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Über dieses Buch

Im Gegensatz zum langweiligen Dokumentar der Vergangenheit hat heute das Berufsbild der Dokumentare ein mehrdimensionales Spektrum: Es hat Beziehungen zu Fachwissenschaftlern aller Berufszweige, Unternehmensberatern, Informatikern und Bibliothekaren. Ein Dokumentar steht auch im Zentrum der Kommunikation zwischen extern und intern: Er muß den Informationsstrom von draußen (externe Informationsstellen, Verlage, Hosts) gezielt in die eigene Institution hereinholen, um die Informationen entweder direkt an die anfragenden Endbenutzer weiterzugeben oder in einem eigenen Speicher zu sammeln. Deshalb sind soziale, politische und rechtliche Kenntnisse des Informationsmarkts sowie die Kenntnis der Zugriffs- und Nutzungsmodalitäten und der damit verbundenen Begleitumstände unbedingt erforderlich. Nur auf dieser Grundlage können Informationen zwischen externen Systemen und internem Bedarf, aber auch umgekehrt, zwischen intern verfügbarem Wissen und von außen herangetragenen Wünschen, vermittelt werden, was durch die zunehmende Verflechtung vieler Firmen miteinander immer wichtiger wird. Dieses Lehrbuch behandelt traditionelle und moderne Formen der Informationsaufbereitung für Datenbanken und Wissensspeicher, die alle Aspekte der Dokumentationspraxis umfassen. Es gibt eine aktuelle Darstellung der für Recherchen und Informationsvermittlung wichtigen Dokumentationsszene und -technik. Das Buch ist ein Leitfaden für Studenten aller mit Dokumentation befaßten Fachrichtungen, z.B. Bibliothekare, Archivare, Buchhändler sowie aller Fachrichtungen, in denen Datenbankrecherchen durchgeführt werden. Es vermittelt dokumentarische Methoden, Fachbegriffe und Zusammenhänge.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Informationskreislauf

Zusammenfassung
Der Belgier Paul Otlet hatte am Anfang des Jahrhunderts (1905) die Bezeichnung Dokumentation geprägt. Im eigentlichen Sinne Dokumentation betrieben wurde jedoch schon in dem von Colbert angeregten Journal de Scavans im Jahre 1665. In diesem ersten Dokumentationsdienst wurde bereits auf andere Publikationen aufmerksam gemacht (vgl. Windel 1980). Die Geschichte der Dokumentation hat schon seit Anfang des 20. Jahrhunderts eine enge Bindung an die Industrie und wurde zu Beginn weitgehend mit Normungsarbeiten verbunden. So wurde 1917 der Normenausschuß der Deutschen Industrie (NDI) gegründet, der zwischenzeitlich DNA hieß und später (1975) in das Deutsche Institut für Normung (DIN) umbenannt wurde. Auch die Geschichte des Bibliothekswesens weist viele Marksteine des Dokumentationswesens auf, so die Entwicklung von Ordnungssystemen und Klassifikationen. Eine internationale Organisationsform bekam die Bewegung der Dokumentare im Jahre 1937 mit der Gründung der Dachgesellschaft Fédération Internationale de Documentation (FID). 1941 wurde in Deutschland mit der Deutschen Gesellschaft ffir Dokumentation (DGD) eine Mitgliedergesellschaft gegründet. Ansätze einer Professionalisierung erhielt das Dokumentationswesen 1950 mit der ersten Ausgabe einer Zeitschrift mit dem Namen Nachrichten für Dokumentation.
Rolf G. Henzler

2. Informationsquellen

Zusammenfassung
Informationsquellen für den Dokumentationskreislauf können verschiedener Natur sein. Es ist zu berücksichtigen, daß es sich um allgemein zugängliche Schriftstucke handeln könnte — dann wäre der Begriff Publikationsmedien angebracht, das sind im Unterschied zu Massenmedien Informationsmittel zur Verbreitung von Wissen. Auch könnte man daran denken, daß Spiele oder Kassetten in den Dokumentationsprozeß Eingang fanden — für diese wäre eine Eingruppierung außerhalb der Druckmedien wesentlich, man findet dafür oft die Bezeichnung Non-Book-Material, die aber insofern mißverständlich ist, daß sie in manchen Verzeichnissen auch Zeitschriften miteinschließt. Insofern empfiehlt sich eher die Bezeichnung Non-Print-Mat erial. Wesentlich sind auch Aspekte wie die Maschinenlesbarkeit von Informationen (solche Medien werden dann auch Datenträger genannt). Wenn Schriftstücke aus Teilen oder Extrakten (sog. Abstracts oder Summaries) von Publikationen bestehen, also Sekundärdokumente sind, dann sollen deren materielle Träger im folgenden Informationsträger genannt werden. Wird eine Sammlung von Sekundärdokumenten publiziert und ist sie im Zusammenhang mit einem gezielten Informationswunsch zu sehen, dann soll von einem Auskunftsmittel gesprochen werden. Im Rahmen der Datenerhebung genügt die Sammelbezeichnung Informationsträger, falls maschinenlesbar, Datenträger. Auch ein komplettes Buch kann in der Form eines Datenträgers vorliegen.
Rolf G. Henzler

