Außenprüfungen zur Lohnsteuer sind oft eine Kostenfalle

Aktuelle Statistiken zeigen, dass viele Außenprüfungen zu hohen Steuernachzahlungen führen. Prüfungsankündigungen führen daher regelmäßig zu Stress. Hier helfen gute Kenntnisse zu den Prüfungsschwerpunkten und eine strukturierte Dokumentation.

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Es ist meist eine Frage der Zeit, doch in nahezu jedem Unternehmen ist es irgendwann soweit: Ein Schreiben des Finanzamts geht ein und eine steuerliche Außenprüfung wird angekündigt. Die Finanzabteilung muss sich dann unmittelbar auf die Prüfung vorbereiten. Sowohl digitale Daten als auch Belegordner müssen bereitgestellt werden. Ordnung zahlt sich hierbei aus. "Damit am Ende steuerlich nicht noch etwas schief geht, benötigen Sie ein gut strukturiertes Ablagesystem. Denn spätestens bei einer Betriebsprüfung gilt das Prinzip: Jeder Beleg muss ohne langes Suchen für Dritte auffindbar sein", stellt Springer-Autorin Constanze Elter in ihrem Buchkapitel "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung" fest.

Dafür müssen Unternehmer aber wissen, was in der Prüfungsanordnung überhaupt steht, beispielsweise welche Prüfung konkret ansteht. Arbeitgeber müssen beispielsweise damit rechnen, dass der Lohnsteuereinbehalt von Experten des Finanzamts geprüft wird. Springer-Autor Ludger Rankers erklärt in seinem Buchkapitel "Besteuerung von Arbeitseinkommen" (Seite 285): 

Die Lohnsteuer-Außenprüfung gemäß § 42f EStG ist eine Form der Betriebsprüfung. Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung kontrolliert der zuständige Finanzbeamte die Lohnabrechnungen detailliert. Eine solche Prüfung kann sich je nach Betriebsgröße über mehrere Tage und Wochen erstrecken." 

Die Betriebsprüfung gehört bei vielen Unternehmen zum Alltag, denn sie findet gerade in großen Betrieben regelmäßig statt. Doch bereits hier kommt es regelmäßig zu Steuernachzahlungen. Laut Angaben der Finanzverwaltung erzielten 2018 die 13.525 eingesetzten Betriebsprüfer ein steuerliches Mehrergebnis von rund 13,9 Milliarden Euro. Aktuelle Statistiken für das Jahr 2019 zeigen nun, dass auch speziellere Außenprüfungen, wie die Umsatzsteuersonderprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen, häufig dazu führen, dass Unternehmen noch einmal viel Geld an das Finanzamt überweisen müssen.

Lohnsteuer-Außenprüfungen können zu Haftungsbescheiden führen

Im vergangenen Jahr wurden 89.905 Arbeitgeber im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen abschließend geprüft. Dabei ging es sowohl um private Arbeitgeber, als auch um die öffentliche Verwaltung und Betriebe. Als Folge dieser Prüfungen mussten die Unternehmen Nachzahlungen in Höhe von 810,2 Millionen Euro berappen. 

Stellt der Finanzbeamte Unregelmäßigkeiten bei der Lohnsteuer fest, wird der Arbeitgeber gegebenenfalls in Haftung genommen. Das gilt es natürlich zu vermeiden. Dabei ist der Lohnsteuereinbehalt für Arbeitgeber häufig ein komplexes Thema. Gerade hier lohnt sich im Zweifel Beratung, damit sich keine wiederkehrenden Fehler einschleichen, die dann spätestens in einer Prüfung zum Vorschein kommen. 

Den Prüfern ist natürlich bewusst, in welchen Bereichen regelmäßig Fehler lauern. Schwerpunktmäßig werden beispielsweise geprüft:

• Firmenwagenüberlassungen
• Steuerfreie Arbeitgebererstattungen
• Betriebsveranstaltungen
• Geschenke
• Incentive-Reisen
• Lohnsteuerpauschalierungen

Auch bei der Umsatzsteuer wird oft nachgezahlt

Nicht nur bei der Lohnsteuer prüfen Spezialisten des Finanzamts. Auch bei der Umsatzsteuer gibt es eigene Prüfungen und die erzielten im vergangenen Jahr ebenfalls ein enormes Mehrergebnis. In 2019 führten 77.857 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu einem Mehrergebnis von rund 1,55 Milliarden Euro. Und in diesem Wert sind die Ergebnisse aus der Teilnahme von Umsatzsteuer-Sonderprüfern an allgemeinen Betriebsprüfungen oder an den Prüfungen der Steuerfahndung noch nicht einmal enthalten. Hier werden meist schwerpunktmäßig einzelne Sachverhalte geprüft. Wurde beispielsweise außergewöhnlich viel Vorsteuerabzug geltend gemacht, kann dies der Anlass für eine Sonderprüfung sein.

Ob turnusmäßige Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Der Erfolg seitens des Unternehmens liegt bei der Erfüllung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Im Zweifel sollte auch der Steuerberater miteingebunden werden und die Prüfung mitbegleiten, denn die aktuellen Statistiken zeigen: Die Steuernachzahlungen können erheblich sein.