Ein effektives Forderungsmanagement ist wichtig, um dem steigenden Kostendruck entgegenzutreten. Vor dem Jahresende sollten Unternehmen ihre Außenstände prüfen und vor allem die Verjährungsfrist beachten.
Unternehmen benötigen ausreichend Cash, damit Liquiditätskrisen umschifft werden.
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Steigende Kosten sorgen allgemein für eine hohe finanzielle Belastung. Dies macht sich auch beim Liquiditätsmanagement vieler Unternehmen bemerkbar. Entstandene offene Forderungen, zum Beispiel aus Kundenbeziehungen des Vertriebs, werden mit Sorge betrachtet. Können und werden alle Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachkommen? Viele Firmen blicken diesbezüglich pessimistisch in die Zukunft. So zeigt beispielsweise die Studie des Kreditversicherers Atradius, dass mehr als die Hälfte der deutschen Chemie-, Bau- und Transportunternehmen für das Jahr 2023 eine Verschlechterung der Zahlungsmoral ihrer Geschäftskunden erwartet.
Für Unternehmen ist es existenziell, dass Rechnungen von Kunden pünktlich bezahlt werden. Denn ohne eine stabile Liquiditätssituation kann ein Unternehmen auf Dauer nicht überleben. So beschreibt Springer-Autor Josef Baumüller in dem Buchkapitel "Finanz-Controlling: "Homo sine pecunia est imago mortis" (Oder: Wege zur Sicherstellung der Liquidität und damit der Handlungsfähigkeit von Unternehmen)" (Seite 86) seines Buchs "Funktions-Controlling":
Die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens stellt die Basis für seine nachhaltige Existenz dar; diese weitgehend unbestrittene Einsicht fußt einerseits auf dem Umstand, dass Illiquidität noch immer den mit Abstand wichtigsten Grund für Unternehmensinsolvenzen darstellt."
Doch auch langjährige Geschäftspartner können auf einmal in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Ausbleibende Zahlungseingänge sorgen in Vertrieb und Finanzcontrolling dann für Kopfzerbrechen. Damit aus der Krise eines Geschäftspartners keine eigene Krise wird, braucht es einen Plan.
Wahl der Zahlungsbedingungen wirkt sich auf Liquidität aus
Was können Unternehmen also tun, um die Außenstände besser zu steuern und per gezieltem Forderungsmanagement zeitnah einzutreiben? Bereits bei der Rechnungsstellung kann viel bewirkt werden. So muss etwa strategisch entschieden werden:
- Welche Zahlungsfristen werden eingeräumt?
- Können beispielsweise Skontoregelungen getroffen und so die Kunden zur frühen Zahlung bewegt werden?
- Sollten Regelungen zu Anzahlungen oder Abschlagszahlungen getroffen werden?
- Welche Zahlungsmethoden werden gewährt?
Wird beispielsweise der Lastschrifteneinzug als Zahlungsmethode gewählt, so kann das die Zahlungsprozesse im Unternehmen verkürzen. Der ausstehende Betrag wird eingezogen und somit zeitnah beglichen. Doch auch hier kann es zu Abbrüchen oder Schwierigkeiten kommen. Mit einem etablierten Forderungsmanagement lässt sich die Liquidität stärken. So muss ein regelmäßiges Monitoring feststellen, welche Zahlungen eingegangen sind und ob Forderungen bereits überfällig sind.
Maßnahmen bei offenen Forderungen
Bei bereits fälligen Forderungen sollte das Unternehmen nicht zu lange untätig bleiben. Ein guter Kontakt zum Kunden macht sich hier bezahlt. Eine Zahlungserinnerung reicht häufig bereits aus, damit der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommt. Mit langjährigen Geschäftskunden sollte Kontakt aufgenommen werden. Besteht vielleicht ein Missverständnis?
Bleibt dies jedoch ohne Erfolg, führt kein Weg an einem Mahnschreiben vorbei. In diesem Fall wird vom so genannten außergerichtlichen Mahnverfahren gesprochen. Wenn auch das außergerichtliche Mahnverfahren noch nicht zum Ziel führt, kann das Unternehmen das gerichtliche Mahnverfahren beantragen. Unternehmen müssen hier eine klare Vorgehensweise festlegen. Die verschiedenen Verfahren nehmen viel Zeit in Anspruch. Zeit, in der kein Zahlungseingang für die offene Forderung erfolgt.
Empfehlenswerte Maßnahmen zur Steuerung von Außenständen |
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Fristen zur Forderungsverjährung prüfen
Besonders wichtig vor dem Jahreswechsel ist es für Unternehmen, die Verjährungsfrist nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zu beachten. Diese beträgt drei Jahre. Die Frist beginnt in dem Jahr, in dem die Forderungen entstanden sind (§ 199 BGB). Das heißt: Forderungen, die im Jahr 2019 entstanden sind, verjähren mit Ablauf des 31. Dezember 2022. Unternehmen müssen deshalb jetzt prüfen, ob noch Forderungen aus 2019 bestehen. Nur ein gerichtliches Mahnverfahren kann dann verhindern, dass die Forderungen komplett verloren gehen.
Unternehmen nutzen mit einem konsequenten Forderungsmanagement die Chance, ihre Liquidität zu stützen, indem sie Außenstände vor Jahresende noch rechtzeitig beitreiben. Für den Vertrieb eröffnet sich die Möglichkeit, bei dieser Gelegenheit auch die Qualität bestehender Kundenbeziehungen zu überprüfen.