Die voranschreitende Digitalisierung macht die Einführung neuer Software in vielen Bereichen nötig. Doch damit die Umsetzung reibungslos funktioniert und die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, ist ein durchdachtes Controlling nötig.
Das Controlling hilft, Softwareprojekte besser zu steuern. Doch dafür müssen alle am Projekt beteiligten Personen immer möglichst genau über den Stand der Dinge Bescheid wissen.
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Immer komplexer werdende Softwareprojekte können das Zeit- und Kostenbudget sowie die Erfolgs- oder Lieferwahrscheinlichkeit massiv gefährden. Mit den folgenden vier praktischen Tipps lassen sich die Risiken jedoch minimieren, die Budgets sichern und die Erfolgsaussichten des Softwareprojekts erheblich steigern.
Controlling individuell anpassen
Softwareprojekte sind komplex und teilweise sehr unterschiedlich. Dementsprechend sollte auch das Controlling und die jeweiligen Tools hierfür individuell auf das Projekt abgestimmt werden. Die Projektansprüche und Bedürfnisse der Stakeholder entscheiden dabei, in welcher Detailtiefe die Reportings aufbereitet werden.
Für ein gemeinsames Verständnis sollte der Scope auch gemeinsam festgelegt und entschieden werden, wie oft der Report der KPIs erfolgt: Ist der Scope relativ offen wie bei langfristigen Projekten, dann gestaltet sich das Controlling und Reporting offener. Ist der Scope eng, kann auch das Controlling granularer ausfallen. Um den Scope besser zu verstehen, können gemeinsame Etappenziele und Meilensteine festgelegt werden. Diese helfen der zeitlichen Verortung in den Projektphasen und zeigen, was bereits erledigt ist und was in Zukunft noch ansteht.
Kontinuität und persönlicher Austausch
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der kontinuierliche Austausch. Regelmäßige Steering-Meetings sichern den Informationsfluss und fördern die Beziehung und das beidseitige Vertrauen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern. So kann sichergestellt werden, dass nicht erst im Ernstfall in den Eskalationsmodus geschaltet wird. Außerdem lernen die Stakeholder durch die regelmäßigen Meetings auch die Projektmodalitäten besser kennen – nur so wird erst echtes Erwartungsmanagement möglich.
Entsprechend erkennen sie konkrete Investitionsmöglichkeiten, was bei Verhandlungen von Neu-Budgets und Folgeprojekten hilft. Um dem Austausch eine Struktur zu verleihen, können Teams die Controlling-Etappen in Sprints umwandeln und Tickets pro Sprint übersichtlich dokumentieren. Die Anzahl umgesetzter Tickets zeigt, was geleistet wurde und die Tickets im Backlog, was im nächsten Sprint zu tun ist.
Transparenz sicherstellen
Damit das Controlling zu einem erfolgreichen Projektverlauf beiträgt, müssen alle am Projekt beteiligten Personen zu jeder Zeit möglichst genau über den Stand des Projektes Bescheid wissen. Demzufolge braucht es einen gewissen Grad an Transparenz, um etwa die Übersicht über die bereits ausformulierten Tickets im Backlog zu behalten und Personalaufwand und Kosten pro Sprint zu erfassen. Dafür sollten zum Beispiel Requirements in verschiedene Status eingeteilt und in den Anforderungsphasen gemeinsam definiert werden.
Genauso sinnvoll ist es, die Anzahl der Requirement-Status pro Monat zu reporten. So können Fortschritte in der Projektübersicht und im Gesamtstatus ausgemacht und besprochen werden. Um die Übersicht über alle Requirements zu behalten und Tickets zeitgemäß abzuarbeiten, lohnt sich die Erstellung einer Blocker- und Abhängigkeiten-Übersicht. So ist transparent sichtbar, welche Aufgaben von wem und bis wann geleistet werden müssen.
Forecasting betreiben
Zuletzt hilft gutes Forecasting dabei, immer einen Schritt voraus zu sein und so keine bösen Überraschungen zu erleben. Dabei ist es sinnvoll, im Reporting die Risiken der einzelnen Tickets festzuhalten und in Eintrittswahrscheinlichkeit, Einflussstärke, Wichtigkeit, Verantwortlichkeit, Deadline und Handlungsempfehlung aufzugliedern. Aus der Übersicht kann ein Projekt Risk Score ermittelt werden, der ausweist, wie riskant das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt ist.
Außerdem sollten Teams einen Ressourcenplan erstellen, welcher die Verfügbarkeit und Kapazität der einzelnen Ressourcen beinhaltet und darstellt, wie die anstehenden Sprints ausgefüllt werden können. Schlussendlich sollten auch Leistungsprotokolle reportet werden. So lässt sich feststellen, wie viele Stunden jeweils an einer Aufgabe gearbeitet wurde, um Aufwände für die nächsten Sprints zu prognostizieren und Projektschwerpunkte zu erkennen.