Die automatisierte Spesenabrechnung erleichtert Arbeitsabläufe in Finanzteams sowie die Einhaltung von Vorschriften, erkennt Anomalien und liefert einen umfassen Blick auf die Unternehmensausgaben in Echtzeit. Dennoch setzen viele Firmen noch immer auf manuelle und ineffiziente Prozesse.
Automatisierte Spesen- und Reisekostenabrechnungen befreien die Mitarbeitenden in den Finanzabteilungen von manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
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Bei Spesen- und Reisekostenabrechnungen schleichen sich schnell Fehler und Ungenauigkeiten ein. Denn konventionelle Abläufe in Finanzabteilungen, bei denen die Dateneingabe manuell erfolgt, sind fehleranfällig - vor allem dann, wenn dabei viel Papierkram anfällt. Zudem sind sie zeitaufwendig und ineffizient: Eine einzelne Spesenabrechnung nimmt im Schnitt 20 Minuten in Anspruch und kostet Unternehmen zwischen rund 20 und 50 Euro. Dennoch verlassen sich immer noch die meisten Unternehmen auf traditionelle Prozesse von Hand.
Mitarbeitende müssen Berichte ausfüllen, die dann von Vorgesetzten überprüft werden. Anschließend kümmert sich das Verwaltungspersonal um die Erstattung. Hinzu kommen Kosten für das Sortieren und Versenden von Belegen sowie Überzahlungen oder Strafzahlungen wegen Compliance-Verstößen. Mit Blick auf Homeoffice und Hybridarbeit ist das ein unpraktisches und frustrierendes Prozedere und die Papierform längst nicht mehr zeitgemäß.
Klassische Spesenabrechnung fördert Betrug
Zudem stellt die Durchsetzung von Spesenrichtlinien für die meisten Organisationen eine große Herausforderung dar. Ohne klare Vorgaben und automatisierte Kontrollmechanismen eröffnet der Prozess Möglichkeiten, unberechtigte Einkäufe zu tätigen oder überhöhte Verpflegungskosten einzureichen. Hier schlummert großes Missbrauchspotenzial.
Dabei kommen Betrugsfälle Unternehmen mitunter teuer zu stehen und rechtliche oder rufschädigende Folgen können die Folge sein. Die Association of Certified Fraud Examiners, eine eine internationale Non-Profit-Organisation mit Sitz im texanischen Austin, kurz ACFE, berichtet, dass Betrug bei Reisekostenabrechnungen 14,5 Prozent aller Fälle von Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz ausmacht.
Manuelle Prozesse sind wenig transparent
Und noch etwas spielt eine Rolle: Die klassische Spesen- und Reisekostenabrechnung bietet nur einen begrenzten Einblick in die Ausgaben der Angestellten und des Unternehmens insgesamt. Dieser Mangel an Transparenz macht es für Finanzteams schwierig, die entstandenen Kosten in Echtzeit zu kontrollieren, zumal manuelle Prozesse dazu führen, dass sich die Bearbeitung und Erstattung oft verzögert. Unternehmen, die ihre Spesendaten nicht ordentlich dokumentieren und analysieren, bleiben damit auf der Strecke.
Auch Mischformen aus manuellen und automatisierten Schritten kosten bei der Spesenabrechnung viel Zeit und Geld - zumindest dann, wenn die digitale Landschaft des Unternehmens Lücken aufweist und eine nahtlose Datenweitergabe verhindert. Die Genehmigenden müssen hierbei zwischen verschiedenen Tools wechseln, um alle relevanten Informationen abzurufen. Dieser ständige Wechsel ist eine der Hauptursachen für die Unzufriedenheit der Angestellten in der Finanzabteilung.
Echtzeitüberwachung der Reisekosten
Mit den richtigen Richtlinien und Prozessen reduziert ein automatisiertes Spesenmanagement die Risiken der klassischen Abläufe erheblich. Zugleich verbessert es die Compliance, denn eine entsprechende Software und Künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen es Unternehmen, unzulässige Ausgaben oder verdächtige Aktivitäten zu identifizieren. Hierdurch verringert sich das Risiko von Betrugsfällen und anderen Verstößen. KI und automatisierte Workflows zur Vorabgenehmigung setzen Ausgabenlimits durch und ermöglichen eine Echtzeitüberwachung der entstandenen Kosten.