3. Speicher und Ordnungslehre

Zusammenfassung
Ein Speicher (im dokumentarischen Sinne) ist ein System von Sekundärdokumenten, das so strukturiert ist, daß die Aussagen auf den Sekundärdokumenten selektierbar sind.
Rolf G. Henzler

4. Aufbau von Datenbanken

Zusammenfassung
Die zentralen Begriffe dieses Kapitels sind Wissensbasis, Datenbasis, Datenbank, Informationsbank und Informationssystem. Ihnen allen zugrunde liegt ein Dokumentenspeicher (nach DIN 44300 einheitlich strukturiert: Näheres in Kap. 4.5.2). Unter einer Wissensbasis versteht man das Generieren von maschinenlesbaren Informationen, die methodisch so organisiert sind, daß man sie mit Hilfe einer Abfragesprache analog zum menschlichen Assoziativdenken abfragen kann. Ein Sonderfall einer Wissensbasis ist eine Datenbasis, deren maschinenlesbaren Informationen die Grundlage einer Datenbank bilden. Sie ist also eine Menge zusammenhängender und für die Speicherung und Verwaltung in einem Rechner vorgesehener Informationen, unabhängig ob sie noch extern (eher die dokumentarische Betrachtungsweise) oder schon im Rechner (die informatikbezogene Betrachtungsweise) verfügbar sind. Die Daten genügen einer Datenstruktur, d.h. ihre Bildung erfüllt die formalen Voraussetzungen eines einheitlichen Schemas. Der Begriff Datenbasis soll in Zukunft verwendet werden, wenn schwerpunktsmäßig der inhaltliche Aspekt und die Tatsache der Maschinenlesbarkeit betont werden sollen, ohne sie auf eine konkrete Rechnerinstallation hin zu beziehen: So gibt es z.B. nur eine Datenbasis des MEDLARS1, jedoch weltweit mehr als zehn recherchefähige Rechnerinstallationen.
Rolf G. Henzler

5. Information Management

Zusammenfassung
Vorbemerkung. Der Begriff Information Management ist noch nicht klar definiert, obwohl er schon seit einigen Jahren in der Diskussion ist. Eine umfassende Darstellung des Themas findet man in einem Handbuch von Bullinger (1991). Hier ist nicht daran gedacht, eine ganzheitliche Betrachtung der Informationsverarbeitung darunter zu verstehen, sondern schlicht das organisatorische Umfeld aller IuD-Disziplinen.
Rolf G. Henzler

6. Organisation des Online-Retrieval

Zusammenfassung
Ein Terminal ist keine Endstation. Gemeint ist damit die Tatsache, daß eine allzu große Computerorientiertheit nicht die alleinseligmachende Lösung für das Informationsproblem ist. Mancher Laie glaubt, es wäre damit getan, sich ein Computer-Terminal an seinen Arbeitsplatz zu stellen und er hätte damit ein für allemal seine Sorgen los. Die Bezeichnung Computer-Recherche, die man gelegentlich von Laien anstelle des Begriffs Online-Recherche hört, suggeriert eine vollkommene und möglichst umfassende Recherche. Hier soll nun darauf eingegangen werden, daß dies mitnichten der Fall ist und viele Begrenzungen, denen man auch beim konventionellen Recherchieren ausgesetzt ist, immer noch vorhanden sind. Außerdem gibt es noch viele Tätigkeiten, die vor und nach der Online-Sitzung durchgeführt werden müssen. Somit ist das Terminal (das Wort heißt ja eigentlich Endstation) nur eine Durchgangsstation für Informationen, die der Mensch noch strukturieren muß. Unzweifelhaft hat die Online-Ära hervorragende Entwicklungen mit sich gebracht (vgl. Sandmaier 1990).
Rolf G. Henzler

7. Informationsnetze und Telekommunikation

Zusammenfassung
In diesem Kapitel stehen vor allem technisch-organisatorische Aspekte im Vordergrund der Diskussion, die eine Grundlage dafür bilden können, daß mehrere entfernt voneinander aufgestellte Computer miteinander kommunizieren können. Es sind dabei sowohl räumlich in einem Gebäude konzentrierte als auch über den ganzen Erdball verstreute Computer zu betrachten.
Rolf G. Henzler

8. Retrievalsoftware, -sprachen und -Strategien

Zusammenfassung
Ziel einer Recherche ist es, Informationen zu gewinnen, die auf ein gegebenes Problem hinsichtlich der Informationsbeschaffung zutreffen. Man differenziert hierbei in die Begriffe Recherche, womit der komplexe Vorgang des Suchens in irgendwie gearteten Speichern gemeint ist, und in Retrieval, das die Prozedur unter Einsatz einer Retrievalsoftware ist, einer Kommandosprache und einer Suchstrategie. Unter einer Suchstrategie (bzw. Recherchestrategie) eines Benutzers versteht man eine Folge geeignet modifizierter Suchfragen, die schließlich zur Suchfragenformulierung fuhren sollen, wodurch die am meisten relevanten Dokumente gefunden werden. Je besser die Anfangsformulierung, desto kürzer ist die Suchstrategie und desto schneller findet man die optimale Suchfragenformulierung. Eine Recherche ist also ein Vorgang, bei dem unter Ausnutzung verschiedener Informationsbanken und/oder konventioneller Auskunftsmittel versucht wird, in mehreren Teilschritten Informationen zu gewinnen, um ein Informationsproblem zu lösen. Bei Informationsbanken ist die Anwendung des Retrievals Voraussetzung für eine erfolgreiche Recherche. Unter einem [Information] Retrieval (heute nur noch Online-Retrieval genannt) versteht man das Wiedergewinnen von Informationen unter Verwendung von Abfrage-Kommandos in einem Datenbestand. Die anzuwendenden Kommandos werden durch das jeweilige Retrievalsystem (Kombination von Hardware, Software und systemspezifischer Methodik) bestimmt.
Rolf G. Henzler

9. Informationsvermittlung / Literaturversorgung

Zusammenfassung
Zu Beginn muß erörtert werden, inwieweit es sich um einen potentiellen Bedarf von Wissenschaftlern oder Praktikern handeln könnte, den die Informationsvermittlungsstelle wecken könnte oder ob es sich um das Informationsbedürfnis eines Kunden handelt, der seinerseits aktiv auf die Informationsstelle zugeht. Auch gibt es Kunden, die bereits die Informationsstelle benutzt haben, auf die die Dokumentationsstelle jedoch aktiv zugeht (vgl. Ockenfeld 1990; Wersig 1980). Im folgenden soll davon ausgegangen werden, daß ein konkretes Informationsbedürfnis vorliegt, sei es vom Kunden, er soll in Zukunft Benutzer genannt werden, oder sei es von der Informationsstelle selbst. Als Grundfragen stehen dann zur Debatte: Für welchen Zeitraum muß nachgeforscht werden? Wie vollständig muß die Suche sein? Wie rasch muß die Suche erfolgen? Mit welchen Kosten ist die Information erreichbar? Der Benutzer kann einen allgemeinen Überblick oder die Beantwortung spezifischer Probleme wünschen, womit die Art der Erstellung verknüpft ist: regelmäßig erstellte Informationsdienste oder speziell auf einen Benutzer oder eine Benutzergruppe zugeschnittene Informationsdienstleistungen. An Ursachen für negative (ergebnislose) Recherchen sind zu nennen:
  • Unlösbare Probleme
  • Zu spezielle Frage
  • Forschungsergebnis negativ und daher nicht publiziert
  • Schrifttum existiert, aber kein Zugang oder Sprache zu exotisch.
Rolf G. Henzler

10. Auswertung, Aufbereitung und Präsentation von Daten und Informationen

Zusammenfassung
Man kann das Thema des Kapitels einteilen in Prinzipien der Planung, Art der Gewinnung von Daten (wie z.B. Umfragen oder Extraktion aus dem Speicher), die konkrete Analyse und Aufbereitung zur Diskrimination (Unterscheidung) aussagekräftiger Werte und die Präsentation in Form von integrierter Text-/Graphikdarstellung, wobei hier nochmals nach der Herkunft der Daten differenziert werden kann. Einerseits kann es sich um numerische, andererseits um nichtnumerische Daten handeln; die ersten können in Zahlenkolonnen, Tabellen oder in Form numerisch skalierbarer, graphischer Darstellungen präsentiert werden, die letzten können in freier graphischer Gestaltung zusammen mit Texten dargeboten werden; beide Arten können aber auch in ein diese Elemente integrierendes Programm eingebunden werden.
Rolf G. Henzler

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