Die Digitalisierung bringt dem Finanzbereich nicht nur Veränderungen, sondern auf lange Sicht auch positive Effekte. Mit neuen Technologien lassen sich diese auch in operativen Controlling-Prozessen heben, wenn die Voraussetzungen stimmen.
Die Digitalisierung verändert Controlling-Prozesse.
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Die digitale Transformation bringt neben unzähligen Herausforderungen auch eine ganze Reihe neuer Aufgaben für den Finanzbereich mit sich. Der Grund sind häufig veränderte, automatisierte Prozesse. Vor allem das operative Controlling sollte die daraus entstehenden Vorteile nutzen. Welche Anwendungsfelder und Erfolgspotenziale in den digitalen Technologien stecken, stellt Hasan Andaç Güler im einleitenden Buchkapitel "Digitalisierung operativer Controlling-Prozesse" vor.
Güler hat hierfür zunächst als besonders relevante operative Controlling-Prozesse identifiziert. Es sind Planung, Budgetierung, Forecast, Kosten- und Ergebnisrechnung sowie das Management Reporting. Hier können technologische Innovationen wie Big Data und Data Analytics, Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) sowie moderne ERP-Systeme sinnvoll ansetzen.
Mit dem Frontloading-Ansatz Kosten sparen
Güler stellt in seiner Untersuchung fest, dass zum Beispiel der bisherige Planungs- und Budgetierungsprozess durch eine hohe Zeit- und Ressourcenintensität geprägt ist. Diskutiert wird hier etwa der sogenannte Frontloading-Ansatz, der durch eine stärkere Top-Down-Orientierung Zeit bei der Durchführung der Planung einspart und gleichzeitig eine stärkere Verknüpfung der strategischen mit der operativen Planung ermöglicht. Der Ansatz gehört zum Lean-Development-Konzept und geht davon aus, dass der Großteil der Kosten bereits in der Produktentstehung festgelegt wird. Das Frontloading soll durch eine umfassende und vorausschauende Planung Kosten vermeiden und senken helfen.
Um mögliche Effizienzsteigerungen bei der Planung und Budgetierung zu messen, hat der Springer-Autor auf Basis des von ihm erstellten Controlling-Modells Kennzahlen definiert, welche sowohl prozessübergreifend als auch prozessspezifisch ausgeprägt sind. "Sie sind in die Dimensionen Qualität, Zeit und Kosten unterteilt und dienen der Steuerung der Geschäftsprozesse sowie der Schaffung von mehr Transparenz", heißt es dazu auf Seite 136.
ERP- und Reporting-Lösungen sind am häufigsten
Im Rahmen einer Studie befragte Güler rund 120 Unternehmen unter anderem zu den bei ihnen implementierten Technologien.
Die Ergebnisse der Untersuchung legen nahe, dass sich die Nutzung digitaler Technologien noch in einem jungen Anwendungsstadium befindet. Innerhalb jener Unternehmen, welche digitale Technologien verwenden, sind moderne ERP-Systeme sowie moderne Reporting-Lösungen führend", schreibt der Springer-Autor.
Data Analytics, Big Data und Künstliche Intelligenz werden in operativen Controlling-Prozessen dagegen noch eher selten eingesetzt.
Im Vorfeld organisatorische wie prozessuale Aufgaben angehen
Allerdings ist der Einsatz neuer Technologien ist zeit-, arbeits- und kostenintensiv, so Gülers Fazit auf Seite 247. Um aus dem Aufwand den meisten Nutzen zu generieren, empfiehlt der Autor auf Basis seiner Analyse, neue Technologien nicht nur aufgrund rein technologischer Betrachtungsweisen einzusetzen. Deren Nutzung macht laut Güler die operativen Controlling-Prozesse zwar in der Regel effektiver, aber nicht zwangsläufig effizienter.
Der Springer-Autor geht in seinem Buch davon aus, dass die Nutzung digitaler Tools "lediglich einzelne Aktivitäten beziehungsweise Teilprozesse innerhalb eines Hauptprozesses beschleunigen kann". Er empfiehlt Entscheidern daher, bereits vor der Umsetzung mögliche Handlungsfelder zu identifizieren, die vor der Implementierung angegangen werden müssen.
"Für die gesamthafte Einsparung von Prozessdurchlaufzeiten, Prozesskosten sowie in den Prozessen gebundenes humanes Kapital bedarf es demnach zusätzlich neben der Einführung digitaler Technologien auch organisatorische wie prozessuale Überarbeitungen der Hauptprozesse", resümiert Güler. Nur so lasse sich der Mehrwert der Digitalisierung auch im operativen Controlling realisieren.