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2014 | Buch

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Das Geheimnis erfolgreicher Projekte

Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Was Führungskräfte wissen müssen

verfasst von: Christian Sterrer

Verlag: Springer Fachmedien Wiesbaden

Enthalten in: Springer Professional "Wirtschaft+Technik" , Springer Professional "Wirtschaft"

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Über dieses Buch

Die zunehmende Projektorientierung in Organisationen verlangt von Führungskräften immer häufiger ein gewisses Maß an Projektmanagement-Know-how. Dabei ist kein Expertenwissen sondern, die Fähigkeit gefragt, den Status von Projekten richtig einzuschätzen, über die Auswahl von Projekten zu entscheiden und die Ressourcen adäquat zu managen. Denn erst dann ist ein Unternehmen in der Lage Projekte professionell zu managen und Strategien umzusetzen.

Dieses Buch schafft den Spagat zwischen thematischer Vollständigkeit und reduzierter inhaltlicher Komplexität und gibt Führungskräften einen Überblick über die wesentlichen Themen des Projektmanagements. Die kritischen Erfolgsfaktoren werden praxisorientiert erläutert und klare, handlungsorientierte Empfehlungen zeigen Führungskräften worauf es im Projektmanagement ankommt. Checklisten sowie die Möglichkeit des Downloads von sofort einsetzbaren Hilfsmitteln und Vorlagen machen das Buch zum Praxisbuch, das dem Leser nicht nur die Möglichkeit gibt, das Projektmanagement im eigenen Unternehmen zu analysieren, sondern ihn auch unterstützt, das Einzel-, Projektportfolio- und Ressourcenmanagement zu optimieren.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Überblick über die kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Zusammenfassung

Das Gute zuerst. Viele der hier vorgestellten kritischen Erfolgsfaktoren werden Ihnen bekannt sein, vielleicht haben Sie einige davon in Ihrem Unternehmen bereits implementiert. In Unternehmen ist bereits viel zum Thema Projektmanagement vorhanden. Es ist allerdings nur allzu oft in einer Schublade verschwunden oder wird nur punktuell umgesetzt, sodass die Organisation nicht als Ganzes davon profitieren kann. Für ein professionelles, effizientes und ganzheitliches Projektmanagement im Unternehmen spielen alle hier vorgestellten kritischen Erfolgsfaktoren eine wesentliche Rolle. Erst dann kann eine ganzheitliche Sicht garantiert, wichtige Zusammenhänge erkannt und entsprechend organisiert werden und Projektmanagement zum Unternehmenserfolg beitragen. Nichtsdestotrotz können zunächst Prioritäten gesetzt und einzelne Themen zuerst umgesetzt werden.

Christian Sterrer

2. Klare Projektdefinition

Zusammenfassung

Auch wenn sich Projekte als spezifische Organisationsform etabliert haben, so wird das Projektmanagement dieser immer noch heftig diskutiert. Projektmanagement muss sich zum Teil nach wie vor gegen den Vorwurf des „Mehr-Aufwandes“ wehren oder beweisen, dass es sich dabei nicht um das „Ausfüllen von Formularen“ handelt. Nährboden für diese Argumente sind Projekte, die eigentlich keine sind, aufgrund individueller Entscheidungen zu solchen wurden und folglich so abgewickelt werden, wie es der jeweilige Projektleiter für angemessen hält. Das nachfolgende Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Projektdefinition Standards setzen und damit nicht nur die Projektentscheidung sondern auch den Umfang des Projektmanagements mitbestimmen.

Christian Sterrer

3. Auswahl der richtigen Projekte, professionelles Projektportfoliomanagement (PPM)

Zusammenfassung

Die Anzahl der Projekte in Unternehmen hat sich in vergangenen Jahren vervielfacht. Projekte sind somit längst nicht mehr die Angelegenheit einzelner Abteilungen, sondern betreffen aufgrund ihrer Häufigkeit und Komplexität die Gesamtorganisation. Eine Auswahl der Projekte im Sinne des Gesamtunternehmens sowie eine professionelle Steuerung des Unternehmensportfolios stellen demnach mehr und mehr kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen dar und sollten zur Chefsache erklärt werden!

