Digitalisierung braucht mehr als eine funktionstüchtige IT. Hier zählt vor allem ein Konzept, dass alle Bereiche im Unternehmen einschließt und die Technik Schritt für Schritt auf den neuesten Stand bringt.
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Obwohl vielen Verantwortlichen in Unternehmen das Legacy-Problem bewusst ist, fließen noch immer große Teile ihrer IT-Budgets in die Wartung, Aktualisierung und Erweiterung alter Systeme und Software. Das fand eine aktuelle Studie von Etventure und der GfK zur Digitalisierung heraus. Die IT-Verantwortlichen seien sich weitgehend einig, dass an der Modernisierung überkommener Infrastrukturen und Anwendungen "kein Weg vorbei geht", um mehr digitale Innovationen zu finanzieren und zeitnah umzusetzen.
Digitale Modernisierung bedarf ganzheitlichen Konzepts
Hinzu kommt, dass die Digitalisierung nicht nur technisch, sondern auch datenschutzrechtlich konform umgesetzt werden muss. Nur so erhalten Unternehmen und insbesondere Banken das in sie gesetzte Vertrauen ihrer Kunden. "Eine angemessene, sichere und vertrauenswürdige IT gemeinsam zu erreichen, ist für die erfolgreiche Zukunft unserer Informations- und Wissensgesellschaft entscheidend. Letztlich muss die angestrebte Digitalisierung auch die Nachhaltigkeit als strategisches Ziel haben. Das gelingt nur, wenn die IT-Technologien und -Services sicher und vertrauenswürdig sind", schreibt Springer-Autor Norbert Pohlmann im Buchkapitel "Ohne IT-Sicherheit gelingt keine nachhaltige Digitalisierung" (Seite 196).
Hierzu müssen alle Bereiche eines Unternehmens Hand in Hand gehen, wie es Autor Joachim Dorschel im Buchkapitel "Organisation und Prozesse der Bank-IT in der Digitalisierung" beschreibt: "Wissenschaft und Praxis ziehen heute in Zweifel, ob die weitgehende personelle Desintegration von Business und IT geeignet ist, digitale Transformationsprozesse zu meistern. Diese Kritik fußt auf der Erkenntnis, dass Digitalisierung ein das Unternehmen in seiner Gesamtheit verändernder Prozess ist, dessen Umsetzung weder durch die IT noch durch das Business alleine sinnvoll geleistet werden kann."
"In der Realität ist das aber eine enorme Herausforderung", meint Thomas Hellweg von Tmaxsoft. "Denn Legacy ist mehr als nur Technologie, sondern trägt auch historisch gewachsene – und häufig antiquierte – Beziehungsgeflechte zwischen Fachbereichen und IT mit sich. Angesichts dieser Komplexität, die weit über die Abteilungsgrenzen der IT hinausgeht, wissen viele Verantwortliche nicht, wo sie beim Thema Modernisierung eigentlich anfangen sollen." Er empfiehlt daher die Umsetzung in sechs Schritten:
Schritt 1: Definieren, was unter Legacy fällt
Was ist eigentlich unter dem Begriff Legacy einzuordnen? Das ist je nach Branche und Unternehmen sehr unterschiedlich. In der Regel sind es die historisch gewachsene Systeme und Anwendungen, die die Umsetzung von Innovationen behindern. Informationen werden nicht schnell genug ermittelt, auswertet oder weitergeben, Prozesse sind nicht mehr effizient ausführbar oder Systemanpassungen nur noch mit großem Aufwand umsetzbar. Weitere Indikatoren sind:
- Der Hersteller liefern keinen Support mehr
- Mangels Spezialkompetenz muss Support zunehmend extern eingekauft werden
- Die Kosten für Support und Wartung steigen extrem an
- Das System bzw. die Anwendung ist nicht offen oder cloud-fähig
Schritt 2: Belegen, dass sich die Modernisierung lohnt
Der Nutzen und der Geschäftswert für die Auswahl eines bestimmten Systems muss überlegt und gut belegt sein. Und das Top-Management muss dahinter stehen. Für die Argumentation bietet sich eine Kosten-Nutzen-Analyse an. Dazu gehören auch die Berücksichtigung von Compliance-, Datenintegrations- und Sicherheitsfaktoren sowie die Klärung, ob und mit welchem Aufwand sich geplante Innovationen und notwendige Maßnahmen mit dem bisherigen System umsetzen lassen beziehungsweise welchen Schaden Altsysteme für die interne oder externe Reputation verursachen und ob sie Marktchancen einschränken.
