Wie Verwaltung modernen Service liefern könnte

Jedes Rathaus verfügt über einen riesigen Datenbestand. Dieser ließe sich mit einer datenbasierten Verwaltung gewinnbringend für Bürger und öffentliche Hand aufbereiten, zeigt eine neue Studie. 

Geburtsdatum, Wohnort, Familienstand – solche Daten und viele mehr schlummern in verschiedenen Registern der öffentlichen Verwaltung. Unter Achtung der Datensouveränität der Bürger könnten die Bestände so verknüpft werden, dass daraus echter Service entstünde.

Beispielsweise könnten jungen Familien auf Wunsch rechtzeitig eine Auswahl von Kita-Plätze in der Nähe des Wohnorts oder Arbeitsplatzes angeboten werden. Auch ließen sich Unterlagen zur Briefwahl für Bürger sicher hinterlegen oder der Gesundheitscheck für das Kleinkind samt Terminvorschlag elektronisch via Servicekonto übermitteln. 

Welche Potenziale eine datenbasierte Verwaltung insgesamt heben könnte und welche juristischen Aspekte zu berücksichtigen sind, zeigt die neue Studie "Data Driven Government" des Nationalen E-Government-Kompetenzzentrums (NEGZ). Die Untersuchung, die im März 2019 veröffentlicht wurde, basiert unter anderem auf Literaturrecherchen sowie Modell- und Hochrechnungen. 

Once-Only-Prinzip erforderlich

Weniger Verwaltung, weniger Zeitaufwand, mehr Komfort – so lauten zentrale Schlagworte, die die sechs Autoren mit einer datenbasierten Verwaltung verknüpfen. Als Voraussetzung für die Realisierung gilt das Once-Only-Prinzip, dass den Austausch von Stammdaten zwischen Behörden ermöglichen soll. 

Digitalisierung neu ausrichten

"Um nutzenstiftende und effizienzsteigernde Wirkung einer serviceorientierten Verwaltung erzielen zu können, ist es notwendig, den Fokus der Digitalisierung zu verschieben und neu auszurichten", heißt es in der Studie. Will heißen: Nicht die Elektrifizierung stehe im Vordergrund, sondern das datenbasierte Management von Verwaltungsprozessen (Data Driven Government). Ziel ist es, Daten und Informationen über Bürger und Unternehmen sinnvoll nutzbar zu machen. 

Dashboard mit Briefkasten

Die Autoren raten dazu im Kontext eines Serviceportals, ein Dashboard bereitzustellen. Ein solches Dashboard böte eine Übersicht sämtlicher Geschäftsbeziehungen mit der Verwaltung, zum Beispiel sei darüber ersichtlich, wann ein Personalausweis oder Reisepass abläuft, gegebenenfalls mit  der Option, dass kurz vorher die direkte Vereinbarung eines Termins angeboten wird.  Vor allem wiederkehrende Leistungen wie Bewohnerparkausweise oder Reiterplaketten ließen sich effizient über ein solches System erledigen. 

Ein weiterer Baustein ist der Studie zufolge eine einheitliche und zentrale Ablagestruktur. Hierzu sei die Entwicklung einer verwaltungsweiten Dokummentenmanagement- und Archivsystem-Strategie erforderlich.