Online- und hybride Events sind trotz Ende der Pandemie für viele Vertriebler zum Alltag geworden. Acht Tipps, wie sie zum Erfolg werden.
Videokonferenzen gehören für die meisten Personen, die in Büros arbeiten, mittlerweile zum Alltag. Auch für Vertriebsevents ist das Format inzwischen gängig.
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Die neue Messe- und Eventsaison bringt im laufenden Frühjahr auch für den Vertrieb wieder viele Vor-Ort- oder Hybridveranstaltungen mit sich. Laut dem Aussteller-Ausblick 2024/2025 des Messeverbands AUMA wird der Wert einer Live-Messe von vielen ausstellenden Unternehmen dabei auch wiederentdeckt. Die Mehrheit der ausstellenden Unternehmen (63,8 Prozent) geht laut AUMA davon aus, dass Messen auch in den nächsten fünf Jahren eine steigende Bedeutung für ihr Marketing haben werden.
Aber obwohl es mittlerweile wieder reguläre Messen und Veranstaltungen vor Ort gibt, bleiben Onlinekongresse auch nach der Pandemie beliebt. Doch was in der Theorie einfach klingt, ist für Unternehmen in der Praxis nicht immer unbedingt einfach umzusetzen. Diese Tipps für gelungene Online- und Hybridevents der Dolmetscheragentur Kroll Languages GmbH unterstützen bei der Vorbereitung:
1. Welches Format ist das richtige?
Jede gut geplante Veranstaltung basiert auf einem geeigneten Format. Wichtige Fragen sind:
- Handelt es sich um ein Webinar oder wünschen die Teilnehmer die spätere Nutzung von Aufzeichnungen?
- Werden die Inhalte frontal präsentiert oder im Rahmen einer offenen Diskussionsrunde?
Diese Punkte vorab zu klären, erleichtert später den Ablauf.
2. Das richtige Videokonferenz-Tool zum Format finden
Unterschiedliche Videokonferenzlösungen bieten unterschiedliche Funktionen. Damit Veranstaltungsplaner sich bei der Auswahl nicht verzetteln, greifen sie optimalerweise auf etablierte Tools zurück. Dazu zählen beispielsweise Konferenzlösungen wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Außerdem stehen Event-Beteiligte in der Verantwortung, die jeweilige Software vorab auf Aktualität prüfen und dafür zu sorgen, dass die Tools lizensiert sind.
3. Aufgaben an Spezialisten outsourcen
Nur einen Livestream zu übertragen sorgt nicht automatisch dafür, dass die Teilnehmer von einer Hybrid-Veranstaltung begeistert sind; wenn die Veranstalter aber die soziale Komponente eines Onsite-Events mit technischen Elementen virtueller Konferenzen verknüpfen, dann schon. Unternehmen, die ein solches Event planen, sollten die zahlreichen Aufgabenfelder innerhalb der Prozessabläufe an externe Dienstleistungsunternehmen outsourcen. Im Falle mehrsprachiger Events sollten Firmen zum Beispiel Dienstleister wie beratende Dolmetscher hinzuziehen, die auf die Organisation digitalen oder hybrider Konferenzen spezialisiert sind.
4. Hauptsache, das Netz ist stabil!
Wahrscheinlich hat das jedes Unternehmen schon einmal erlebt. Ein instabiler Internetzugang frustriert alle Event-Beteiligten. Lange Latenzzeiten führen zu stockenden bis eingefrorenen Bild- und Tonübertragungen und Präsentationsinhalte gehen dadurch beim Publikum verloren. Daher sind eine kompatible Hardware und eine stabile Internetverbindung für Teilnehmer und Veranstalter wichtig.
5. Eine optimale Akustik ist entscheidend
Ein noch so guter Vortrag funktioniert nicht bei einer schlechten Akustik, das gilt online wie offline. Denn der Verlust bedeutsamer Sprachinhalte, dem Stille-Post-Prinzip geschuldet, schadet der Kommunikation. Veranstaltungen in geräuscharmer Umgebung gewährleisten ein qualitativ hochwertiges Resultat und ein rundum gelungenes Event. Tontechniker führen im Idealfall einen Double-Check vor Konferenzbeginn durch und optimieren die Raumakustik.
6. Technisch unkomplizierte Einladungen sind wichtig
Teilnehmer möchten gerne anwenderfreundliche Veranstaltungseinladungen beispielsweise mit der sogenannten One-Tap-Dial-In-Funktion erhalten.
7. Vorbesprechungen sichern den Event-Erfolg
Um Störungen im Konferenzablauf vorzubeugen, sollten Veranstalter, wenn sie beispielsweise Dolmetscher nutzen, über sprachliche Besonderheiten der Redner wie Sprachfehler, Akzente oder Dialekte aufzuklären. Auch eine ausführliche inhaltliche Vorbesprechung mit den Sprachmittlern sorgt für bessere Ergebnisse.
8. Gute Vorbereitung zählt
Ein letzter Blick auf die Checkliste und ein gut geplanter Durchlauf mit den Dolmetschern sichert doppelt ab. Technische Schwierigkeiten oder Unklarheiten tauchen oftmals erst in letzter Minute auf, können jedoch meist im Vorfeld behoben werden. Das begünstigt einen störungsfreien Veranstaltungsablauf. Wenn alle Teilnehmer termingerecht über den Ablaufplan der Konferenz Bescheid wissen, sorgt dies außerdem für Klarheit.