Transformationsprojekte in Unternehmen gibt es viele. Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind dabei nicht gerade die kleinsten Vorhaben. Damit der Wandel nicht scheitert, müssen Unternehmen ihre Hausaufgaben bereits im Vorfeld gut machen.
Damit sich die Krise als positiver Katalysator zum Wandel entpuppt, braucht es den Mut zum Wandel.
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Unternehmen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen: veränderte Kundenbedürfnisse, Fachkräftemangel, Digitalisierung, Lieferengpässe, steigende Rohstoff- und Energiepreise sowie Nachhaltigkeit. Doch wie können Unternehmen diese Ambitionen erfolgreich realisieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern? Oftmals stürzen sich Verantwortliche unüberlegt in die Umsetzung, wodurch Schwächen der Vorbereitung erst sichtbar werden, wenn die Umsetzung schon läuft. Erfolgsentscheidend ist, schon vor der operativen Transformation folgende Grundlagen zu schaffen:
Detaillierte Bestands- und Potenzialanalyse
Die Analyse sämtlicher Unternehmensbereiche bildet die Basis: Wo liegen die Schwachstellen, Engpässe, Entscheidungshemmnisse und ineffizienten Prozesse? Verantwortliche sollten die IT-Strukturen mit ihrer Datenqualität, Personalsituation, Markt- und Kundenanforderungen analysieren – sowie bestehende und potenzielle Risiken sowohl innerhalb ihrer Branche als auch in den Branchen ihrer Kunden systematisch beleuchten und bewerten. Darauf aufbauend lassen sich Maßnahmen zur Risikobewältigung planen und ein umfassendes Profil der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken entwickeln.
Klare Strategie und Ziele
Ein entscheidender Schritt besteht darin, die Ziele der Transformation auf der Basis der Bestandsanalyse festzulegen und mit dem Leitbild des Unternehmens abzustimmen. Hierbei geht es darum, die langfristigen Ambitionen (Markt, Kunde, Wirtschaftlichkeit, Geschäftsmodell) zu definieren und einen klaren Fokus für die notwendigen Veränderungen zu setzen.
Wichtig ist, klare, herausfordernde, aber realistische Ziele und Prioritäten zu definieren. Dazu gehört, Kriterien festzulegen, anhand derer der Erfolg der Maßnahmen gemessen wird – also Kennzahlen wie zum Beispiel Umsatzwachstum, Marktanteilsgewinn, Durchkaufzeiten, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit, aber auch weiche Faktoren, wie die Unternehmenskultur oder die Markenreputation.
Detaillierte Budget- und Ressourcenplanung
Ebenso sollten Verantwortliche vorab den Ressourcenbedarf für die einzelnen Maßnahmen ermitteln und diese ausreichend zur Verfügung stellen. Oftmals setzen Unternehmen den Zeitrahmen zu knapp und die Ressourcen zu begrenzt an, was zu einem zu gering bemessenen Budget führt. Die Komplexität umfangreicher Transformationen wird einfach unterschätzt. Daher sollte die Ressourcenallokation geplant und priorisiert werden, einschließlich Prüfung der Verfügbarkeit möglicher Finanzierungsoptionen.
Management-Engagement erforderlich
Eine erfolgreiche Transformation erfordert das klare Bekenntnis der Führungskräfte zum Wandel und die leidenschaftliche Kommunikation ihrer Vision und Ziele. Nur wenn die Führungskräfte als Vorbild vorangehen und Verantwortung übernehmen, kann der Funke zur Belegschaft überspringen. Die Führungsteams müssen unermüdlich die Notwendigkeit der Veränderung kommunizieren und ihren Mitarbeitenden Steine aus dem Weg räumen und sie befähigen, in der neuen Umgebung erfolgreich zu sein.
Change-Management-Prozess aufsetzen
Jede Transformation bringt einen Wandel der Unternehmenskultur mit sich. Und Veränderung beginnt in den Köpfen der Menschen. Dieser Prozess kann nur gelingen, wenn Management und Mitarbeitende sich damit identifizieren und ihn leben. Es ist wichtig, alle Beteiligten frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubeziehen – und einen Plan zu haben, wie mit Widerständen umgegangen wird. Wer die Bedenken der Mitarbeitenden ernst nimmt und darauf eingeht, gewinnt deren Vertrauen und erhöht die Chance, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen.
Frühzeitiger Kommunikationsplan
Kommunikation ist das Lebenselixier im Transformationsprozess. Unternehmen sollten alle relevanten Stakeholder frühzeitig, regelmäßig und umfassend über den Fortschritt und die Entwicklungen informieren – und zwar über alle zur Verfügung stehenden Kanäle: Newsletter, Town-Hall-Meetings, Intranet, virtuelle Team-Meetings zur Statusaktualisierung, etc. Das geht über reine Informationsvermittlung hinaus. Die Kommunikation dient auch dazu, ein offenes Ohr für Bedenken, Fragen und Anliegen der Stakeholder zu haben und Teilerfolge zu feiern. Die Einbindung der Beteiligten schweißt zusammen, schafft Vertrauen und erhöht die Akzeptanz der notwendigen Veränderungen.
Agiles Projekt-Team und PMO
Erfolgsentscheidend sind auch interdisziplinäre Teams aus verschiedenen Geschäftsbereichen mit agiler Projektsteuerung wie Scrum. Obwohl dies höhere Anpassungsfähigkeit und stärkeres Engagement erfordert, bieten Wochenziele (Sprints) eine solide Basis für Kulturveränderungen. Diese eigenverantwortlichen, entscheidungsorientierten Teams ermöglichen flexible Anpassungen bei veränderten Bedingungen.
Für einen detaillierten und transparenten Projektplan ist ein Projekt-Management-Office (PMO) hilfreich, das als zentrale Kontrollstelle alle Fäden zusammenhält und alle relevanten Aspekte im Transformationsprozess berücksichtigt. Das PMO fördert die Veränderungskultur, betreibt aktives Risiko- und Stakeholdermanagement, überwacht und misst die Fortschritte der Transformation.
Kompetenzaufbau der Mitarbeiter
Neue Wege erfordern oftmals neue Kompetenzen. Die vorhandenen Fähigkeiten im Unternehmen sollten auf zusätzliche benötigte Kompetenzen und Methodenkenntnisse hin überprüft werden. Führungskräfte und Mitarbeitende sollten die notwendigen Schulungen erhalten. Wer weiß, an welchen Stellen neues Personal benötigt wird, kann auch frühzeitig den Recruiting-Prozess dafür aufsetzen.
Pragmatische und mutige Umsetzung
Die Umsetzung sollte in kurzen Entwicklungszyklen mit kurzen Etappenzielen stattfinden. Das hat einerseits den Vorteil, dass die Beteiligten bei Abweichungen agil und flexibel nachjustieren und die einzelnen Umsetzungsschritte nachvollziehen können. Andererseits bedeutet die iterative Vorgehensweise, schnell sichtbare Erfolgserlebnisse zu generieren. Die Quick-Wins sind für alle eine Motivation und geben dem Wandel mehr Schwung und Energie. Darum sollten schon von Beginn an kleine erreichte Teilziele für alle sichtbar gemacht und gewürdigt werden. Mit dem nötigen Pragmatismus, Mut und Konsequenz sowie einer guten Vorbereitung werden Verantwortliche diesen zukunftsweisenden Prozess erfolgreich gestalten.