Adoption von Electronic Meeting Systems

Elektronische Sitzungsunterstützungssysteme (Electronic Meeting Systems, EMS) sind seit gut 15 Jahren ein elementarer Bestandteil der Forschung in der Wirtschaftsinformatik in Europa und den USA. Die Kluft allerdings zwischen Forschungsinteresse bzw. Publikationshäufigkeit und tatsächlicher Verbreitung bzw. Nutzung in der Organisationspraxis ist tief (z.B. de Vreede und van Wijk 1997; Klein, Krcmar und Schenk 2000). EMS scheinen als „ewige Talente“ der Wirtschaftsinformatik den Sprung in die erste Liga der Produktivitätswerkzeuge nicht zu schaffen. Eine erstaunliche Entwicklung, eingedenk der Tatsache, dass die meisten Manager einen hohen Anteil ihrer Arbeitszeit in Sitzungen² verbringen — und mit dieser Form synchroner Zusammenarbeit in Gruppen nicht zufrieden sind: “Committees are groups that keep minutes and waste hours” (Frey 1995). Beklagt wird zu lange Dauer (McKenna 1995), schlechte Ergebnisqualität oder ein chaotischer Ablauf (Rose 2000). EMS versprechen Linderung oder gar die Lösung des Problems. Nunamaker et al (1991) formulieren den Anspruch:

... to make group meetings more productive by applying information technology. EMS Technology is designed to directly impact and change the behaviour of groups to improve group effectiveness, efficiency and satisfaction” (Nunamaker, Dennis, Valacich et al. 1991, 41).

Nachfolgender Abschnitt legt die Entscheidungen des Autors im Hinblick auf den Forschungsprozess offen und erläutert die wissenschaftstheoretischen Grundlagen der Arbeit. Wissenschaftliches Arbeiten erfordert die Klärung einiger grundsätzlicher erkenntnistheoretischer bzw. wissenschaftstheoretischer Fragestellungen. Wissenschaftstheorie setzt sich mit der Methodologie der wissenschaftlichen Forschung auseinander und steckt einen Rahmen ab, innerhalb dessen Forschung und Lehre stattfinden (Schnell, Hill und Esser 1992, 38; Krapp und Heiland 1996, 44). Sie kann als „(...) Technologie des Problemlösungsverhaltens in den Wissenschaften (...)“ (Schanz 1988, 7) verstanden werden⁴. Sie dient zunächst dem Forscher sich über sein Verhältnis zur Realität (bzw. seines Erkenntnisobjekts) und seiner epistemologischen Grundhaltung im Hinblick auf das Erkenntnisziel hin klar zu werden und zweitens den Ergebnisrezipienten, die basalen Annahmen nachzuvollziehen, welche die Auswahl der Methoden beeinflusst und zu bestimmten Ergebniskategorien geführt haben.

In diesem Kapitel werden die in der vorliegenden Arbeit verwendeten Begriffe spezifiziert. Es handelt sich dabei zunächst um Konzepte der Gruppe und der Gruppenarbeit, um das Aktionsfeld von EMS deutlich abzugrenzen.

Neben den Hinweisen, die aus Kapitel 3 für die Einführung von EMS in Organisationen ableitbar sind, wurden im Rahmen des Projekts Competence Center Telegremien (CCTG)⁹² zwei Gemeinderatsfraktionen über vier Jahre hinweg in ihrer Arbeit hinsichtlich der Haushaltsplanberatungen vom Autor dieser Arbeit unterstützt. In den Jahren 2000 und 2001 war der Autor der verantwortliche Facilitator für die Klausursitzungen. Ziel dieser Unterstützung war es entsprechend den Prinzipien der Aktionsforschung erstens, für die Gemeinderäte mit EMS einen Mehrwert für ihre Arbeit zu stiften. Zweites Ziel war es, Hinweise für die Einführung elektronischer Sitzungsunterstützungstechnologie zu gewinnen. Nachfolgende Fallstudie bezieht sich auf eine dieser Fraktionen, die XTZ Fraktion. Sie wurde erstens aufgrund ihrer Größe und der Intensität der Nutzung über die zwei Haushaltsplanperioden hinweg und zweitens aufgrund des besonders reichen Bildes ausgewählt, das sie im Hinblick auf Technologieaneignung gezeichnet hat.

Nachfolgender Abschnitt bezieht sich auf die Frage, wie das entwickelte Verständnis von elektronisch unterstiitzter Gruppenarbeit in Sitzungen und Arbeitsprozessen für die Einführung von EMS in Anschlag gebracht werden kann. Es geht nun vor allem darum, wie der Prozess der Einführung ausgestaltet werden kann und wie eine geeignete Einführungsstrategie für EMS aussehen kann. Diese Frage wurde in der CSCW respektive EMS Forschung bislang nur vereinzelt behandelt (Briggs, Nunamaker, Reinig et al. 1998; Engel, Kaiser, Mayer et al. 2001). Zu dieser Frage kann die Diffusionstheorie einige Hinweise geben, die im Folgenden dargestellt wird.

Die Adoption von EMS ist mit Veränderungen der Interaktion in Sitzungen sowie Veränderungen der Organisation verbunden, innerhalb derer Sitzungen stattfinden. Um EMS erfolgreich nutzen zu können, ist die Gestaltung dieser Veränderungen im Rahmen einer Einführungsstrategie notwendig. Suchuran (1987) zitiert zwei Alternativen der diesbezüglichen Handlungssteuerung:

„..the European navigator begins with a plan — a course — which he has charted according to certain universal principles and he carries out his voyage by relating his every move to that plan. His effort throughout his voyage is directed to remaining on course. If unexpected events occur he must first alter the planthen respond accordingly. The Trukese navigator begins with an objectiverather than a plan. He sets off toward the objective and responds to conditions as they arise in an ad hoc fashion. He utilizes information provided by the windthe waves the tide and current {...}. His effort is directed to do whatever is necessary to reach the objective”(Berreman 1966; zitiert in Suchman 1987,VII).

Die vorliegende Arbeit wurde geleitet durch drei Forschungsfragen, deren Beantwortung einen Beitrag zur Adoption von EMS liefern soll. Ihre Beantwortung kann verkürzt wie folgt dargestellt werden:

Forschungsfrage 1: Welche Forschungsergebnisse wurden mit der Nutzung von Electronic Meeting Systems bislang erzielt und welche Annahmen lagen den entsprechenden Forschungsansätzen zugrunde?