Auch im digitalen Zeitalter zählt der persönliche Kontakt.
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Virtuelle Teams gehören in vielen, vor allem internationalen Unternehmen, zum Alltag. Doch Kommunikation untereinander birgt einige Tücken. Welche Tools bei der Zusammenarbeit auf Distanz hilfreich sind.
74 Prozent der weltweit operierenden Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland setzen bereits virtuelle Teams ein. 81 Prozent der im Ausland sitzenden Firmen haben sie ebenfalls in ihre Unternehmensstrukturen mit aufgenommen. Dies ist ein Ergebnis der internationalen Unternehmensberatung Hay Group, die in Kooperation mit dem Führungskräfte Institut (FKI) eine Studie über virtuelle Teams durchgeführt hat. Dabei wurden 289 Mitglieder des Umfragepanels „Manager Monitor“ des FKI befragt. Diese veränderten Arbeitsstrukturen verlangen neue technologiebasierende Informations- und Kommunikationskanäle für den problemlosen Informationsaustausch.
Kommunikationsbarrieren in virtuellen Teams
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Generell ist es notwendig, dass Unternehmen ihre globalen Strategien an lokale Märkte anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, schreiben die Autoren der Fachzeitschrift „Gruppendynamik und Organisationsberatung“ Niyazi Akin, Jörg Rumpf, in ihrem Artikel „Führung virtueller Teams“. Dies geschieht meistens durch die Einführung virtueller Teams. Im Buchkapitel „Medien als Brücke für die Kommunikation in virtuellen Teams“ beschreiben die Springer-Autoren Dorothea Herrmann, Knut Hüneke, Andrea Rohrberg, dass durch die länder- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit die Kosten sinken und die Effizienz steigt. Entscheidend für eine funktionierende standortübergreifende Zusammenarbeit ist ein problemloser Informations- und Kommunikationsaustausch. Das Angebot an digitalen Kommunikationsmedien für Teams, die auf Distanz arbeiten, haben die Autoren in einer Tabelle zusammengestellt (Seite 51, Auswahl):
Die wichtigsten Kommunikationsmedien für Teamarbeit auf Distanz
| Kommunikationsmedium | Funktion |
| Application Sharing | Gemeinsame Nutzung von Anwendungen, in dem einer anderen Person die Steuerung einer Anwendung auf einem entfernten PC ermöglicht wird. |
| Blackboard/Pinnwand | Elektronisches „Schwarzes Brett“, an dem man einzelne Notizen und Nachrichten hinterlassen kann. |
| Instant Messaging | Direkte Zusendung von Text-Nachrichten an ausgewählte Empfänger/innen aus der Online Statusanzeige (Buddy-List), die gleichzeitig online sind. |
| Telefonkonferenz | Mehr als zwei zusammengeschaltete Telefone. |
Video-Konferenz | Bild-Ton-Konferenz in hoher Auflösung oder über IP mittels Webcam und PC (Video-Chat). |
| Whiteboard (shared) | Für mehrere Personen zugängliches Werkzeug (meist webbasiert) mit Text, Zeichen- und Grafikfunktionen; also elektronische Tafel, elektronisches Flip-Chart. |
Doch trotz innovativer Informations- und Kommunikationstechnologie gibt es häufig Komplikationen bei dem Kommunikationsprozess innerhalb virtueller Teams. Zum einen sind es kulturelle Probleme, zum anderen handelt es sich um technische Schwierigkeiten, so die Springer-Autoren Melanie Kremer, Prof. Dr. Monique Janneck in dem Artikel „Kommunikation und Kooperation in Virtuellen Teams“.
Kulturelle und technische Hindernisse
Bei den kulturellen Problemen kann es durch Sprachbarrieren und unterschiedlichen Wertevorstellungen schnell zu Missverständnissen kommen. Zudem werden häufig Sachinhalte kurz und prägnant übermittelt. Dadurch hat der Empfänger einen großen Interpretationsfreiraum über die Informationen und es kann zu zusätzlichen Konflikten kommen. Darüber hinaus besteht durch die zeitversetzte Kommunikation die Gefahr von verlangsamten Rückkopplungsprozessen.
Die technischen Schwierigkeiten entstehen oft durch die fehlenden Voraussetzungen der vorhandenen IT-Infrastruktur. Wird ein Kommunikationsmedium gewählt, so ist dieses häufig nicht kompatibel mit verschiedenen Standorten. Meist ist es eben nur technisches Versagen (Verbindungsaufbau, Programmladefehler, Zugangsblockierung etc.), welches die Zuverlässigkeit der Medien-Tools verringert.
Tipps zur Verbesserung der virtuellen Kommunikation
Aktive, effektive und sorgfältige Kommunikation fördern
Bereitstellung von teamspezifischen und situationsangemessenen Kommunikationsmedien
- Sicherstellung der Anwendungskompetenzen der Teammitglieder
- Schnelle Rückkopplungsprozesse fördern durch die Festlegung von Regeln, Struktur und Ablauf
Interpretationsfreiraum gering halten durch ausführlichen und vollständigen Informationenaustausch
Bereitstellung von Hintergrundinformationen über Kultur und Fachwissen von Teammitgliedern
Wie solche Kommunikationsbarrieren abgebaut werden können, erklären Joachim Zülch, Luis Barrantes, Sylvia Steinheuser, erklären in ihrem Beitrag „Was ist an virtuellen Teams anders?“. Wichtig ist vor allem die richtige Wahl der Kommunikationsmedien. Um eine adäquate IT-Infrastruktur zu gewährleisten, sollten Unternehmen besonderen Wert auf die Anpassung der Kommunikationsmedien an die jeweiligen Teams legen. Zudem sollte darauf geachtet werden, ob das eingesetzte Medium für die jeweilige Situation angemessen ist. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Ausstattung der vorhandenen IT-Infrastruktur an den verschiedenen Standorten. Neben den technischen Voraussetzungen für den Einsatz der gewählten Medien müssen zudem die nötigen Sicherheitsstandards erfüllt werden.
Technische Probleme lassen sich beheben, interne Konflikte auf Distanz nur schwer. Um dieses Problem von Anfang an zu umgehen, sollten sich virtuelle Teams persönlich kennenlernen. Denn was wirklich zählt, ist gegenseitiges Vertrauen. .