Bis Ende 2022 sollten alle Verwaltungsdienstleistungen im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) digital zur Verfügung stehen. Mit Beginn des Jahres 2023 ist klar: Weder sind alle Leistungen digital verfügbar, noch kann man von einer hohen Nutzung oder Akzeptanz der Bürgerinnen und Bürger sprechen. Aber wie sieht jetzt die Strategie für 2023 aus?
Laura Stempfe ist Managerin und Sebastian Befeld ist Geschäftsfeldleiter bei der Unity AG.
Unity AG
Von den insgesamt 575 Verwaltungsleistungen bundesweit sind durchschnittlich nur 33 online verfügbar (https://dashboard.ozg-umsetzung.de). Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von unkoordiniertem Projektmanagement über mangelnde Festlegung von Standards bis hin zu fehlender Integration der beteiligten Akteurinnen und Akteure.
Die bisherigen Vorhaben zielten lediglich darauf ab, die Leistungen auf dem Bürgerportal bearbeitbar zu machen, ohne umfassende Integration in die spezifischen Prozesse der jeweiligen Verwaltung. Diese müssen nun dringend von Maßnahmen abgelöst werden, die auch die betroffenen Verwaltungsmitarbeitenden einbeziehen: Die hinter den Dienstleistungen liegenden Prozesse müssen im Sinne des End-to-End-Prinzips aufgenommen, analysiert und optimiert werden.
Es gilt, sich in kommunenübergreifenden Netzwerken auszutauschen, um Synergieeffekte zu erzielen und gemeinsame Standards zu etablieren. Die Überprüfung der Fachverfahren, die Aufnahme der benötigten digitalen Kommunikationswerkzeuge und die damit einhergehende Verschlankung der Systemlandschaft runden die „harten Faktoren“ auf dem Weg zu mehr Bürgerfreundlichkeit ab.
Einbindung von Mitarbeitenden
Der entscheidende Aspekt in der neuen OZG-Strategie für dieses Jahr muss sein, die in der Verwaltung beteiligten Personen zu involvieren und zu befähigen. Nur dann kann eine nachhaltige Transformation gelingen. Ein umfassendes Veränderungs- und Kommunikationskonzept bildet dafür die Basis. Ausgewählte Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, sogenannte Change Managerinnen und Manager sowie Digitale Mentorinnen und Mentoren in den einzelnen Fachbereichen unterstützen Mitarbeitende im Veränderungsprozess.
Wesentliche Bestandteile dabei sind regelmäßige Erfahrungs- und Wissensaustausche, geeignete Befähigungskonzepte, wie individuelle Lernreisen und Coachings. Doch nur, wenn Führungskräfte den Wandel in der Verwaltung vorleben und neue Werte und Verhaltensweisen etabliert werden, kann dieses neue Modell der Zusammenarbeit unter dem Mantel des OZG erfolgreich umgesetzt werden. Und erst dann kann das OZG vom „Schaufenstergesetz“ zum „Beschleuniger“ der internen und externen digitalen Transformation des öffentlichen Sektors werden.
Es gibt bereits Verwaltungen, die diesen Weg eingeschlagen haben und erfolgreich sind. So hat beispielsweise der Rhein-Erft-Kreis bei der Digitalisierung seiner Prozesse insbesondere die Befähigung und Integration der Mitarbeitenden fokussiert – und kann bereits eine deutlich höhere Digitalisierungsquote als der Durchschnitt vorweisen.
Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 4/2023.