Das Homeoffice hat Unternehmen in der Corona-Krise überrollt. Auch wenn es besser läuft als erwartet, können Führungskräfte noch einiges dazulernen, um virtuelle Teams und ihre Aufgaben zu organisieren.
Virtuelle Zusammenarbeit zu organisieren, erfordert nicht nur eine entsprechende technische Ausstattung, sondern auch andere Methoden.
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Für viele Unternehmen sind das Homeoffice und virtuelle Teams seit Covid-19 fester Bestandteil der Organisationsstruktur. Dennoch beschäftigt viele Firmen immer wieder das Problem, dass mit steigender Größe und Verbreitung der Arbeitsgruppen auch die Zusammenarbeit immer komplexer wird. Schnell wird die Struktur und Organisation unübersichtlich und chaotisch. Doch gerade Software ermöglicht es, eine große Aufgabenmenge so aufsplittern, dass virtuell sogar besser als vor Ort gearbeitet werden kann.
Virtuelle Arbeit ist wie Kuchen essen
Auch wenn dieser Vergleich zunächst lächerlich klingt, ist die Arbeit in virtuellen Teams mit dem Verteilen von Kuchen zu vergleichen. Ein Beispiel aus einem Dienstleistungsunternehmen zur Veranschaulichung. Aufgrund des Leistungsangebots erhält das Unternehmen von Kunden Ideen, die in konkrete Projekte (Aufträge) umgewandelt werden müssen.
Es ist wenig sinnvoll, die gesamte Auftragstorte nur einer Person zu überlassen. Stattdessen wird die Führungskraft den Kuchen in Stücke schneiden. Ein Manager portioniert die großen Projekte in kleinere Unterprojekte, Stories und Arbeitspakete (Tasks), sodass Teamleiter die Aufgaben gleichmäßig an ihre Mitarbeiter verteilen können.
Nun kommt jedes Teammitglied regelmäßig zum Buffet, um sich ein Stück abzuholen, bis alle Mitarbeiter satt sind, also genügend Aufgaben vor sich haben, die es zu bearbeiten gilt. Wenn niemand aus dem Team mehr zum Buffet kommt, es aber immer noch Kuchenstücke gibt, wird das Management das tun, was jeder Buffetchef an dieser Stelle macht: Der Vorgesetzte geht auf seine Mitarbeiter zu und versucht, die übrig gebliebenen Aufgabenpakete zu verteilen, bis der Auftrag letztendlich abgeschlossen ist.
Virtuelle Teamarbeit im Arbeitsalltag
Dominic Lindner
Virtuelle Teamarbeit im Arbeitsalltag
Nach dem Kleinschneiden der Aufgaben ist ihre Visualisierung und Prüfung ein wichtiger Aspekt. Eine weit verbreitete Möglichkeit zur Verwaltung, Verteilung und Visualisierung von Aufgaben sind Boards nach der Kanban-Methode. Sie werden bei komplexen Projekten in der Wissensarbeit vermehrt angewandt. Der große Vorteil ist die Zeitersparnis durch Meetings und Fortschrittsberichte, die ein Unternehmen nun abschaffen kann. Das Tool dient als Informationsknoten: Es verteilt Wissen darüber, wer zu welcher Zeit was tut.
So können Aufgaben für virtuelle Teams mit der Kanban-Methode strukturiert und visualisiert werden.
Dominic Lindner
Um auf die Kuchen-Analogie zurückzukommen: Diese Grundidee kann für die Organisation von virtuellen Teams genutzt werden, indem die einzelnen Kuchenstücke als konkrete Aufgaben auf dem Board abgebildet werden. Die Aufgaben werden vom Teamleiter über das Board verteilt. Dieser stellt sicher, dass alle Aufgaben auch immer ausreichend beschrieben sind sowie eine Definition of Done (Zieldefinition) vorliegt. Hierzu existiert idealerweise ein Software-Tool, das per Klick die Aufgaben öffnet und mehr Details offenbart. Auch sollte für jede Aufgabe der Status eindeutig erkennbar sein und ein Bearbeiter feststehen.
Virtuelle Arbeit muss anders als im Büro organisiert werden
Virtuelle Teamarbeit muss nicht unbedingt komplex und aufwendig sein, aber sie ist anders. Wichtig ist, dass Unternehmen die virtuelle Teamarbeit nicht wie Arbeit im Büro organisieren, sondern sich neuer Methoden annehmen. Konkret heißt das: Große Aufträge werden in kleine Arbeitspakete zerteilt und ausreichend beschrieben in einer modernen Visualisierungsform wie einem Board abgebildet. Alle Aufgaben können über ein Software-Tool über das Internet aufgerufen werden.
So wird eine optimale Grundlage für virtuelle Teams geschaffen. Diese Transparenz erlaubt es einem Management auch, ein Team im Homeoffice zu kontrollieren und Übersicht zu schaffen. Gleichzeitig können auch große Kundenanforderungen mit einer Vielzahl an Tasks zeitnah abgearbeitet werden. Und das Beste kommt zum Schluss: Es minimiert durch weniger oder strukturierte Kommunikation im Software-Tool massiv die Anzahl der E-Mails in Organisationen.
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