Unentbehrlicher Motivationsbooster oder unnötiger Zeitfresser? Das erste offizielle Meeting mit dem neuen Team sollte ein Kick-off sein, um wichtige Weichen für eine effiziente Zusammenarbeit zu stellen, so Gastautorin Alexandra Götze.
Wie wollen wir im Team zusammenarbeiten? Diese Frage stellen Führungskräfte am besten in einem Kick-off-Meeting.
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"The only constant is change. Die einzige Konstante ist die Veränderung". Dass dieses Sprichwort eher auf die Personalpolitik, denn auf die Innovationsfähigkeit von Unternehmen zutrifft, wissen vor allem die Mitarbeiter, deren Summe an Vorgesetzten sich proportional zur Zahl der eigenen Betriebszughörigkeit verhält. Wenn die Führungskraft häufig wechselt, können sich Mitarbeiter allerdings zur Amtseinführung auf eine Einladung zum Kick-off Meeting verlassen. Dem ersten, womöglich alles entscheidenden, Termin für Rollenzuschreibung und Zusammenarbeit. Während sich für Führungskräfte meist klar erschließt, wozu dieses Meeting dient, nämlich als Startschuss für die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel, erleben Mitarbeiter es häufig als Gemengelage aus Kennenlernen, Strategieentwicklung und Arbeitsmeeting.
Im Team-Kick-off erklärt der Chef, wie er tickt
In der Ausgestaltung und Vorbereitung eines Team-Kick-off Meetings ist zunächst die inhaltliche Unterscheidung zum Projekt-Kick-off wichtig. Denn während ein Projekt Kick-off primär das Ziel verfolgt, sachliche Themen wie Methode, Verantwortlichkeiten, KPIs oder Budget abzusprechen, sollten beim ersten Treffen mit den neuen Teammitgliedern die gegenseitige Beziehungsgestaltung im Zentrum stehen.
Hierfür nutzt es, als Führungskraft zu antizipieren, welche Fragen dem neuen Team wohl hauptsächlich unter den Nägeln brennen. In der Regel brauchen Teammitglieder zu diesem Zeitpunkt noch keine Visionen und Strategien. Sie wollen vielmehr wissen, mit wem sie es zukünftig zu tun bekommen und wer der neue Chef oder die neue Chefin ist. Wie tickt diese Person und was habe ich in der Führung durch sie zu erwarten? Das Kick-off Meeting ist für Führungskräfte eine hervorragende Gelegenheit, diese Fragen persönlich zu beantworten.
Um die Erwartungen des Teams zu befriedigen, müssen sich Führungskräfte in die Hoffnungen und Befürchtungen der Mitarbeiter hineinversetzen und die Frage nach der Person der Führungskraft so aussagekräftig wie möglich beantworten. Aussagekräftig bedeutet nicht, die Vita zu zitieren. Es geht vielmehr darum, als neue Führungskraft transparent mit den Fragen umzugehen, die nicht über soziale Netzwerke oder Google-Einträge beantwortet werden. Es geht um eine Gebrauchsanleitung zur eigenen Person, um Informationen, anhand derer die Mitarbeiter verstehen lernen, wie sie mit der neuen Führungskraft umgehen können.
Arbeitsmethodik des Chefs im Team-Kick-off kommunizieren
"So ticke ich" im Sinne von "so arbeite ich", ist eine immens wichtige Information für alle Teammitglieder, um die Gestaltung der neuen Arbeitsbeziehungen zu verkürzen. Das Team braucht Anleitungen zur Arbeitsmethodik der neuen Führungskraft um sich rasch sicher zu fühlen: Wie arbeitet sie? Wie organisiert sie den Arbeitstag? Wie trifft sie Entscheidungen? Die Führungskraft sollte den Antworten hierauf ausreichend Platz in dem Kick-off Meeting einräumen. Je praxisbezogener diese Informationen sind, desto besser für die Teammitglieder. Die Mitarbeiter sollten vom Chef oder der Chefin zum Beispiel wissen:
- Early Bird oder Langschläfer?
- Am Morgen sofort ansprechbar oder lieber eine halbe Stunde ankommen lassen?
- Mittagessen: Must-have oder zu vernachlässigen?
- Whatsapp für die schnelle Kommunikation erwünscht?
- Informiert werden: Lieber per E-Mail oder persönlich?
- No Gos and Must-haves bei Excel, Word, Power Point, Mails?
- Geburtstagsgeschenke-Geldsammlungs-Aktionen: Dabei oder nicht?
Zu glauben, bei diesen Informationen handele es sich um Petitessen, die eine untergeordnete Rolle spielen sollte, irrt. Denn genau diese vermeintlichen Nebensächlichkeiten spielen für das Funktionieren von Arbeitsbeziehungen eine essenzielle Rolle und infolgedessen sollten der verbalen Gebrauchsanweisung weder Grenzen gesetzt sein, noch sollte sich allein die Führungskraft erklären. Es versteht sich von selbst, dass diese Aufklärung vice versa stattfinden muss: Auch die Teammitglieder stellen sich und ihre Gebrauchsanleitung entsprechend vor und daher sollte dieser Beziehungsgestaltung im Kick-off Termin entsprechend Zeit eingeräumt werden. Fach- oder Sachfragen können anschließend oder in einem separaten Meeting angesprochen und diskutiert werden.
Fazit Team-Kick-offs
Erfolgreiche Team-Kick-offs sollten also primär zum Ziel haben, die Mitarbeiter in einer höchst relevanten Entscheidung zu unterstützen. Und zwar in der Entscheidung, der neuen Führungskraft zu vertrauen. Erläuterungen der eigenen Arbeitsmethodik und Tipps zur persönlichen Gebrauchsanleitung können hierfür einen enormen Beitrag leisten.