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13.10.2020 | Verwaltungsmanagement | Im Fokus | Onlineartikel

Tools für die Datenverwaltung erhöhen die Produktivität 

Autor:
Eric Waltert
3 Min. Lesedauer

Das Datenvolumen durch Überwachungskameras, automatische Numernschilderfassung und nicht zuletzt Daten aus sozialen Netzwerken hat immens erhöht. Mit einem cloudbasierten Datenmanagement können Daten strukturiert und von Polizeibehörden effektiv genutzt werden. 

Eine fundierte Polizeiarbeit basiert auf großen Mengen von Daten aus unterschiedlichsten Quellen, die gesammelt und ausgewertet werden müssen. Nicht selten werden für einen einzigen Fall Daten auf bis zu 20 verschiedenen Geräten und Anwendungen analysiert. Die digitale Forensik, mit deren Hilfe sich Muster von Straftaten und Tätern aufzeigen lassen, ist mittlerweile ein integraler Bestandteil fast jeder Untersuchung. Nicht zu unterschätzen sind zudem die Daten aus den sozialen Medien und Online-Foren. 

Viele Informationen an verschiedenen Orten

Durch die Unterstützung digitaler Endgeräte und die gezielte Datenauswertung ist die Polizeiarbeit zwar wesentlich effektiver geworden. Die Verwaltung wird jedoch immer aufwändiger. Viele Informationen sind an verschiedenen Orten gespeichert – oft mehrfach in den Serverräumen und Rechenzentren der Polizeidienststellen, auf den Laptops, Tablets und Kameras der Beamten sowie in Aktenordnern. Ein schneller Zugriff bei Bedarf wird so erschwert, das Potenzial der Polizeiarbeit geschmälert. Auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen wird durch die Aufbewahrung in Datensilos gehemmt. 

Durch Daten aus der Cloud wird die Polizeiarbeit agiler, ort- und zeitunabhängig und auch die IT-Infrastruktur skalierbarer. Zudem spart Cloud Computing Kosten. Eine permanent verfügbare IT-Infrastruktur, die plötzliche Daten-Peaks bewältigen kann, wäre durch die Cloud gegeben. 

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Hybride und Multi-Cloud-Umgebungen 

Aus Datenschutzgründen haben Polizeibehörden bislang davon abgesehen, Dienste ausschließlich in der Cloud aufzusetzen. Da sie mit sensiblen Informationen hantieren, werden Applikationen auf lokalen Systemen oder in einer hybriden Infrastruktur betrieben. Der hybride Cloud- oder Multi-Cloud-Ansatz kombiniert typische Cloud-Eigenschaften wie Flexibilität, Skalierbarkeit und Agilität mit der Option, ausgewählte Daten lokal zu speichern. Allerdings können dadurch Datensilos entstehen und Informationen redundant in separaten Infrastrukturen gesichert werden.

Abhilfe schafft eine Datenmanagement-Strategie, die das Aufbewahren und Löschen von Informationen genau definiert und dedizierte Tools für ihre Verwaltung vorsieht. Die Polizei erhält so den Überblick, welche Daten wo gespeichert sind, wie sie verwendet werden, wem sie gehören, wer auf sie zugreift und wann sie gelöscht werden können. Zudem lassen sich Informationen automatisch klassifizieren – etwa beim Hochladen – und Fristen festsetzen, nach deren Ablauf sie verfallen. 

Tools für die Datenverwaltung erhöhen die Produktivität und entlasten die Polizeibeamten. Sie verringern die Suche nach Informationen, die etwa für eine strafrechtliche Ermittlung benötigt werden und beschleunigen ihre Analyse. Voraussetzung ist aber, dass die Mitarbeiter den Umgang damit in Schulungen lernen – etwa Dateien richtig zu benennen, Meta-Daten korrekt zu verwenden und die Zahl unnötiger Kopien zu reduzieren.

Die Prämisse heißt Datenschutz 

Sowohl beim Speichern vor Ort als auch in der Cloud liegt die Verantwortung für den Schutz der Daten weitgehend auf Seiten des Anwenders. Die Polizeibehörde muss ihre Mitarbeiter für das Thema Datenschutz sensibilisieren und entsprechende Prozesse und Richtlinien einführen. 

Aktuell steht die Polizei mit ihrer Digitalstrategie an einem Wendepunkt: Jetzt geht es darum, das Vertrauen der Öffentlichkeit nicht zu verspielen. Wichtig ist daher, dass die Beamten Schulungen im Umgang mit hochsensiblen Daten erhalten und dass die Polizei eine übergreifende und verbindliche Strategie für das Datenmanagement etabliert. Nur dann kann sie auch in Zukunft wertvolle Informationen datenschutzkonform aus ihren Daten ableiten und damit Fälle lösen und geplante Verbrechen verhindern.

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