Matthias Göcken, Leiter des Fachdienstes Rechnungswesen der Stadt Osnabrück, erläutert im Interview die Entwicklung und Umsetzung des digitalen Rechnungsworkflows und spricht über Herausforderungen sowie den aktuellen Stand.
Seit 2015 treiben Sie den digitalen Rechnungsworkflow voran. Wie war die Ausgangslage?
Matthias Göcken: Die Stadtverwaltung Osnabrück war vor 2015 noch in der Findungsphase. Mit einer Vielzahl von Beteiligten wurden vor allem die Wünsche an einen digitalen Workflow diskutiert. Klar war jedoch, dass der digitale Rechnungsworkflow auf dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufgebaut werden sollte.
Wie sind Sie vorgegangen?
Ich habe zunächst ein kleines effizient arbeitendes Projektteam aufgebaut, das sich zu Beginn fast täglich traf. Dieses bestand neben mir aus zusätzlich 1,4 Stellenanteilen. Wir haben dann bei Bedarf relevante Personen aus verschiedenen Bereichen wie Rechnungsprüfungsamt, Datenschutz, IT und dem Servicecenter (u. a. zentrale Poststelle) dazugeholt, wenn entsprechende Fragen zu klären waren.
Welche Herausforderungen gab es?
Zu diesem Zeitpunkt gab es kein Musterprojekt aus einer anderen Kommune unserer Größenordnung. Deshalb mussten wir das Projekt komplett neu aufsetzen, angefangen von der Pilotierung bis hin zur Umsetzung. Ich hatte 2017 im Rahmen meines berufsbegleitenden Masterstudiums jedoch die Möglichkeit, mich unter anderem mit fünf verschiedenen Kommunen über das Thema auszutauschen. Dies hat dazu beigetragen, unsere Prozesse strukturiert anzugehen und klar zu definieren, was wir wollen und was nicht. Hinzu kam, dass Wunsch und Wirklichkeit am Anfang weit auseinanderklafften.
Eine weitere Hürde war die Komplexität des Projekts. Der Grund dafür war die Entscheidung, den digitalen Rechnungsworkflow auf einem DMS aufzubauen. Denn das bedeutet, dass zwischen dem Finanzsystem, bei uns SAP, mit dem DMS Schnittstellen erforderlich sind. Der Zeichnungsworkflow und die Genehmigung finden im DMS statt, die Buchung erfolgt jedoch im Finanzsystem sowie die Zahlbarmachung der Rechnung.
Was waren die wichtigsten Schritte?
Im ersten Step haben wir unsere Anforderungen klar definiert, denn eine Eier legende Wollmilchsau ist unrealistisch. Unser Ziel war es, ein laufendes System zu etablieren, mit dem zunächst papierbasierte Rechnungen eingescannt, die Daten ausgelesen und in einen integrierten Workflow den Fachbereichen zur Verfügung gestellt werden.
Diese sollten dann die Möglichkeiten haben, sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen, die Kontierung vorzunehmen und die Daten ins Finanzsystem zwecks Buchung zu übertragen. Bei unserer Größe, das heißt, 19 Fachbereiche, zwei Eigenbetriebe, ein dezentrales Rechnungswesen und rund 2.500 Beschäftigte, war es jedoch nicht möglich, eine solche Lösung sofort flächendeckend sofort einzuführen.
Deshalb haben wir zunächst mit drei Pilotbereichen begonnen, das System zu testen. Im Anschluss erfolgte eine umfangreiche Evaluation. Auf dieser Basis haben wir dann notwendige technische und layoutbezogene Anpassungen vorgenommen. Von Juni 2016 bis Juni 2018 ist die Stadtverwaltung dann sukzessive live gegangen.
Lesen Sie das ganze Interview in der innovativen Verwaltung 9/2021.