"Die Katana-Methode hält fünf Projektarbeitsprinzipien ein"

Noch immer laufen große Projekte aus dem Ruder. Yvonne Kraus und Jochen Cholin sind überzeugt, dass das nicht sein muss - wenn Projektmanager fünf einfache Prinzipien der Katana-Methode konsequent einhalten.
 

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Springer Professional: Wo klaffen Ihrer Erfahrung nach im Projektmanagement die größten Unterschiede zwischen Theorie und Praxis?

Yvonne Kraus: Auf dem Papier sehen Projekte wie die perfekte Lösung für jedes Problem im Unternehmen aus: ein Team aus Spezialisten, ein klar abgestecktes Ziel, meist auch zusätzliche finanzielle Mittel. Viele Theorien beschreiben sehr gut, wie man Projekte plant, durchführt und am Ende auch kontrolliert. Über Projektmanagement wurde schon viel geschrieben und veröffentlicht. Trotzdem kennt wohl jeder aus dem beruflichen Umfeld mindestens ein Projekt, das ganz anders verlaufen ist als geplant.

Warum ist das so?

Leider vernachlässigen die meisten Theorien zwei Dinge: Das ist zum einen der Faktor Mensch. Menschen sind komplex und haben unterschiedliche Ziele. Im Team treffen diese Ziele mit dem Unternehmensziel aufeinander. Um erfolgreich im Team ein Projekt durchzuführen, müssen diese Ziele übereingebracht werden. 

Der andere Punkt ist der scheinbare Widerspruch zwischen Agilität und Konstanz. Rahmenbedingungen ändern sich mit jedem neuen Jahr schneller. Was zu Beginn des Projekts selbstverständlich schien, wird vielleicht nach zwei Monaten Projektphase in Zweifel gezogen. Gleichzeitig hat das Team auf manche Dinge keinen Einfluss. Gesetzliche Vorgaben, Anforderungen von Gesellschaftern, soziale Veränderungen müssen im Projekt Berücksichtigung finden, auch wenn sie mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun haben.

Ihre Antwort auf diese Probleme ist die sogenannte Kantana-Methode. Woher kommt der Begriff und was verstehen Sie darunter?

Jochen Cholin: Ein Katana ist ein japanisches Schwert. Es zeichnet sich durch einen genau festgelegten Herstellungsprozess aus, dessen Ziel ein schlichtes und effektives Werkzeug ist. Ist das Schwert einmal fertig, ist es dafür besonders stabil und belastbar. Uns überzeugte, dass klare Regeln und eine möglichst einfache Ausführung zu einem Tool führen, das in vielen Situationen einsetzbar ist und sich nicht vor Problemen verbiegen muss. Also haben wir das Katana-Schwert als Namenspatron für unsere Methode gewählt. Kern der Katana-Methode ist es, fünf einfache Prinzipien für die Projektarbeit konsequent von Anfang bis Ende einzuhalten. Die Einfachheit sorgt dafür, dass die Methode auch in unvorhergesehenen Situationen angewendet werden kann.

Welche Projektmanagement-Probleme löst die Katana-Methode?

Yvonne Kraus: Die Katana-Methode bringt nachhaltige Geschwindigkeit. Für Unternehmen ist es oft überlebenswichtig, so schnell wie möglich, und am besten schneller als der Wettbewerb, neue Produkte am Markt zu platzieren, Kunden zu gewinnen und auf Entwicklungen zu reagieren. In Einzelfällen kann man Geschwindigkeit auch durch Qualitätsverzicht oder Druck erreichen. Dauerhaft schadet das dem Unternehmen allerdings, sodass wir mit unserer Methode ein Umdenken im Unternehmen einleiten.

Inwiefern?

Da die Katana-Methode ein ganzheitlicher Ansatz ist, wird durch die Einführung das komplette Projektteam, und noch besser das gesamte Unternehmen, transparenter, offener, klarer und für Mitarbeiter motivierender. Wenn ein Team effizient arbeitet, schnell Dinge umsetzt, dabei die Qualität nicht aus den Augen verliert, sorgt das unserer Erfahrung nach für höhere Zufriedenheit bei Kunden, Mitarbeitern und Gesellschaftern.

In der Corona-Krise müssen Projekte im Homeoffice mit virtuellen Teams gestemmt werden. Wie lässt sich das mit Ihrer Methode lösen?

Jochen Cholin: Als wir die Methode entwickelt haben, hatten wir nicht die Vorstellung, dass plötzlich ganze Teams ins Homeoffice ziehen würden. Allerdings haben wir eine Methode entwickelt, die stabil ist und auf Unvorhergesehenes reagieren kann – eine Stärke, die wir ja gerade auch Projekten geben wollen. Die Katana-Methode besteht im Kern aus diesen fünf Prinzipien: Unnötiges weglassen, Transparenz, einfach mal machen, Klarheit, Erwachsene wie Erwachsene behandeln

Diese lassen sich auch im Homeoffice anwenden. In Gesprächen erfährt man immer wieder, dass viele Vorgesetzte sich schwer tun, Kontrolle abzugeben, wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind. Prinzip fünf, Erwachsene wie Erwachsene behandeln, löst dieses Problem: durch ein offenes Gespräch und Vertrauen. Gleichzeitig sorgt die Transparenz über Arbeitsergebnisse dafür, dass Teammitglieder auch im Homeoffice jederzeit wissen, wo sie stehen. Grundsätzlich braucht man für diese Art der Zusammenarbeit mehr digitale Tools, etwa zur Task-Verwaltung. Diese sind in vielen Unternehmen mittlerweile vorhanden. Und notfalls – Prinzip "Einfach mal machen"– tut’s auch eine Excel- oder Word-Datei auf einem Server, um sich auszutauschen.

Welchen Aspekt der Kantana-Methode sollten Führungskräfte unbedingt in ihr Führungshandeln übernehmen?

Yvonne Kraus: In unserem Buch zeigen wir, wie man die fünf Kernprinzipien in jeder einzelnen Phase eines Projekts implementiert. Wenn Führungskräfte selbst keine Zeit dafür haben oder erst am Anfang der Implementierung stehen, sollten sie vor allem diese fünf Prinzipien in ihrer täglichen Arbeit beherzigen. Allein durch eine Besinnung darauf, einfach, transparent, umsetzungsstark, klar und erwachsen zu handeln, entsteht mehr Effizienz. Und natürlich eine Vorbildfunktion. Diese Leitlinien für das eigene Verhalten sind natürlich nur ein Anfang für eine ganzheitliche Umsetzung im Unternehmen. Aber auf jeden Fall ein guter und sinnvoller Anfang.