Christian Sterrer

4. Ressourcenmanagement

Zusammenfassung

Personalressourcen sind in vielen Projekten und Abteilungen die kostenintensivste Ressource. Hinzu kommt, dass besonders „wertvolle“ Mitarbeiter häufig mit einer sehr hohen Arbeitsbelastung kämpfen, was einerseits die Gefahr einer Überbeanspruchung dieser birgt und andererseits einen strategisch sinnvollen Einsatz dieser Engpassressourcen notwendig macht. Professionelles Ressourcenmanagement ist daher doppelt erfolgskritisch für ein Unternehmen: Zum einen ist die entsprechende Bereitstellung von Ressourcen die Voraussetzung für die Zielerreichung in Projekten und zum anderen kann es die Mitarbeiter vor chronischen Überlastungen und langen Ausfällen schützen. Warum die Einführung von Ressourcenmanagement trotzdem häufig von Widerstand begleitet wird und welche Voraussetzungen ein Unternehmen schaffen muss, um Ressourcen professionell zu managen, erklärt das nachfolgende Kapitel.

Christian Sterrer

5. Professionelle Projektbeauftragung, klarer Projektauftrag

Zusammenfassung

Der häufigste Projektauftrag in Österreich heißt noch immer „Kümmern Sie sich mal darum…“, in Deutschland „Machen Sie mal…“. Wie immer Sie es auch formulieren, Sie können damit nicht sicherstellen, dass Ihr Projektleiter dasselbe Bild von Ihrem Projekt und insbesondere von den Zielen hat wie Sie. Unklar formulierte Projektziele sind noch immer der häufigste Grund (über 70 %) für das Scheitern von Projekten. Dabei könnte dem ganz leicht abgeholfen werden: Mit einem schriftlich formuliertem Projektauftrag machen Sie transparent, welche Ziele Sie mit Ihrem Projekt verfolgen, und sorgen somit für eine einheitliche Sichtweise aller Projektbeteiligten.

Christian Sterrer

6. Effiziente, adäquate Projektorganisation

Zusammenfassung

Projektarbeit ist Teamarbeit. Bevor Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihr Team motivieren oder in Ihrem Team Konflikte lösen, ist es wichtig, dieses entsprechend zu organisieren: Mit der Projektorganisation legen Sie den Grundstein für die Zusammenarbeit. Weitere Rahmenbedingungen wie Kommunikationsstrukturen, Rollenbeschreibungen oder die Zuteilung von Verantwortungen entscheiden über die Qualität und Selbstständigkeit Ihres Teams. Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Projektorganisation entsprechend in Ihr Unternehmen integrieren und Rahmenbedingungen schaffen können, die ein selbstständiges und effizientes Arbeiten im Team ermöglichen. Denn: Nur ein gutes Team kann Ihren Projektauftrag und einen guten Plan zu einem guten Ergebnis führen!

Christian Sterrer

7. Saubere Projektplanung

Zusammenfassung

Der Projektauftraggeber trägt gemeinsam mit dem Projektleiter die Verantwortung für das Projekt. Delegiert er die Aufgabe der operativen Umsetzung mit der Beauftragung auch an den Projektleiter, so ist es für einen Projektauftraggeber trotzdem relevant, die Projektplanung seines Projektleiters beurteilen bzw. Projektpläne lesen zu können. Außerdem gilt zu bedenken, dass mit der Planung die Voraussetzung für ein professionelles Controlling geschaffen wird. Nur was geplant ist, kann auch controlled werden! Nachfolgende grundlegende Punkte zur Planung eines Projektes sowie eine überblicksmäßige Beschreibung der Projektmanagement-Methoden sollen Ihnen als Führungskraft helfen, diese Aufgaben zu erfüllen.

Christian Sterrer

8. Regelmäßiges Projektcontrolling

Zusammenfassung

Wurde ein Projekt auch noch so vorbildlich geplant, die zu Projektbeginn erstellte Planung wird üblicherweise nicht bis zum Projektende eingehalten. Unvorhersehbare Zwischenfälle, schwierige Stakeholder, Verzögerungen bzw. Komplikationen in Arbeitspaketen, falsche Annahmen oder Einschätzungen etc. machen eine Adaption der Planung im Projektverlauf notwendig. Gelohnt hat sich die umfangreiche Planung aber trotzdem – nun können nämlich Abweichungen sofort erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Das Projekt ist somit steuerbar. Damit dies während des gesamten Verlaufes sichergestellt werden kann, ist ein regelmäßiges und ganzheitliches Projektcontrolling notwendig. Worauf ein Projektteam dabei achten und wie Sie als Projektauftraggeber eingebunden werden sollten, erläutert nachfolgendes Kapitel.

