Wenn bei der Betriebsprüfung wichtige Belege fehlen

Flattert Unternehmen die Anordnung einer Betriebsprüfung ins Haus, sollte die Vorbereitung umgehend starten. Denn wenn wichtige Unterlagen fehlen oder Rechnungen falsch sind, drohen steuerliche Nachteile.

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Fast jedes Unternehmen bekommt früher oder später ungeliebte Post: Der Betriebsprüfer kündigt sich mit einer Prüfungsanordnung an. Diese geht in der Regel mindestens zwei bis vier Wochen vor dem Beginn der Prüfung schriftlich zu. Kein langer Zeitraum für das Management, das sich um die Vorlage der benötigten Dokumente für die betroffenen Jahre kümmern muss. Oft müssen unzählige Ordner und Belege erst gesichtete werden, ohne das klar ist, auf welche Themen der Prüfer ein genaues Augenmerk legen wird. 

Neue Prüffelder für 2019 

Nordrhein-Westfalen gibt jährlich Hinweise, welche Themen von den einzelnen Finanzämtern aktuell besonders intensiv geprüft werden. In diesem Jahr sind dies laut der Liste 2019 beispielsweise 

• Verlustabzugsbeschränkung nach § 15a EStG
• Gewinneinkünfte nach § 17 EStG
• Überschusseinkünfte bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG (dabei insbesondere auch Erstvermietungsfälle)
• Verlustbeschränkung nach 8c KStG
• Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UStG
• Bestimmte Fälle bei den Werbungskosten, wie zum Beispiel die erstmalige Begründung einer doppelten Haushaltsführung bei Einkünften nach § 19 EStG
• Tarifvorschriften nach § 34a EStG
• Gewinneinkünfte nach den §§ 15, 18 EStG
• Anteilsveräußerungen nach  § 17 EStG
• Sonderausgaben

Zwar gilt diese Liste nur für das Bundesland. Dennoch gibt sie Anhaltspunkte, auf welche Themen die Finanzämter immer wieder ihre Schwerpunkte legen. Welche Unterlagen und Belegordner der Betriebsprüfer vor Ort tatsächlich genauer ansehen wird, lässt sich im Vorfeld allerdings nicht genau sagen. Daher sollten Unternehmen gerüstet sein und für die betroffenen Prüfungsjahre alle Unterlagen griffbereit halten.

Aufschub im Notfall möglich

Oft trifft die Prüfungsanordnung das Management genau zum falschen Zeitpunkt. Herrschen Stress und Hektik, weil zudem noch wichtige Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen, lässt sich die Prüfung kaum noch reibungslos vorbereiten und durchführen. Auch dem Steuerberater bleibt in diesem Fall oft keine Zeit mehr, der Unternehmensführung unter die Arme zu greifen. In diesem Fall kann das Management eine Verschiebung beantragen (§ 197 Abs. 2 Abgabenordnung), wenn es glaubhafte Gründe vorlegt. 

In jedem Fall ist eine kurzfristige Betriebsprüfung aber ein Lackmustest für die Qualität des Ablagesystems, wie Springer-Autorin Constanze Elter im Buchkapitel "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung" betont. Vor allem folgende Belege sollten ihrer Ansicht nach schnell zur Hand sein (Seite 79):

• Interne Belege wie Anweisungen für Umbuchungen oder Ersatzquittungen
• Eingangsrechnungen
• Gutschriften
• Kontoauszüge
• Kopien von Ausgangsrechnungen

Wenn Belege verschwunden sind

Kritisch wird es, wenn der Prüfer bestimmte Unterlagen anfordert und diese nicht auf Anhieb auffindbar sind. Denn er setzt generell voraus, dass alle notwendigen Belege vorliegen. Geschäftsführung und Management sollten daher beachten, dass grundsätzlich alle für die Prüfung relevanten Unterlagen zehn Jahre und Geschäftsdokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Autorin erklärt auf Seite 84: "Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument im Unternehmen erarbeitet wurde oder eingegangen ist." Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn bereits eine Betriebsprüfung im Gange ist. Dann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist automatisch. 

Im Übrigen muss das Unternehmen auch sicherstellen, dass die Belege noch in einem guten Zustand sind. Ein Problem etwa bei einfachen Kassenbelegen, denn hier kann die Schrift auch schnell ausbleichen. Elter empfiehlt deshalb: 

Für Quittungen auf Thermopapier, wie es sie beispielsweise in Tankstellen oder Restaurants gibt, heißt das: unbedingt kopieren!" 

Aufbewahrungspflichten kennen

Wer seinen Aufbewahrungspflichten nicht nachkommt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt Entscheidungen zuungunsten des Unternehmens treffen wird. Fehlen zum Beispiel Belege für bestimmte Betriebsausgaben, werden diese möglicherweise nicht anerkannt und der erzielte Gewinn entsprechend erhöht beziehungsweise ein Verlust entsprechend gemindert. 

Doch auch in einem solchen Ernstfall, sollten die Beteiligten versuchen, eine Lösung zu finden. Constanze Elter verweist beispielsweise darauf, dass ein Abbuchungsbeleg vom Konto bereits ein erster Nachweis für angefallene Kosten sein kann. Aussteller einer Rechnung können Unternehmen ansonsten bitten, nachträglich eine Kopie zu senden, wenn der Beleg verloren gegangen ist.

Rechnungen müssen korrekt sein

Auch eine Außenprüfung zeigt schnell, ob die Prüfung von Eingangsrechnungen korrekt erfolgt ist. Allen voran Umsatzsteuer-Sonderprüfer schauen hier genau hin. In jedem Unternehmen sollte daher jede eingehende Rechnung genau geprüft werden, denn der Vorsteuerabzug ist nur dann gewährleistet, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der umsatzsteuerlichen Vorschriften vorliegt. Natürlich ist es nicht angenehm, einen Geschäftspartner um eine Rechnungskorrektur zu bitten. Doch für beide Seiten ist es von großer Bedeutung, dass hier fehlerfrei gearbeitet wird. 

Im Buchkapitel "Rechnungen leicht gemacht: die Rechnungsvorschriften" geht die Autorin auf die verschiedenen Pflichtangaben ein. So müssen laut der Autorin Rechnungen über 250 Euro folgende Angaben enthalten (Seite 20):

• Name und Adresse des leistenden Unternehmers
• Name und Adresse des Kunden
• Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
• Nettoentgelt
• Minderung des Entgelts
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Fehlende Angaben müssen bereits beim Eingang der Rechnung festgestellt und beim ausstellenden Unternehmen um eine Korrektur gebeten werden. Ist in der Praxis nicht klar, ob eine Rechnungsangabe fehlt oder fehlerhaft ist, hilft im Zweifel der Steuerberater. Das gilt auch für den Fall, wenn bei der Ausstellung eigener Rechnungen Unklarheiten bestehen. 

Neue Urteile zu Rechnungskriterien

Aktuell ergingen einige Urteile zum Kriterium Name und Adresse des Unternehmers beziehungsweise des Kunden. So hat beispielsweise der Bundesfinanzhof klargestellt (Urteil vom 14. Februar 2019, Az.: V R 47/16, veröffentlicht am 22.5.2019), dass für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nach ständiger Rechtsprechung die Identität von Rechnungsaussteller und leistendem Unternehmer erforderlich ist. 

Der Richterspruch zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen schnell hellhörig werden, wenn als Rechnungssteller nicht der leistende Unternehmer in der Rechnung angegeben ist. Denn in einem Umsatzsteuerbetrugsfall ist im Zweifel das Unternehmen, das gerne den Vorsteuerabzug geltend gemacht hätte, im Nachteil.