Darüber hinaus ersetzt eine automatisierte Spesenabrechnung die manuelle Dateneingabe, wodurch die Gefahr menschlicher Fehler sinkt. Dennoch fürchten manche Betriebe hohen Kosten und Startschwierigkeiten beim Umstieg auf eine Spesenmanagement-Software. Allerdings kann es ein Unternehmen teurer kommen, den Wandel in der eigenen Organisation nicht einzuleiten.
Fehler auf ein Minimum reduzieren
Dabei lassen sich praktisch alle manuellen Prozesse entsprechend automatisieren: Zunächst wird für die Spesenabrechnung ein Bild der Quittung hochgeladen. Dabei muss es sich nicht um einen Papierbeleg handeln, der Import von PDF-Dokumenten funktioniert ebenfalls. In einem einzigen Beleg kann eine entsprechende App über 300 Datenpunkte überprüfen, was das Fehlerrisiko auf ein Minimum reduziert.
Im Anschluss verarbeitet das System das Bild und zieht diejenigen Daten heraus, die für die Spesen- oder Reisekostenabrechnung eine Rolle spielen:
- Datum der Zahlung,
- die Art des Kaufs,
- der ausgegebene Betrag,
- der Dienstleister und
- die Mehrwertsteuer.
KI gleicht automatisch mit Vorgaben ab
Der KI-Algorithmus erkennt die Bedeutung der Informationen und vergleicht sie mit den entsprechenden Unternehmensrichtlinien. So können vorgegebene Maximalgrenzen bei den Reisekosten eingehalten werden. Mitunter kann die Künstliche Intelligenz auch zwischen gekauften Artikeln unterscheiden und Zahlungen markieren, die nicht mit den Vorgaben übereinstimmen, zum Beispiel bei alkoholischen Getränken. Das System ist zudem in der Lage, Trinkgelder separat aufzuführen.
Die Regeln lassen sich dabei an die spezifischen Bedürfnisse und Richtlinien des Unternehmens anpassen, selbst wenn sich die Vorschriften von einer Tochtergesellschaft zur anderen unterscheiden. Hat ein Betrieb zum Beispiel eine Vorgabe, die eine Vorabgenehmigung für bestimmte Arten von Ausgaben wie Business-Class-Flüge oder teure Geschäftsessen verlangt, kann das System diese Ausgaben automatisch zur Genehmigung markieren, bevor die Erstattung erfolgt.
Erkennt die KI potenziell betrügerische Posten und Richtlinienverstöße, etwa Überschreitungen der zulässigen Beträge oder zu hohe Reisekosten, markiert sie diese als Ausreißer. Sie leitet die Quittung zur Überprüfung an die genehmigende Person weiter. Gleichzeitig werden doppelte Belege entsprechend gekennzeichnet und der Genehmigende benachrichtigt, um überhöhte Zahlungen zu vermeiden.
Steuerrückforderungen nach Auslandsreisen
Bei Ausgaben im Rahmen von Auslandsreisen rechnet die Software die ausländische Währung in die lokale Währung um - manuelle Umrechnungen entfallen. Zudem erlaubt die KI, den gesamten Prozess der Steuerrückforderung zu automatisieren, indem sie die Kategorie der Ausgabe und das Land, in dem sie angefallen ist, identifiziert.
Kommt hierbei eine Rückforderung der Mehrwertsteuer infrage, bereitet das System diese vor. Der automatisierte Prozess verringert so mögliche Risiken und schafft einen reibungslosen Rückforderungsprozess, in dem das System die Kostenstelle anhand der Ausgabenkategorie genau zuordnet. Verzichten Unternehmen auf eine Rückforderung, wei sie sich die zeitaufwändige Abwicklung sparen wollen, kann der Ausfall vor allem bei großen Firmen und Konzernen schnell sechsstellige Summen oder mehr erreichen.
Fazit: Automatisierte Spesen- und Reisekostenabrechnungen helfen dabei Steuergesetze, interne Spesenrichtlinien und landesspezifische gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Das reduziert das Risiko von Bußgeldern und Imageschäden deutlich. Finanzteams freuen sich über weniger Fehler und Betrugsmöglichkeiten sowie die Betrachtung der Spesen- und Reisekosten von Angestellten in Echtzeit. KI bietet sich besonders bei der Überprüfung von Spesenangaben oder der Kategorisierung von Ausgaben an, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Und die freiwerdenden zeitlichen Ressourcen stehen den Finanzabteilungen für komplexe Aufgaben zur Verfügung, die eine Maschine nicht lösen kann.