Christian Sterrer

9. Projektarbeit ist Teamarbeit

Zusammenfassung

Muss ein Team unbedingt Spaß an der Arbeit haben oder reicht es nicht einfach aus, wenn es gute Arbeit leistet? In vielen Fällen wird es das. Wenn Sie mit Ihrem Team allerdings Berge versetzen, das Unmögliche möglich machen und Besonderes leisten möchten, dann sollten Sie den Spaßfaktor ernst nehmen. Wie neueste Studien zur Teamarbeit zeigen, „erhöhen sich in einem Team, in dem jeder Einzelne viel von dem tut, was er gern tut, die Energie, die Begeisterung, das Engagement und die Motivation um ein Vielfaches – und dann entsteht ein Hochleistungsteam“. (Tscheuschner, Wagner, 2008, S. 55 f.) Denken Sie nur an die erfolgreiche deutsche Fußballnationalmannschaft oder die unglaubliche Aufholjagd des Teams USA beim America’s Cup 2013. Haben Sie nicht das Gefühl, dass in diesen Teams neben sehr viel Professionalität und konsequenter Vorbereitung auch viel Freude am Tun dahintersteckt? Wie Sie Ihr Team zu einem „winning-Team“ machen können, welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind und was Ihr Projektleiter und Sie als Projektauftraggeber dazu beitragen können, zeigt Ihnen nachfolgendes Kapitel.

Christian Sterrer

10. Erfolg = Qualität × Akzeptanz, Change Management

Zusammenfassung

Als Projektauftraggeber und Projektleiter sind Sie darauf angewiesen, dass Ihr Produkt gefällt, Ihre neue Software angewandt und Ihr neuer Prozess gelebt wird. Eine entsprechende Qualität Ihrer Produkte bzw. Funktionalität Ihrer Software und Prozesse ist dafür Voraussetzung, sichert Ihnen allerdings nicht alleine den Projekterfolg. Erfolgreiche Projekte brauchen beides: eine qualitativ hochwertige Arbeit und Akzeptanz sowie Annahme des Projektergebnisses. Der Weg dorthin ist meist von Veränderung und folglich häufig von Widerstand begleitet, der Projekte nicht nur beeinträchtigt, sondern den Projekterfolg massiv gefährden kann. Mit welchen Mitteln Sie Akzeptanz fördern, Veränderung bewusst gestalten und damit Widerstand konstruktiv begegnen können, zeigt Ihnen dieses Kapitel.

Christian Sterrer

11. Einfaches, funktionales Projektmanagement

Zusammenfassung

Projekte sind per Definition komplexe Aufgabenstellungen. Die Systeme, die entstehen, wenn Unternehmen viele Projekte abwickeln, also projektorientiert arbeiten, meist auch. Nicht so das Projektmanagement! Wie Projektmanagement einfach sein kann, ohne dabei seine Funktionalität einzubüßen, sondern dem Unternehmen zu mehr Flexibilität verhelfen und Ihr Unternehmensportfolio steuerbar machen kann, zeigt Ihnen nachfolgendes Kapitel.

Christian Sterrer

12. Implementierung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagements

Zusammenfassung

Gratulation! Im letzten Kapitel angekommen wissen Sie nun, worauf es im Projektmanagement ankommt. Womöglich haben Sie auch bereits den einen oder anderen Optimierungsbedarf in Ihrem Unternehmen entdeckt. Dann ist dieses Kapitel noch genau das richtige für Sie: Hier erfahren Sie nämlich, WIE Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt optimieren können. Denn auch das sollte gut geplant und strukturiert durchgeführt werden. Aber damit nicht genug: Weil es sich leider kaum ein Unternehmen leisten kann, sich nicht weiterzuentwickeln, lesen Sie auch gleich, wie Sie etwas Energie in die Phase nach vollendeter Professionalisierung hinüberretten und einfache Strukturen schaffen können, um Stillstand gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Christian Sterrer

Backmatter

Titel: Das Geheimnis erfolgreicher Projekte
verfasst von: Christian Sterrer
Verlag: Springer Fachmedien Wiesbaden
Electronic ISBN: 978-3-658-04797-9
Print ISBN: 978-3-658-04796-2
DOI: https://doi.org/10.1007/978-3-658-04797-9