Quick Guide Grenzüberschreitender Mitarbeitereinsatz

Die aktuelle Corona-Pandemie hat den Geschäftsreiseverkehr nahezu zum Erliegen gebracht. Reisebeschränkungen, Quarantäne-Anforderungen und das wechselhafte Infektionsgeschehen in fast allen wirtschaftlich bedeutenden Regionen haben die Geschäftsreise zu einem unkalkulierbaren Risiko gemacht. Die als Überbrückung genutzten Videokonferenzen sind nur zum Teil ein Ersatz. Vielfach werden sie nach über einem Jahr Pandemie nicht mehr als ausreichend angesehen, um Geschäfte im Ausland zu betreiben und zu entwickeln. Daher ist davon auszugehen, dass in naher Zukunft die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland eine bedeutendere Rolle einnehmen wird als bisher. Eine mehrwöchige Quarantäne und die Ungewissheit einer sicheren Rückkehr in das Heimatland spielen bei einem längerfristigen Auslandseinsatz nur eine untergeordnete Rolle. Gerade die wirtschaftliche Entwicklung in Deutschland hat gezeigt, dass die Globalisierung und die Verflechtung (außen-)wirtschaftlicher Beziehungen der einzelnen Länder bedeutsam bleibt, wenn nicht sogar an Bedeutung zunehmen wird. Ohne das China-Geschäft würde es der deutschen Wirtschaft wesentlich schlechter gehen als dies derzeit ohnehin der Fall ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Fürsorgeanforderungen bei Entsendungen heutzutage erheblich höher sind als im Normalfall. Dies führt dazu, dass sich heutzutage jede Personalabteilung mit den Anforderungen und Risiken einer Auslandsentsendung beschäftigen muss. Die Gründe für einen Mitarbeitereinsatz im Ausland sind dabei in erster Linie auf unternehmerische Überlegungen zurückzuführen. Neben der Erschließung neuer Märkte und einer verbesserten Kommunikation mit der Muttergesellschaft durch den entsandten Mitarbeiter soll insbesondere durch den vorübergehenden Export von Know-how das Personal im Einsatzland von dem Entsandten profitieren. Die Motivation des entsandten Mitarbeiters reicht von der Hoffnung auf verbesserte Karrierechancen über Gehaltssteigerungen bis zur persönlichen Abenteuerlust oder einer besonderen Affinität zum Einsatzgebiet. Krisensituationen, wie durch COVID-19 verursacht, können sich im Rahmen des grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatzes überdies so auswirken, dass Mitarbeiter in Ländern „stranden“ können, was verschiedene Auswirkungen sozial- und steuerrechtlicher Art haben kann.

Die vertragliche Gestaltung einer Auslandsentsendung ist eine der komplexesten juristischen Aufgaben im Personalbereich. Sehr unterschiedliche Rechtsgebiete wie Aufenthalts-, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht müssen unter Berücksichtigung der Rechtslage in allen beteiligten Staaten koordiniert werden. Grundlegende Kenntnisse des Vertragsrechts, aber auch des zwingenden lokalen Rechts aller beteiligten Länder sind erforderlich. Hinzu kommt, dass es vertraglich unterschiedliche Ausgangslagen gibt, die einer Vereinheitlichung entgegenstehen. So kann es sich bei dem Entsandten ebenso um einen neu nur für das Ausland eingestellten Mitarbeiter handeln wie um einen altgedienten Arbeitnehmer mit erworbenen Vertragsansprüchen im Heimatland.

Während in den EU-Staaten keine Arbeitserlaubnis für den Entsandten erforderlich ist, sind bei Entsendungen von Arbeitnehmern in Drittstaaten Aufenthaltsgenehmigungen und/oder Arbeitserlaubnisse einzuholen. Vor dem Hintergrund, dass Visa-Vorschriften in einigen Ländern häufig recht komplex sind, ist eine intensive und rechtzeitige Auseinandersetzung mit den Visa-Anforderungen unerlässlich.

Bei der Bewertung von grenzüberschreitenden Mitarbeiterentsendungen liegt das steuerliche Schwergewicht zweifelsohne auf der Einkommensbesteuerung. Insoweit besteht das Risiko einer Doppelbesteuerung. Durch vorausschauende Gestaltungen sind die Steuerrisiken zu minimieren. Daneben können Entsendungen auch die Unternehmensbesteuerung beeinflussen. Insbesondere die Begründung einer Betriebsstätte im Ausland, die Anpassung von Verrechnungspreisen oder eine Lohnsteuerhaftung müssen Unternehmen im Rahmen einer steuerlichen Entsendungsplanung berücksichtigen.

Die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland hat insbesondere im sozialversicherungsrechtlichen Bereich Auswirkungen. So kommt es für die Beurteilung oftmals darauf an, ob die Entsendung in einen Staat erfolgt, der mit dem Heimatland ein (bilaterales) Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat oder nicht. Liegt ein Sozialversicherungsabkommen vor, ist in der Regel ein Weiterbestehen der Versicherungspflicht im Einsatzland unter gewissen Voraussetzungen gegeben. Sofern zwischen Heimatland und Einsatzland kein Sozialversicherungsabkommen besteht, richtet sich die Beurteilung, inwiefern eine Sozialversicherungspflicht für den entsandten Mitarbeiter besteht, nach den nationalen Vorschriften des Heimatlandes. Hier ist die sog. Ausstrahlungswirkung des deutschen Sozialgesetzbuchs (SGB IV) zu beachten, wonach der entsandte Mitarbeiter weiterhin im Heimatland sozialversichert bleibt, sofern entsprechende Voraussetzungen gegeben sind. Neben den sozialversicherungsrechtlichen Aspekten sind auch anderweitige (private) versicherungsrechtlichen Aspekte von einer grenzüberschreitenden Entsendung tangiert. Insofern müssen heimische Versicherungsstandards wie auch der allgemeine Versicherungsschutz auf die Auslandstätigkeit entsprechend angepasst werden.

Der entsandte Mitarbeiter ist während seiner Tätigkeit im Ausland oftmals dem lokalen Arbeitgeber, jedoch auch der heimischen Gesellschaft unterstellt. Dies kann mitunter zu Loyalitätskonflikten führen, da aufgrund der (beiden) Arbeitsverträge Pflichten gegenüber beiden Arbeitgebern resultieren. Ebenso kann sich ein Spannungsfeld aus den Pflichten des Arbeitnehmers und der Rechtsordnung des Einsatzlandes ergeben (bspw. Datenschutzvorschriften). Ferner besteht in Compliance-rechtlicher Sicht die Frage, ob und in welchem Umfang für den heimischen Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht hinsichtlich des entsandten Mitarbeiters besteht. Dies kann in der Regel angezweifelt werden, zumal der Arbeitnehmer in einen anderen Rechtskreis mit einem neuen Arbeitgeber entlassen wird. In diesem Zusammenhang ist ein Risikomanagement des Arbeitgebers bzw. der Personalabteilung unabdingbar. Dieses Management bzw. Vorausplanung ist letztlich Ausfluss der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Die Entsendung des Arbeitnehmers erfreut sich in einer zunehmend globalisierten Welt nach wie vor großer Beliebtheit. Sind im Rahmen des grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatzes regelmäßig die bereits aufgezeigten Aspekte zu beachten, hat die Corona-Pandemie Unternehmen und Mitarbeiter vor komplett neue Herausforderungen gestellt. Die weltweiten Beschränkungen (Reise-, Ausgangs- und Arbeitsbeschränkungen) führen dazu, dass Arbeitnehmer nicht mehr ihrer gewohnten Arbeit bzw. Arbeitsstätte nachgehen können. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf die Arbeitsleistung bzw. den Arbeitsplatz; vielmehr sind hierdurch auch das Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht betroffen. Im Hinblick auf eine grenzüberschreitende Entsendung des Mitarbeiters ist verstärkt die inländische und ausländische Perspektive anzulegen.

Neben den explizit aufgeführten Themen sind weitere – wenn auch nicht auf den ersten Blick offensichtliche – Aspekte im Rahmen eines grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatzes zu beachten. So sind die nachfolgenden Aspekte zwar nicht in unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeit des Entsandten zu bringen, allerdings wirft gerade der Aufenthalt im Ausland gewisse Fragen auf, die sich nicht auf die Arbeit des Mitarbeiters beziehen. Bei Patientenverfügungen stellt sich in erster Linie das Problem der Anerkennung solcher Verfügungen im Ausland. Wird diese nach den deutschen Standards und Regelungen erstellt, ist insbesondere auf eine Form zu achten, die internationalen Ansprüchen bzw. dem Anspruch des Tätigkeitslands genügt, sodass die Verfügungen seitens der Behörden anerkannt werden. Dieselbe Aussage lässt sich für Verfügungen von Todes wegen, bspw. Testamente, treffen. Auch in diesem Bereich treten mehrere Problemfelder auf, bspw. die Anwendbarkeit des deutschen Erbrechts im ausländischen Tätigkeitsstaat. Wenn auch der internationale Mitarbeitereinsatz sich regelmäßig auf den Arbeitnehmer erstreckt, ist dennoch daran zu denken, dass oftmals auch Familienangehörige von dieser Entscheidung betroffen sind und mit dem Arbeitnehmer ins Ausland ziehen. Hier entstehen eine Reihe von Fürsorgepflichten für den Arbeitgeber.

Die Vielzahl der Gesichtspunkte, die zu beachten sind, wenn ein Mitarbeiter auf Veranlassung des Arbeitgebers seinen Tätigkeitsort über die Landesgrenzen hinweg wechselt, erfordern eine enge Koordination und zentrale Abwicklung einer Entsendung.