Schritt 3: Systeme identifizieren, bei denen sich die Modernisierung besonders rechnet
Das Ersetzen einiger Legacy-Systeme kann sich rasch amortisieren, bei anderen ist dies nicht der Fall. Da nicht alles gleichzeitig modernisiert werden kann, bietet es sich an, in erster Linie diejenigen Anwendungen auszuwählen, bei dem ein Return on Investmeht (ROI) klar erkennbar ist. Die Verantwortlichen in den Unternehmen müssen daher die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens verstehen, um zu ermitteln, welche Technologien den größten Mehrwert schaffen und für die Modernisierungsstrategie unumgänglich sind.
Schritt 4: Bereiche identifizieren, in denen sich Managed Services lohnen
Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei Systemen oder Anwendungen die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten sinnvoll sein. Die Auslagerung von Storage ist ein gängiges Beispiel. Aber auch bei Kernsystemen nehmen solche Überlegungen zu. Sie machen häufig nur 20 Prozent der im Unternehmen zu betreuenden IT aus, können aber über 70 Prozent der IT-Kosten verursachen. Zudem ist ihr reibungsloser Betrieb ein geschäftskritischer Faktor. Bisher war die Auslagerung dieser Systeme oft nicht möglich, da deren Daten nicht von der Anwendung getrennt werden konnten. Hier lohnt es sich, neue Lösungsansätze zu prüfen. Denn heute können sogar vormals monolithische Lösungen wie Mainframe-basierte Anwendungen in eine offene Datenwelt überführt werden, was die Zusammenarbeit mit spezialisierten Managed-Service-Anbietern ermöglicht.
Schritt 5: Organisatorische Veränderungen einbeziehen
Modernisierung bedeutet mehr als alte IT gegen neue auszutauschen. Es braucht auch eine entsprechend wandlungsfähige Organisationskultur. Zahlreiche Transformationsprojekte sind bereits gescheitert, weil die Unternehmen es versäumt haben, neben der Technologie auch ihre Arbeitsmodelle, Geschäftsvorgänge oder Teamzusammensetzungen zu modernisieren. Stattdessen wurde versucht, veraltete Geschäftspraktiken in die neue Welt zu übertragen.
Tatsächlich versteht laut Gfk-Studie die Mehrheit der Entscheider in deutschen Großunternehmen unter digitaler Transformation primär noch immer eine Digitalisierung bestehender Geschäftsmodelle und analoger Prozesse. Der Aufbau neuer, digitaler Geschäftsmodelle gilt dagegen nur für ein Viertel der Befragten als zentraler Bestandteil des Wandels. Es ist daher entscheidend, Management und Fachbereiche in den Change-Prozess einzubinden und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, wie Geschäft und Systeme mit größtmöglicher Effizienz aufeinander abgestimmt werden können. Dieser Dialog kann auch zu einem besseren gegenseitigen Verständnis der Belange von IT und Business führen, was in der Vergangenheit eher selten der Fall war.
Die zielgerichtete strategische und operative Abstimmung zwischen Business und IT (Business IT Alignment) ist ein wesentlicher Faktor für erfolgreiche und effziente Projekte. Defzite in diesem Bereich gelten als einer der Hauptgründe für Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Qualitätsverluste bei IT-Projekten ab einer bestimmten Komplexität", meint auch Springer-Autor Joachim Dorschel im Kapitel "Organisation und Prozesse der Bank-IT in der Digitalisierung" (Seite 100).
Schritt 6: Modernisierung zu einem fortlaufenden Prozess machen
Alle Verantwortlichen im Unternehmen, allen voran das Top Management, müssen erkennen, dass Modernisierung kein Projekt ist, sondern ein fortlaufender Prozess, den die IT kontinuierlich einplanen muss. Erfolgreiche Unternehmen überprüfen regelmäßig Alternativen für ihre Systeme und Applikationen, um möglichst zeitnah auf die permanenten Änderungen in der digitalen Geschäftswelt reagieren zu können und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Ein wichtiges Indiz, ob IT-Anwendungen und Services noch "up-to-date" sind, liefert das Einholen regelmäßiger Feedbacks von externen und internen IT-Kunden. Zur Erstellung eines praxisnahen Modernisierungsplans müssen IT-Verantwortliche verstehen, welche Vorgänge die Kunden durchführen wollen und wo sie scheitern.