Informationsmanagement und öffentliche Verwaltung

Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik in der öffentlichen Verwaltung hat eine mittlerweile über drei Jahrzehnte alte Tradition. Diese Entwicklung mag bei oberflächlicher Betrachtimg als ein im wesentlichen lineares Fortschreiten erscheinen: als evolutionäre Abfolge kontinuierlich verbesserter technischer Anwendungsgenerationen und zugleich als rapide quantitative Ausbreitung der Anwendungen in die verschiedenen Verwaltungsbereiche hinein.

Wir wollen nun zunächst auf der theoretischen Ebene die analytischen und konzeptionellen Möglichkeiten, aber auch die Unklarheiten und Widersprüche in den Konzepten von IRM aufzeigen. Insbesondere ist zu fragen, welche Begriffe von Informations-, Kommunikations- und Arbeitsprozessen diesen Ansätzen zugrunde liegen. Dieses Kapitel soll daher auf der Grundlage einer Durchsicht der deutschen und ausländischen Literatur die relevanten Konzepte von Informationsmanagement bzw. Information Resource Management (IRM) herausarbeiten und typisieren und damit zugleich einen Bezugsrahmen für die folgenden Kapitel entwickeln. Die folgenden Kapitel werden dann die rein begriffliche Ebene verlassen und die Kritik im Sinne einer Konfrontation von Theorie und Praxis fortführen.

Die technische Entwicklung spielt eine widersprüchliche Rolle in der Diskussion um organisatorische Konzepte. Auf der einen Seite wird sie gern als ein weitgehend unabhängiger Prozeß dargestellt, der neue Anforderungen an die Akteure stelle, Notwendigkeiten und Sachzwänge mit sich bringe, denen die Organisation Rechnung tragen müsse. Auf der anderen Seite wird auf die zunehmende Flexibilität und Gestaltbarkeit der technischen Systeme verwiesen, und die Devise, daß die Organisation der Technik vorangehen müsse, wird in der Theorie — kaum je bestritten. Die Konzepte des Informationsmanagements nehmen beides für sich in Anspruch: „reagierend“ Antworten auf neue technologische Herausforderungen zu geben und „agierend“ neue, durch die Technik gebotene Gestaltungschancen zu nutzen. Eine kritische Auseinandersetzung mit Informationsmanagement hat daher zu prüfen, worin diese Herausforderungen und Gestaltungsmöglichkeiten im einzelnen bestehen und ob die gegebenen organisationsbezogenen Antworten angemessen erscheinen.

In diesem Kapitel wird vor dem oben entwickelten Hintergrund der aktuellen technischen Entwicklungstendenzen die Frage nach dem — durch die Technikentwicklung induzierten oder auch von ihr relativ unabhängigen — Wandel der organisatorischen Strukturen gestellt. Insbesondere geht es um eine Bewertimg der aus dem Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechnik resultierenden Zentralisierungs- bzw. Dezentralisierungstendenzen sowie um den Wandel der Büroarbeit und die Gestaltimgspotentiale von Bürokommunikation.

Wir haben in den vorangegangenen Kapiteln festgestellt, daß das Management der Information sehr genau an den jeweiligen organisatorischen Kontext angepaßt werden muß, daß also generalisierte Modelle des Informationsmanagements so lange nur von begrenztem Nutzen sind, wie die Fragen der bedarfsgerechten Informationsversorgung, der Planung und des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnik nicht in ihrem konkreten Organisations- und Aufgabenbezug behandelt werden.

Im vorangegangenen Kapitel wurden diejenigen Anforderungen an das Informationsmanagement der öffentlichen Verwaltung diskutiert, die sich auf der „Makroebene“ ergeben, also aus der Stellung der Verwaltung gegenüber dem politischen System, aus gesamtgesellschaftlichen Entwicklungstendenzen und aus dem Erbe vergangener Phasen der Technisierung. Hier folgt nun eine Sicht auf die „Mikroebene“ der einzelnen Aufgaben und Arbeitsprozesse der öffentlichen Verwaltung und den daraus sich ergebenden aufgabenbezogenen Informationsbedarf.

In den beiden vorangegangenen Kapiteln wurden die allgemeinen Rahmenbedingungen des Verwaltungshandelns, die Vorgeschichte des Technisierungsprozesses der öffentlichen Verwaltungen und diejenigen Anforderungen an das Informationsmanagement diskutiert, die sich auf der Ebene der konkreten Arbeits- und Entscheidungsprozesse ergeben. Darauf aufbauend soll nun anhand der aktuellen Entwicklung der Frage nachgegangen werden, wie die Verwaltungen auf diese Herausforderungen reagieren, wie sie also infrastrukturbezogene und aufgabenspezifische, technische und organisatorische Aspekte zu typischen Gesamtkonzeptionen mit mehr oder weniger ausgeprägtem strategischem Anspruch verbinden.

„Informationsmanagement“ erweist sich, dies wurde in den vorangegangenen Kapiteln deutlich, als ein Konzept mit sehr stark changierenden Inhalten. Wo diese Inhalte konkretisiert werden, zeigt sich ein „harter Kern“, der zusammenfassend als ein modernisiertes DV-Management für die verschiedenen organisatorischen Ebenen bezeichnet werden kann. Wenn einem städtischen Amt für Datenverarbeitung die Zuständigkeit für Telekommunikationsanlagen und die Betreuung von PC-Benutzern als neue Aufgaben zugewiesen werden, wenn eine große Landesbehörde ein Bürokommunikationsnetz aufbaut, wenn eine zentrale Koordinationsinstanz Empfehlungen oder verbindliche Normen für einheitliche Betriebssysteme und Kommunikationsprotokolle herausgibt, so handelt es sich um Maßnahmen des Managements der Informationstechnik, mit denen auf die zunehmende Vielfalt der Technikanwendungen, auf technische Integrationsentwicklungen und auf neue organisatorische Anforderungen reagiert wird. Es entstehen hier neue Aufgaben und Handlungsfelder, die den Rahmen klassischer DV-Organisation in der Tat qualitativ überschreiten, die sich aber dennoch nur auf technische und auf zentral bearbeitbare Teilaspekte dessen beschränken, was das programmatisch beschworene „Management der Ressource Information“ zu versprechen scheint.

Der Argumentationsgang der vorliegenden Arbeit soll hier abschließend noch einmal in knappen Thesen zusammengefaßt werden: