"Compliance-Kommunikation muss Verhalten ändern"

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Compliance-Richtlinien werden in Deutschland kaum beachtet. Die Betrugsfälle blühen, so eine Studie. Ein Grund dafür ist die unzureichende Compliance-Kommunikation in Unternehmen, so Springer-Autorin Annika Schach im Interview.

Springer für Professionals: Compliance wird zumeist aus Managementsicht betrachtet. Allerdings zeigt eine Studie von Ernst & Young, dass Compliance-Regeln in Deutschland kaum beachtet werden und Betrugsfälle hierzulande weiter verbreitet sind als im westeuropäischen Ausland. Haben Sie eine Erklärung für die deutsche Compliance-Ignoranz?

Annika Schach: Die Ergebnisse der Studie geben natürlich ein düsteres Bild. Ich denke jedoch nicht, dass wir von einer Compliance-Ignoranz sprechen können, denn die Relevanz des Themas an sich ist erkannt. Doch die Frage bleibt: Was nutzt die schönste Richtlinie, wenn sie intern nicht beachtet und umgesetzt wird? Die Kommunikation von Compliance-Themen hat besondere Herausforderungen zu meistern. Compliance-Kommunikation muss Verhalten ändern: Eine erfolgreiche interne Compliance-Kommunikation folgt der Konzeptionslogik einer Kommunikationskampagne – mit einer besonderen Herausforderung auf der Zielebene. Es müssen nicht nur Wissensziele, sondern auch Einstellungs- und Verhaltensziele erreicht werden. Damit die Mitarbeiter auch in ihrer alltäglichen Arbeitsroutine ihr Verhalten anpassen.

Wie kann die Verhaltensänderung gelingen?

Compliance-Kommunikation ist mehr als Umsetzung: Untersuchungen zeigen, dass die Unternehmenskommunikation erst sehr spät in den Implementierungsprozess eingebunden wird, nach dem Motto: Jetzt überlegt mal ein paar Maßnahmen, wie wir das vermitteln. Das kommunikative Know-how muss jedoch auf einer viel früheren Stufe eingebunden werden.

Es gibt Übersetzungsprobleme: Die Compliance-Regularien enthalten juristisch relevante Inhalte und werden in der Rechtabteilung geboren. Die juristische Sprache ist nun bekanntermaßen alles andere als allgemein verständlich und anschaulich. Hier gilt es in der Kommunikation, die Inhalte in eine motivierende Sprache zu übersetzen und mit Beispielen die Relevanz für die Arbeitsrealität zu transportieren.

Und Compliance benötigt eine kooperative Unternehmenskultur: Alle Mitarbeiter müssen erkennen, welche Vorteile das Compliance-System auch konkret für ihre Arbeitsbereiche bringt. Eine offene Kommunikationskultur fördert somit die Implementierung, denn dann sind Mitarbeiter eher bereit, Zweifelssituationen offen anzusprechen oder den richtigen Umgang mit Situationen zu klären.

Welche Rolle spielt das Thema Compliance in der Unternehmenskommunikation also beziehungsweise welche Rolle spielt die Unternehmenskommunikation für die Compliance?

Die Frage zielt auf zwei Ebenen: Zum einen ist die Unternehmenskommunikation für die Implementierung sehr zentral, wie wir gesehen haben, und sollte früh involviert werden. Das Thema Compliance beschäftigt die Unternehmenskommunikation aber auch in der Beziehungspflege zu relevanten Bezugsgruppen, wie beispielsweise in der Medienarbeit. Welche Richtlinien befolgen Verlage? Ist mein Verhalten gegenüber Journalisten compliance-konform? Veränderungen in der Unternehmensumwelt beeinflussen somit auch die PR-Arbeit an sich.

Welche Maßnahmen der internen und externen Kommunikation sind nötig, um Korruption und Betrug einzudämmen - um die Verhaltensregeln effektiv zu vermitteln?

Für die Interne Kommunikation lassen sich die Maßnahmen in zwei Bereiche gliedern. Einmal ist der Einsatz von Informationsmaterial zur Kampagne ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation. Es ist wichtig vorab zu ermitteln, wo und wie sich die Mitarbeiter informieren. Zudem sollten die Materialien auch in den Arbeitsalltag eingebunden werden können. Die klassischen Instrumente sind das Kampagnen-Poster, Minibroschüren, Flyer oder Karten, Compliance-Cases (Best- und Worst-Cases), FAQs und die Einbindung in Online-Formate wie dem Intranet.

Zum anderen sind Dialog- und Event-Maßnahmen wichtig: Interne Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeiter sind ein zentrales Element in der Compliance-Kommunikation. Es lassen sich jedoch auch Veranstaltungen entwickeln, die über die reine Wissensvermittlung hinausgehen und primär einen Event-Charakter haben, um Thema noch einmal in einer emotionaleren Weise inszenieren. Das können zum Beispiel standortübergreifende Events sein, aber auch Inhouse-Veranstaltungen, wie beispielsweise Formate der repräsentativen Mitbestimmung.

Die Kommunikation an Dritte erfolgt zumeist parallel oder in kurzer zeitlicher Abfolge zur Mitarbeiter-Kommunikation. Denn die Geschäftspartner müssen in die Compliance-Strategie eingebunden werden und die Compliance-Richtlinien akzeptieren und befolgen. Um das sicher zu stellen, werden die externen Dritten zunächst durch Informationsmaterial und die Zusendung der Cmpliance-Richtlinien informiert. Zudem wird meist darauf bestanden, dass die Geschäftspartner die Akzeptanz der Richtlinien auch schriftlich bestätigen.

Wie muss man Compliance-Richtlinien oder Code of conducts verschriftlichen, damit Mitarbeiter sie akzeptieren und umsetzen?

Die Unternehmenskultur und juristische Vorgaben treffen hier in einer Publikation zusammen. Die Compliance-Richtlinie ist durch spezifische sprachliche Merkmale gekennzeichnet, die eine Obligationsfunktion bedienen. Es geht dabei um eine Selbstverpflichtung zu einer bestimmten Handlung. Die Auswahl von Verben ist deutlich zuzuordnen, wie beispielsweise „versprechen“, „sich verpflichten“, „garantieren“ etc. Man könnte also sagen: Ein guter Code- of-Conduct-Text verbindet die ethisch-moralischen Elemente mit den rechtlichen Anforderungen. Er bringt juristische Vorgaben präzise auf den Punkt und hat von der Tonalität und Sprache einen motivierenden Charakter für die Mitarbeiter.