So meistern Unternehmen die Transformation

Hoher Marktanpassungsdruck, viele Projekte oder Ressourcenengpässe: Das alles kann dazu führen, das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren. Aber es gibt für das Management Mittel und Wege, das Big Picture im Fokus zu behalten.

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Laut der aktuellen Studie "Shift Happens" von Nordantech Falcon stufen 90 Prozent der befragten Unternehmen ihren akuten Transformationsbedarf als hoch oder sehr hoch ein. Die bedeutendsten Treiber sind dabei der Preis-, der Kosten- und der Digitalisierungsdruck. Wer jetzt den notwendigen Wandel zu einem widerstandsfähigen Geschäftsmodell einschlägt und den sich ändernden Kundenanforderungen auch gerecht wird, ist für die Zukunft gerüstet. Ziel muss es sein einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen und die Zukunftsfähigkeit zu sichern.  

Transformationsherausforderung annehmen

Transformationen beinhalten eine Vielzahl von unterschiedlichen Herausforderungen, die gleichzeitig stattfinden müssen. Schonungslos sollte alles infrage gestellt werden: Strategie, Geschäftsprozesse, Abteilungen, Technologien, Strukturen und auch die Unternehmenskultur. Gleichzeitig müssen verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen berücksichtigt werden. Die Kommunikation muss daher klar, transparent und zielgerichtet sein, um Missverständnisse zu vermeiden und eine breite Akzeptanz für die notwendigen Veränderungen zu schaffen. 

Die größte Herausforderung ist dabei die Ambidextrie der notwendigen Maßnahmen:                                      

1.  Die Transformation des aktuellen Geschäfts und
2. der Aufbau neues neuen digitalen Geschäftsmodells.

Und als wäre das nicht schon genug, erfordert die Transformation auch noch erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen. Die Koordination und Integration dieser Veränderungen können äußerst komplex sein. Wer diese Herausforderungen jedoch annimmt und konsequent seinen Weg geht, wird erfolgreich sein. Demjenigen, der dagegen den Wandel und Entscheidungen zu lange hinauszögert, droht, am Markt abgehängt zu werden. 

Navigationssystem für alle Beteiligten

Trotz all ihrer Komplexität ist die Transformation eine entscheidende Investition in die Zukunftsfähigkeit - und sollte absolute Priorität des Managements haben. Damit das gelingt, ist eine klare und motivierende Vision der Transformation notwendig, die als strategisches Gesamtbild des Unternehmens im Blick behalten sowie auf allen Ebenen kommunizieren werden muss. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für den notwendigen Wandel zu begeistern: Warum machen wir das alles? Was haben wir davon? Diese Leitfragen stellen ein Navigationssystem für alle Beteiligten dar, um sich bei der Vielzahl der Projekte zu orientieren. Die Transformationsziele sollten dabei klar, einprägsam und messbar sein. 

Es werden Verantwortlichkeiten direkt zugeordnet, Prioritäten gesetzt und Ressourcen effizient eingesetzt. Darüber hinaus werden die Mitarbeitenden eingebunden, da sie die Bedeutung ihrer Rolle im größeren Kontext verstehen und zielgerichtet agieren sollen. Alle Aktivitäten und Maßnahmen sind auf eine klare und gemeinsame Vision ausgerichtet, die das Unternehmen in die gewünschte Zukunft steuert.

PMO: Positiver Antreiber im Transformationsprozess

Um den Wandel erfolgreich voranzutreiben, stellt ein interdisziplinär zusammengesetztes PMO (Projekt-Management-Office) ein kraftvolles Werkzeug dar. Laut der Studie "Shift Happens" geben 81 Prozent der Befragten an, das PMO habe einen hohen oder sehr hohen Einfluss auf den Transformationserfolg. Als strategischer Navigator stellt es für die Geschäftsführung einen wertvollen Verbündeten dar. Es sorgt dafür, dass die langfristigen Ziele der Transformation klar definiert und von allen Beteiligten verstanden werden. Und es unterstützt dabei, die klare Vision zu kommunizieren. Zudem laufen hier alle monatlichen Projektstände für das übergreifende Reporting zusammen.

Das PMO agiert auch als Vermittler und bringt alle relevanten Stakeholder an einen Tisch. Durch eine offene und transparente Kommunikation fördert es den Dialog mit allen Beteiligten. In seiner Brückenfunktion nimmt das PMO-Team Feedback aus der Belegschaft an und gibt es an die Verantwortlichen weiter. Somit ist das PMO immer zugleich Anlaufstelle und Schaltzentrale für den Wandel. Gemeinsam mit der Geschäftsführung priorisiert und bewertet das PMO die Schlüsselthemen und -projekte - und ist verantwortlich dafür, dass die im Mittelstand oftmals begrenzten Ressourcen optimal eingesetzt werden. 

Klare Rollenverteilung und klare Verantwortlichkeiten

Der erfolgreiche Wandel erfordert eine geordnete Struktur und eine klare Rollenverteilung. Das Management trägt die Verantwortung für den Gesamterfolg der Transformation, während das interdisziplinäre PMO die Koordination, Steuerung und Integration der Veränderungen unterstützt. 

Darüber hinaus müssen alle Mitarbeitenden ihre spezifischen Rollen verstehen – und wissen, wie ihre Arbeit zum Gesamterfolg der Transformation beiträgt. Klar definierte Verantwortlichkeiten schaffen Transparenz, ermöglichen effizientes Handeln und vermeiden Doppelarbeit. Eine gut strukturierte Rollenverteilung trägt dazu bei, die Umsetzung der verschiedenen Projekte zu beschleunigen und die gesamte Organisation auf dasselbe Ziel auszurichten.

Langer Atem und konsequente Umsetzung

Eine Transformation ist kein kurzfristiges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sogar Jahre dauern kann. Während dieser Zeit können unvorhergesehene Herausforderungen auftreten, die die Unternehmensleitung in Versuchung bringen, vom eingeschlagenen Kurs abzuweichen. Doch gerade in solchen Momenten ist es von entscheidender Bedeutung, einen langen Atem zu bewahren und konsequent und selbstbewusst an der Umsetzung festzuhalten. Das bedeutet nicht, dass Feinjustierungen in der operativen Projektarbeit nicht vorgenommen werden können. Allerdings sollte das Zielbild immer im Blick sein. Oder wie es der römische Philosoph Seneca sagte: "Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind günstig."