Gutes Vertriebscontrolling basiert auf verlässlichen Zahlen aus konsequenten Planungs- und Prognoseprozessen.
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Statistiken, Prognosen und Analysen sind Teil des Vertriebscontrollings und die Basis für Planungs- und Akquiseprozesse. Warum verlässliche Zahlen wichtig sind, damit falsche Entscheidungen im Vertrieb vermieden werden.
Modernes Vertriebscontrolling hat nicht nur die Aufgabe, das laufende Monitoring der eigenen Prozesse im Vertrieb wie ein Navigator zu überwachen. Es geht auch um die Beobachtung und Verwertung von Vertriebsmaßnahmen anderer Marktteilnehmer. Die Erkenntnisse daraus fließen in Entscheidungen der Vertriebsführung ein. Umso wichtiger ist es, dass verlässliche Zahlen vorhanden sind. Denn "zu leicht führen fehlerhaft angewandte Verfahren zu falschen Schlussfolgerungen, die als Vorarbeit von Managemententscheidungen fatale Folgen haben können", warnt der Autor Alexander Dietzel in dem Springer-Buch "Vertriebscontrolling optimieren".
Was gutes Vertriebscontrolling ausmacht
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Der Dozent für Controlling, Vertrieb und Verhandlungstraining hat sich eingehend damit beschäftigt, welche verschiedenen Faktoren ein weitsichtiges Vertriebscontrolling bestimmen und wie man Prozesse des Vertriebscontrollings besser gestaltet. Er vergleicht es mit einem Regelkreis, der aus
Planung
Analyse und Kontrolle von Zielvorgaben,
Sollgrößen,
taktischen Maßnahmen und den
laufenden Management- und Vertriebsprozessen
besteht. Welche Voraussetzungen zählen für ein funktionierendes Vertriebscontrolling? Je nach Organisationsgröße empfiehlt der Autor hierzu, eine autarke Controlling-Einheit auf der Leitungsebene als Linienfunktion zu implementieren. Sie kann kritische Distanz zum operativen Geschäft wahren, sollte aber dennoch fest im Unternehmen verankert sein. Controlling ohne Disziplinargewalt sei ansonsten "ein zahnloser Tiger", meint Dietzel.
Beobachten, planen, steuern
Moderne Vertriebscontroller planen, beobachten, analysieren und kontrollieren unter anderem die Akquiseprozesse und die dafür notwendigen Ressourcen. Dies passiert immer auf der Basis entsprechender Zielvorgaben. Dabei richten sich die Aktivitäten vor allem auf die Abläufe, die sich vor Eingang eines Auftrags von akquirierten Kunden abspielen. Am Ende werden die erzielten Umsätze den Planzahlen gegenübergestellt und ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt.
Aufwand und Instrumente für die Vertriebssteuerung überprüfen
Im Buchkapitel Optimiertes Vertriebscontrolling (Seite 185 - 186) findet der Autor eine einfache Formel für die Steuerung und Kontrolle im Vertriebsmanagement: Im Grunde geht es darum, dass jeder Beitrag des Vertriebs und der Mitarbeiter gewährleistet, dass der Aufwand, der nötig ist, um ein bestimmtes Vertriebsziel zu erreichen reduziert oder der Ertrag bei konstantem Aufwand gesteigert wird. Dabei sollte auch jeder einzelner Steuerungsinstrument unter die Lupe genommen und flexibel justiert werden. So können unter Umständen schon verbesserte Absatzprognosen nützlich für das Unternehmen sein oder das Verhältnis zwischen Vertriebskosten und Umsatz verbessert werden. Jörg Kühnapfel beschreibt dazu verschiedene Forecast-Modelle in dem Band "Vertriebsprognosen" aus der Springer-Essentials-Reihe.
Effizientes Vertriebscontrolling unterstützt aus Sicht von Dietzel das Unternehmen im Vertrieb als intelligenter Alarmgeber und übt nicht nur Kontrolle von außen aus.