Der Weggang von Mitarbeitern kommt Unternehmen meist teuer zu stehen. In die Bindung von Arbeitskräften zu investieren, lohnt sich also. Controlling-Instrumente im Personalbereich zeigen, ob Gegenmaßnahmen greifen.
Arbeiten das Controlling und die HR-Abteilung Hand in Hand, dann können sie mit zielgreichteten Maßnahmen die Bindung der Mitarbeiter verbessern, ihre Motivation erhöhen und so Fluktuationskosten senken.
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Der Weggang von Mitarbeitern ist häufig mit Kosten verbunden: Eine klassische Kennzahl sind die Aufände pro Neueinstellung, die den kompletten Rekrutierungsprozess umfassen. Dieser beinhaltet unter anderem die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen über verschiedene Werbekanäle. Hinzu kommen die Honorare und Gehälter für Personalverantwortliche oder Headhunter. Zudem fallen häufig Reisekosten für Vorstellungsgespräche oder Ausgaben für Hintergrundüberprüfungen und medizinische Untersuchungen an. Wurde eine geeignete neue Fachkraft gefunden, entstehen außerdem oft Ausgaben für Schulungen oder die Arbeit von Mentoren oder Ausbildern.
Mit verschiedenen Maßnahmen binden Unternehmen Arbeitskräfte, bauen ein motiviertes, loyales Team auf und spren langfristig Geld. Hierzu müssen Entscheider zunächst die Faktoren kennen, die für die Fluktuation verantwortlich sind und schließlich Kosten verursachen. Und sie brauchen geeignete Controlling-Instrumente, um die Erfolge der Gegenmaßnahmen zu messen.
Kostenrechnung ist Basis für Maßnahmen
Mithilfe spezieller Softwaretools lassen sich die Gesamtkosten einer Fluktuation berechnen, wobei indirekte und direkte Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Neben leicht ersichtlichen Ausgaben wie Einstellungs- und Schulungskosten werden auch komplexere Kostenpunkte einbezogen - etwa der Produktivitätsverlust und der Einfluss der Fluktuation auf die Moral der weiteren Belegschaft.
Um zu verstehen, wie viel jeder ausscheidende Mitarbeiter durchschnittlich kostet und wie die umfassender gedachten Auswirkungen auf das Unternehmen sind, lassen sich die Fluktuationskosten pro Mitarbeiter, pro Abteilung und pro Position berechnen. Dies hilft dabei, gezieltere Maßnahmen gegen mögliche Probleme in bestimmten Unternehmensbereichen zu ergreifen.
Indirekte finanzielle Faktoren
Bei der Verwaltung der Fluktuationskosten ist es sinnvoll, indirekte finanzielle Einflüsse zu verstehen. So verliert eine Abteilung Produktivitätsstunden aufgrund der Zeit, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter benötigt wird. Diese lassen sich im Allgemeinen mit der Formel "Arbeitsergebnis ÷ Arbeitsaufwand" berechnen. In vielen Fällen verschlechtert sich das Arbeitsergebnis zudem durch die Verringerung der Arbeitsmoral: Der Weggang eines beliebten Kollegen demotiviert oder Angestellte überdenken, ob sie ebenfalls wechseln, anstatt konzentriert ihren Aufgaben nachzugehen.
Ein weiterer Aspekt ist der Vergleich von externen Ersatzkosten und internen Weiterbildungskosten. Er hilft dabei zu entscheiden, ob vermehrt in interne Förderung und Weiterbildung investiert wird. Viele Controller berechnen außerdem den Return on Investment (ROI) von Investitionen in Mitarbeiterbindungsmaßnahmen.
Mitarbeiterbindung zahlt sich langfristig aus
Unternehmen, die ihre Fluktuationskosten senken möchten, benötigen sinnvolle Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung. Für viele gut ausgebildete Fachkräfte ist das Gehalt nicht der einzige Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers. Moderne Unternehmen halten daher ihre Mitarbeiter, indem sie besondere Vorteile anbieten. Spezialisierte Experten analysieren die Situation im Betrieb und finden individuell passende Vertragsoptionen. Beispielsweise erhalten Angestellte Zusatzkrankenversicherungen, die ihnen schnellere Facharzttermine sichern. Oder sie profitieren von einem Treuebonus, der zu einer besseren Altersvorsorge führt.
