationen zurückgreifen, die von anderen zum Beispiel auf Fachmessen gewonnen werden. Auf der Basis dieser und weiterer Erkenntnisse über das Informationsverhalten von Entscheidern wird dann herausgearbeitet, welche konzeptionellen und kommunikativen Ansätze für die Organisatoren existieren, um im Wettbewerb um die Informationssuchenden auch in Zukunft zu bestehen.

Die Veranstaltungsbranche ist im Umbruch. Das Projekt „Future Meeting Space“ zeigt deshalb nicht nur Entwicklungen und Chancen auf, sondern gibt klare Handlungsempfehlungen. Das GCB German Convention Bureau e. V. hat dafür mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und weiteren Forschungspartnern zusammengearbeitet. Der „Future Meeting Guide“ fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen. Auf der Basis der bisherigen Ergebnisse wurden sechs Szenarien zukünftiger Veranstaltungsformen entwickelt. Als Umsetzungsbeispiel wurde daraus das interaktive Szenario „Future Meeting Room“ ausgewählt und ausgearbeitet, um künftig auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -anforderungen abdecken zu können.