Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Rechnungen nicht mehr per Post zu versenden. Welche elektronischen Lösungen es gibt und was Firmen bei iher Nutzung beachten müssen, wird im Beitrag kompakt erklärt.
Tschüß Papier-Rechnung: In Deutschland sollen E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 2025 obligatorisch werden.
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Eine Rechnung, die in Papierform an Kunden übermittelt wird, ist aus vielerlei Gründen für Unternehmen nicht mehr die beste Lösung: So fallen unter anderem für Druck, Papier, Umschläge und Porto erhebliche Kosten an. Und der klassische Versand bringt es zudem mit sich, dass die Rechnung den Kunden erst einige Tage später erreicht. Werden hingegen elektronische Rechnungen direkt nach Leistungserbringung versandt, dann verkürzt das die Forderungslaufzeit erheblich - das spart Kosten und personelle Ressourcen.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.
Eine echte E-Rechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.
Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.
Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
In Deutschland sind Unternehmen bisher nur dann verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen, wenn es sich um öffentliche Auftraggeber auf Bundes- oder Landesebene handelt. Als Teil des Programms VAT in the Digital Age (ViDA) hat die EU-Kommission Anfang Dezember 2022 angekündigt, dass alle länderübergreifenden Rechnungen bis 2028 an eine zentrale Plattform elektronisch übermittelt werden sollen. Damit verbunden ist die Erwartung, dass die Mitgliedstaaten bis dahin generell die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für Verwaltungen und Unternehmen einführen. In Deutschland sollen E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 2025 obligatorisch werden. Mit dem Wachstumschancengesetz sollen die entsprechenden gesetzlichen Regelungen getroffen werden.
Bereits der Koalitionsvertrag weist darauf hin, dass elektronische Rechnungen in Deutschland zum Standard werden sollen. Dort heißt es:
Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird. So senken wir die Betrugsanfälligkeit unseres Mehrwertsteuersystems erheblich und modernisieren und entbürokratisieren gleichzeitig die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Betrieben. Wir werden uns auf EU-Ebene für ein endgültiges Mehrwertsteuersystem einsetzen, etwa die Reverse-Charge."