Hierbei kommt es darauf an, die zusätzlichen neuen Vorteile so vorzustellen, dass alle Mitarbeiter sie verstehen und Feedback geben können. Die Möglichkeit, Beschäftigte durch attraktive Versicherungen im Unternehmen zu halten, wurde bereits von diversen Logistik- und Handwerksunternehmen wahrgenommen. Sie eignet sich für nahezu alle Branchen und für Betriebe ab fünf Mitarbeitern. Der Einsatz von Ressourcen für Investitionen in Mitarbeiterbindung zahlt sich damit langfristig aus, da die Fluktuationskosten entsprechend sinken.
Branchenvergleich durch Benchmarking
Die Wirksamkeit von Mitarbeiterbindungsmaßnahmen lässt sich durch die Definition und Überwachung von Key Performance Indicators (KPI), wie Mitarbeiterzufriedenheit oder Verweildauer im Unternehmen, messen. Die Maßnahmen sind zu budgetieren, damit ausreichende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen von Benchmarkings vergleicht das Controlling die eigene Mitarbeiterbindung mit Branchenstandards oder Best Practices, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Ein direktes Mitarbeiterfeedback, zum Beispiel aus Umfragen, ermöglicht die Einführung von zielgerichteten Anpassungen der Maßnahmen. Die Daten aus dem Bereich Mitarbeiterbindung werden schließlich in das Gesamt-Controlling integriert und in Verbindung mit unternehmensweiten Zielen betrachtet. Eine Kosten-Nutzen-Analyse zeigt dann, ob die Investitionen wirtschaftlich sind, indem die Fluktuation sinkt oder die Mitarbeiterproduktivität steigt.
Bindungsmaßnahmen erhöhen Leistung und Effizienz
Letztere wird durch Kennzahlen wie den Umsatz pro Mitarbeiter gemessen. Ein Rückgang der Fluktuationsrate führt unter anderem sinkenden Kosten für Stellenausschreibungen, Einarbeitungen und Schulungen und ist so leicht messbar. Die Investitionen in die Mitarbeiterbindung führen häufig zu einer höheren Leistung der Arbeitnehmer, die wiederum durch quantifizierbare Kennzahlen, etwa Verkäufe oder gefertigte Produkte, und qualitative Faktoren, wie beispielsweise detailgenauere Arbeit oder effizientere Prozesse, zu beobachten ist.
Eine Folge höherer Mitarbeiterzufriedenheit ist oftmals eine verbesserte Kundenbindung. Engagierte und motivierte Mitarbeiter führen typischerweise zu mehr Kundenzufriedenheit, was sich in positiven Bewertungen und wiederholten Käufen oder Besuchen niederschlägt. Ein indirekter finanzieller Vorteil für das Unternehmen sind sinkende Fehlzeiten und Krankheitsausfälle im Zuge einer verbesserten Mitarbeitermotivation.
Finanz- und HR-Abteilung ziehen an einem Strang
Die Basis, um erfolgreich abteilungsübergreifend die Mitarbeiterbindung zu verbessern, sind klare, gemeinsam formulierte Ziele. Hierfür ist eine Analyse der Daten aus beiden Abteilungen hilfreich. Bei der Verteilung der finanziellen Ressourcen für die Fluktuationskostensenkung ist transparente Kommunikation wichtig, um die Mittel optimal zu verwenden. Für eine ganzheitliche Bewertung der Wirksamkeit begonnener Mitarbeiterbindungsmaßnahmen haben sich Performance-Metriken für Finanz- und HR-Ziele bewährt.
Neben regelmäßigen gemeinsamen Meetings sind Schulungen sinnvoll, die für die Belange der jeweils anderen Abteilung sensibilisieren. Nicht zuletzt ist zu kommunizieren, dass sowohl die Finanz- als auch die HR-Abteilung Verantwortung für die aktive Reduzierung der Fluktuationskosten trägt.