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09.04.2018 | Besteuerungsverfahren | Im Fokus | Onlineartikel

Wenn bei der Betriebsprüfung wichtige Belege fehlen

Autor:
Sylvia Meier

Flattert eine Prüfungsanordnung ins Haus, sollte die Vorbereitung für die Betriebsprüfung umgehend starten. Wenn wichtige Unterlagen nicht auffindbar sind, wird es hektisch.

Fast jedes Unternehmen wird früher oder später diese Erfahrung machen: Der Betriebsprüfer kündigt sich mithilfe einer Prüfungsanordnung an. Diese geht schriftlich zu, in der Regel mindestens zwei bis vier Wochen vor dem Beginn der Prüfung. Der Zeitraum ist jedoch regelmäßig sehr knapp zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung. Deshalb sollte auch schnell reagiert werden. Es ist jedoch schwer abzusehen, auf welche Themen der Prüfer ein genaues Augenmerk legen wird. Das Bundesland Nordrhein-Westfalen gibt jährlich Hinweise, welche Themen von den einzelnen Finanzämtern aktuell besonders intensiv geprüft werden. In diesem Jahr sind dies laut der Liste 2018 beispielsweise der Verlustabzug bei Körperschaften oder Gewinneinkünfte nach § 17 Einkommensteuergesetz. Doch welche Belegordner der Betriebsprüfer genauer ansehen wird, kann man vorher nicht absehen. Deshalb sollten für die betroffenen Prüfungsjahre auch alle Unterlagen griffbereit sein.

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Mitwirkung bei der Außenprüfung

Wie bereits in der Einleitung ausgeführt worden ist, ist im Einspruchsverfahren durch § 367 Abs. 2 Satz 1 AO angeordnet, dass zur Rechtmäßigkeitskontrolle des angefochtenen Verwaltungsakts auch die Überprüfung des Sachverhalts in vollem Umfang …


Im Unternehmensalltag kommt es jedoch vor, dass die Prüfungsanordnung genau zum falschen Zeitpunkt eingeht. Manchmal ist es nahezu unmöglich aufgrund von Krankheitsfällen, die Prüfung reibungslos vorzubereiten und durchzuführen. Oder der Steuerberater hat gerade keine Zeit. In einem solchen Fall kann ein Antrag gestellt werden (vergleiche § 197 Abs. 2 Abgabenordnung). Hierin muss ein Verschieben der Prüfung glaubhaft begründet werden. Steht die Betriebsprüfung wirklich kurzfristig an, wird es ernst. Dann stellt sich heraus, wie gut das Ablagesystem des Unternehmens tatsächlich geführt wird. Springer-Autorin Constanze Elter betont im gleichnamigen Buchkapitel: "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung". Vor allem folgende Belege sollten ihrer Ansicht nach schnell auffindbar sein:

  • interne Belege wie Anweisungen für Umbuchungen oder Ersatzquittungen
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften
  • Kontoauszüge
  • Kopien von Ausgangsrechnungen

Wenn Belege verschwunden sind

Doch was, wenn der Prüfer bestimmte Unterlagen anfordert und diese auf einmal nicht auffindbar sind? Grundsätzlich gilt, dass prüfungsrelevante Unterlagen zehn Jahre und Geschäftsdokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Autorin erklärt (Seite 81): "Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument im Unternehmen erarbeitet wurde oder eingegangen ist." Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn bereits eine Betriebsprüfung im Gange ist. Dann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist automatisch. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt Entscheidungen zuungunsten des Unternehmens treffen wird. Dann werden beispielsweise Betriebsausgaben nicht anerkannt und der erzielte Gewinn entsprechend erhöht (beziehungsweise ein Verlust entsprechend gemindert). Doch bevor hier Panik entsteht, sollte zunächst versucht werden, eine Lösung zu finden. Constanze Elter verweist beispielsweise darauf, dass ein Abbuchungsbeleg vom Konto bereits ein erster Nachweis für angefallene Kosten sein kann. Aussteller einer Rechnung können Unternehmen ansonsten bitten, nachträglich eine Kopie zu senden, wenn der beleg verloren gegangen ist.

Korrekte Rechnungen? 

In einer Außenprüfung wird auch schnell offengelegt, ob die Prüfung von Eingangsrechnungen korrekt erfolgt ist. Gerade auch Umsatzsteuer-Sonderprüfer schauen hier genau hin. In jedem Unternehmen sollte daher die genaue Prüfung von Rechnungen selbstverständlich sein, denn der Vorsteuerabzug ist nur dann gewährleistet, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der umsatzsteuerlichen Vorschriften vorliegt. Natürlich ist es nicht angenehm, einen Geschäftspartner um eine Rechnungskorrektur zu bitten. Doch für beide Seiten ist es von großer Bedeutung, dass hier fehlerfrei gearbeitet wird. In Buchkapitel "Rechnungen leicht gemacht: die Rechnungsvorschriften" geht Constanze Elter auf die verschiedenen Pflichtangaben ein. So müssen laut der Autorin Rechnungen über 250 Euro folgende Angaben enthalten (Seite 19):

  • Name und Adresse des leistenden Unternehmers
  • Name und Adresse des Kunden
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
  • Nettoentgelt
  • Minderung des Entgelts
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Fortlaufende Rechnungsnummer beachten

Fehlende Angaben müssen bereits beim Eingang der Rechnung festgestellt und bei dem rechnungsausstellenden Unternehmen um eine Korrektur gebeten werden. So ganz eindeutig ist es jedoch in der Praxis nicht immer, wann eine Rechnungsangabe fehlt. Im Zweifel sollte hier mit dem Steuerberater Rücksprache gehalten werden, auch wenn bei der Ausstellung eigener Rechnungen Unklarheiten bestehen. Gerade die fortlaufende Rechnungsnummer sorgt immer wieder für Konflikte. Aktuell hat das Finanzgericht Köln entschieden (Urteil vom 7.12.2017, 15 K 1122/16), dass bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz keine Pflicht zur Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern besteht. Ob der Bundesfinanzhof an dieser praxisfreundlichen Rechtsprechung festhalten wird, bleibt jedoch noch abzuwarten. 

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